Файл: МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА (РАЗВИТИЕ МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ учета В УСЛОВИЯХ ее АВТОМАТИЗАЦИИ).pdf
Добавлен: 24.04.2023
Просмотров: 169
Скачиваний: 2
1. ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И СОВРЕМЕННое состояние ФОРМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА и отчетности в отечественной и зарубежной практике
Согласно существующему законодательству, в настоящее время организации самостоятельно имею право выбрать форму бухгалтерского учета в соответствии со своей учетной политикой. При этом форму ведения бухгалтерского учета выбирают главный бухгалтер и руководитель предприятия, руководствуясь опытом, квалификацией, наличием вычислительных средств на предприятии, а также имеющимися традициями.
Форма бухгалтерского учета должна входить составной частью в учетную политику предприятия, которая разрабатывается главным бухгалтером в срок не позднее 90 дней со дня государственной регистрации предприятия. Она утверждается руководителем и направляется в налоговую инспекцию до первой публикации бухгалтерской отчетности [1.статья 5]
Форму бухгалтерского учета определяют используемые регистры бухгалтерского учета и процедуры его ведения. При выборе формы бухгалтерского учета целесообразно учитывать: размеры организации, объемы ее видов деятельности, уровень подготовленности к тем или иным процедурам бухгалтерского учета и информационного обеспечения специалистов данной организации; информационные потребности системы управления организации, а также адекватности, полезности и эффективности использования информации в организации; уровень механизации и автоматизации учетных процедур и др.
Применяемые регистры бухгалтерского учета при той или иной форме его организации должны отвечать следующим требованиям: единая методологическая основа (принцип двойной записи); взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета; возможность сплошного отражения в них всех хозяйственных операций на основании первичных документов; накапливание и систематизация данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для составления бухгалтерской отчетности и контроля за хозяйственной деятельностью.
Под формой бухгалтерского учета, таким образом, необходимо понимать организацию использования системы взаимосвязанных регистров бухгалтерского учета определенного строения и сочетания процедуры их составления для целей создания информационной системы познания фактов хозяйственной деятельности или точнее, комплекс взаимоувязанных регистров синтетического и аналитического учета, разработочных справочных таблиц, применяемых на предприятии для ведения учета. Несмотря на то, что сами по себе отдельные регистры различаются по форме, содержанию и другим признакам, тем не менее, они должны составлять единую систему, позволяющую не только отражать, но и обобщать, синтезировать данные учета, представлять их в готовом виде для заполнения отчетности. Объединяет их систему и единая методика ведения учета, основанная на принципе двойной записи на счетах (следовательно, и в регистрах), единая техника и даже исторически сложившиеся условия и место зарождения системы. Из этого определения вытекает, что основными признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой являются; количество, внешний вид и строение учетных регистров; возможности отражения фактов путем хронологической и систематической записи в регистрах и контроля взаимосвязи в них синтетического учета с аналитическим; порядок и последовательность выполнения регистрации и группировки операций в учетные регистры с целью обобщения информации для составления баланса и отчетности.
Формы учета, как и вся система управления, исторически появлялись, развивались, совершенствовались, отмирали и заменялись другими, более совершенными. Так, например, одной из наиболее древних и общепризнанных форм бухгалтерского учета, описание которой сделано Л. Пачоли в 1494 году в своем "Трактате о счетах и записях", является староитальянская. Эта форма состояла из трех книг: Мемориала (памятной повседневной книги), Журнала (хронологический регистр с проводками) и Главной книги (содержащей все счета, сальдо и обороты). Именно эта форма учета получила наибольшее распространение в других странах благодаря существовавшим торговым связям [3, стр. 64].
Впоследствии на базе староитальянской формы появились различные национальные формы, которые отличались не только друг от друга, но и от исходной староитальянской - французская, новоитальянская, немецкая, американская, русская. Совершенствование национальных форм учета привело к еще большему их разнообразию и подразделению (классификации) уже по другим, технологическим признакам — шахматная, интегральная, тройная, логисмография. Эти формы, как и исторический аспект развития бухгалтерского учета в целом, глубоко исследованы и описаны в работах различных автор. Формы бухгалтерского учета в историческом плане постоянно совершенствовались с целью поиска или создания наиболее оптимального варианта для обобщения и использования информации в системе управления.
