Файл: Разработка модели информационной системы туристической компании (Основные определения).pdf

Компания является юридическим лицом, поэтому имеет самостоятельный баланс, различные счета в банках, штамп, печать со своим наименованием, бланки, логотип (рисунок 2) и фирменное наименование.

Рисунок 2 – Логотип ООО «Кенгуру тур»

ООО «Кенгуру тур» функционирует в соответствии с законодательством з нормативными актами Российской Федерации, Положением об подписании договоров, Уставом ООО «Кенгуру тур», распоряжениями и приказами Министерств РФ.

Деятельность осуществляется самостоятельно на принципах полного хозяйственного расчета. [11]

Предприятие имеет лицензию на право ведения деятельности по оказанию услуг в сфере туризма и сертификат соответствия.

Агентство предоставляет туристическое и экскурсионное обслуживание по России, странам СНГ, ближнему и дальнему зарубежью. Управление фирмой осуществляется ее владельцем.

Целевой аудиторией считаются люди среднего и пожилого возраста, дети и молодежь, возможен подбор туров по индивидуальным параметрам, составление ознакомительных экскурсий по странам с учетом пожеланий клиента.

Так, могут быть предложены:

– экскурсионные;

– пляжные;

– морские;

– спортивные;

– горнолыжные;

– свадебные;

– семейные туры.

Компания предоставляет детские туры для детей возрастом от 7 до 15 лет, развлекательные и познавательные туры для молодежи от 16 до 30 лет, познавательные и шоппинг-туры для людей среднего возраста от 30 до 50 лет, познавательные туры и экскурсии для людей пожилого возраста от 50 лет и старше.

Туристические путевки, возможно, заказать практически в любые страны и направления вплоть до самых отдаленных и экзотических, предоставляемые услуги ориентированы в основном на индивидуальные и небольшие групповые заявки. [13]

Кроме того, фирмой предоставляются такие услуги, как страхование на время поездки, визовая поддержка, бронирование отелей, организация научных и культурных мероприятий, продажа авиа - и железнодорожных билетов по России и странам зарубежья.

Документы, регламентирующие деятельность туристического агентства:

внешние документы: законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы;
внутренние документы: устав туристического агентства, приказы и распоряжения учредителя туристического агентства;
положение о туристическом агентстве, должностные инструкции сотрудников тур агентства, правила внутреннего трудового распорядка.[15]

Организационная структура управления ООО «Кенгуру-тур» состоит из таких сотрудников (рисунок 3):

Рисунок 3 – Структура ООО «Кенгуру-тур»

В офисе работают директор, менеджер и курьеры (штатные и внештатные).

2.2. Обоснование необходимости автоматизации деятельности туристической компании ООО «Кенгуру-Тур»

Поскольку исследуется автоматизация учета посещений клиентов, то основными субъектами будут:

– клиенты;

– менеджеры;

– руководство.

Указанный на предыдущих диаграммах метод организации учета деятельности ООО «Кенгуру-Тур» связан с большими трудозатратами при оформлении промежуточной отчетности, стоит отметить, что это может привести к большим затратами времени. [11]

Кроме указанного факта, в часто будет затруднительно то, что надо создавать отчетные документы:

– договор;

– страховой полис и т.д.

В таблице 1 рассматриваются временные характеристики выполнения процессов.

Таблица 1 – Описание затрат времени на управление деятельностью в традиционном виде

Действия	Средняя численность клиентов за один день	Итоговое время на БП, минуты	Итоговое время, минуты
Ввод личных данных	25	10	250
Выбор тура	25	10	250
Оформление путевки	25	15	375
ИТОГО, минут			875

Таким образом, каждый рабочий день, в среднем, 875 минут, сотрудники будут заниматься учетом клиентов.

Заметим, что такой большой промежуток времени спровоцирован тем, что учет посещений выполняется в ручном режиме или, максимум, постоянные клиенты и их данных заносятся в электронные таблицы Excel.[10]

При осуществлении рассмотренного учета клиентов в ООО «Кенгуру-Тур» характерны недостатки (рисунок 4):

Рисунок 4 – Недостатки учета в ООО «Кенгуру-Тур»

В результате выполнения процесса автоматизации учета посещений клиентов надо постоянно располагать оперативной статистической информацией об обработке посещений. [7]

В таблице 2 выполнены расчеты эффекта от автоматизации учета посещений клиентов в ООО «Кенгуру-Тур».

Таблица 2 – Определение эффекта от внедрения автоматизированной системы управления деятельностью

Действия	Средняя численность клиентов за один день	Итоговое время на БП, минуты	Итоговое время, минуты
Ввод личных данных	25	3	75
Выбор тура	25	10	250
Оформление путевки	25	5	125
ИТОГО, минут				450

Другие преимущества автоматизации рассматриваются на рисунке 5: [5]

Рисунок 5 – Преимущества автоматизации

То есть, экономия времени составит 425 минут, что является более 50% от ранее использовавшегося.

При реализации процесса автоматизации необходимо постоянно и правильно применяться такие устройства:[9]

– принтеры;

– ПК;

– специализированное ПО;

– сканеры штрих-кодов;

– настроенную ЛВС.

Если в процессе автоматизации берет участие вычислительная техника указанный БП можно свести к непосредственному просмотру БД клиентов, внесения основной информации о них, оформления в электронном варианте договоров.

2.3. Обзор программ-аналогов

Рассмотрим уже имеющиеся разработки современных информационных систем, что могут применяться в работе туристической компании ООО «Кенгуру-Тур».

На сегодняшний день есть самые разнообразные программные продукты для туристических фирм, так как без них этот бизнес просто работать не сможет. Автоматизированная программа «Автоматизированная система учета» (АСУ) играет очень важную роль в работе эффективной организации туристической деятельности.

Рисунок 6 – Интерфейс АСУ

АСУ для клиентов турфирмы способна выполнять регистрацию практически любого количества заявок. [6]

Кроме этого, в системе учета клиентов турфирмы при этом создается специальная база данных, поскольку программа учета турфирмы сохраняет всю нужную информацию по каждому из клиентов клиенту. Профессиональная программа АСУ обладает возможностью поиска необходимых данных, которые хранятся в БД, а также она оснащена всем нужным инструментарием для работы туристической компании.

Для пользователей станет доступной даже программа маркетинга туристической фирмы в полностью автоматизированном режиме. При этом надо скачать программу «АСУ» в полной версии.

Программа для повышения автоматизации турфирмы доступна и в ознакомительной версии. Она наглядно демонстрирует пользователям все возможности системы учета посещений клиентов.

Уникальность программного обеспечения состоит также в том, что практически все функциональные блоки программ для турфирм полностью настраиваемые и могут меняться в соответствии с требованиями каждого заказчика.

Программа «АСУ» способна проводить анализ деятельности по всем из сотрудникам или комплексно. Автоматизацию программа для турфирмы может обеспечивать в полном размере, а также на всех участках процесса управления и контроля организацией.

Columbis – это программа для турагентств, которая предназначены для автоматизации деятельности туристических фирм в направлении учета клиентов. Индивидуальными турагентами, а также небольшими турагентствами CRM программа Columbis может быть применена на бесплатной основе.

Стоит отметить, что на российском рынке ПО система управления посещения клиентов Columbis появилась еще в 2013 году.

Рисунок 7 – Интерфейс Columbis

Стоит отметить, что программа обладает достаточно удобным и простым интерфейсом, позволяет вести БД заявок и клиентов, а также работать с потенциальными пользователями, устанавливать напоминания сотрудникам для сроков и оплат, производить автоматическое заполнение документации и обновление информации по туристических операторах, выполнять SMS-рассылку, рассылку данных по электронной почте.

3. РАЗРАБОТКА ИС ТУРИСТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ НА ПРИМЕРЕ ООО «КЕНГУРУ-ТУР»

3.1. Проектирование базы данных ИС туристической компании ООО «Кенгуру-Тур»

Основной целью создания базы данных является автоматизация деятельности и формирования вторичной информации на его основании. Процесс обработки и получения вторичной информации является крайне важным, так как для ООО «Кенгуру-Тур» важно не только посещение клиентов, а и экономический эффект от этого (покупка тура, заинтересованность в услугах туристической компании.

В процессе использования БД будут улучшены такие вторичные процессы:

– Увеличение скорости получения информации о проданных турах;
– Возможность ведения справочных данных;
– Возможность просмотра данных по каждому туру или клиенту;
– Подсчет стоимости проживания за один день.

Рассмотрим и проанализируем диаграммы функциональных зависимостей между сущностями (рисунок 8):

Рисунок 8 – Функциональные зависимости

Выделим первичные ключи для созданных сущностей.
Сущность «Страны» имеет первичный ключ Код страны;
Сущность «Гостиницы» имеет первичный ключ Код гостиницы;
Сущность «Учет» имеет первичный ключ №п/п, а также внешние ключи Тур и Клиент;
Сущность «Туры» имеет первичный ключ № п/п, а также внешний ключи Гостиница, Вид транспорта;
Сущность «Клиенты» имеет первичный ключ Код клиента;
Сущность «Транспорт» имеет первичный ключ Код Транспорта.

Рассмотрим более подробно указанные справочники, а именно, опишем реквизитный состав и типы данных для каждого поля.