В настоящее время в Республике Беларусь применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная. Эта классификация форм приведена в Законе Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности"(2001г.). В других, более ранних нормативных документах и в экономической литературе могут быть приведены и другие, несколько отличные от приведенной выше классификации, названия. В частности, вместо автоматизированной формы могут быть названы таблично-перфокарточная, машинно-ориентированная, механизированная и другие. Относительно новой формой учета является упрощенная, рекомендованная для применения на малых предприятиях различных форм собственности. Однако из ранее разработанных форм учета для этой категории предприятий были рекомендованы для применения такие их разновидности, как Журнал-Главная и сокращенная журнально-ордерная форма, которые успешно применяются на действующих предприятиях и в настоящее время [2, cтр.105]
Очень большое число предприятий в настоящее время применяют комбинированные или смешанные формы учета, основанные на журнально-ордерной или мемориально-ордерной и автоматизированной. Эти формы являлись переходными, временными, так как ведение учета на базе современных ЭВМ в настоящее время превалирует на предприятиях Республики Беларусь, однако встречаются еще и предприятия осуществляющие учет по одной из форм названных выше.
Журнально-ордерная форма возникла в начале 40-х годов. В настоящее время она применяется в двух вариантах: полная, включающая 16 типовых журналов-ордеров и применяемая на больших предприятиях, и сокращенная, состоящая из 8 типовых журналов-ордеров и предназначенная для средних и малых предприятий [18, cтр.170]
Кроме журналов-ордеров, в эту форму учета входят типовые вспомогательные ведомости, разработочные таблицы. В ее основе лежит принцип накапливания данных первичных документов, которые переносят затем или непосредственно в журналы-ордера (журнал-ордер 1 "Касса", 2 "Расчетный счет" и др.), или предварительно во вспомогательные ведомости или разработочные таблицы, а затем итоговыми данными в журналы-ордера. Итоги журналов-ордеров являются месячными оборотами синтетических счетов, сгруппированные по корреспондирующим счетам. Эти итоги дают готовые бухгалтерские записи для отражения оборотов данного счета в главной книге. Данные главной книги, журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей используют для составления баланса и отчетности.
Наиболее прогрессивной формой учета в настоящее время является автоматизированная форма учета с использованием ЭВМ. Она ускоряет процесс обработки, дает возможность оперативно управлять хозяйственным процессом, получать в виде машинограмм и видеограмм различные по своему содержанию регистры синтетического и аналитического учетов.
Упрощенная форма учета была разработана в 1991 г. и рекомендована к применению на малых предприятиях любых отраслей, которые начали возникать в связи с переходом экономики на рыночные условия.
При этой форме учета из 76 синтетических счетов применяется 20-25, а вместо журналов могут применять книгу учета хозяйственных операций типовых форм К-1, где из первичных документов отражаются все хозяйственные операции на счетах по принципу двойной записи, подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты, выводится сальдо на конец месяца. К ней могут вестись кассовая книга, ведомость по начислению заработной платы с целью сокращения однотипных записей, а в книгу заносят итоговые данные по этим операциям [4, стр.176].
При упрощенной форме учета могут применяться девять ведомостей В-1-В-9: В-1 - для учета основных средств, В-2 -для учета производственных запасов и готовой продукции и т.д. Это комбинированные регистры, которые открываются на месяц в разрезе синтетических и аналитических счетов. В них отражается начальное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты по каждому документу, подсчитывают обороты за месяц и выводится конечное сальдо.
Для контроля за соблюдением принципа двойной записи в этой форме учета предусмотрена оборотная шахматная ведомость В-9, в которую переносят итоги за месяц по всем счетам из ведомостей В-1-В-8.
Развития и совершенствования форм учета. В частности, использование в учете электронно-вычислительных машин в условиях АСУ обусловливает необходимость новой формы учета, соответствующей возможностям ЭВМ. Это обусловлено в первую очередь тем, что применение высокопроизводительной электронной техники в рамках существовавших до ее введения других форм учета неэффективно. Это обусловило возможность и необходимость создания на основе совершенствования таблично-перфокарточной формы в соответствии с особенностями электронно-вычислительной техники новой таблично-автоматизированной формы учета.
Таблично-автоматизированная форма учета. Использование ЭВМ внесло коренное изменение в первичную документацию. Широко применяются универсальные первичные документы, в которых совмещаются оперативные и бухгалтерские данные, и машиночитаемые носители информации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и др.). Эти носители, особенно магнитные ленты, обладают большой скоростью считывания информации, что обусловило необходимость организовать по-новому получение бухгалтерских данных. Вычислительная техника из вспомогательного средства для обработки информации превращается при таблично-автоматизированной форме в основной, определяющий фактор организации учета.
Таблично-автоматизированная форма учета основана на широком применении ЭВМ и другой высокопроизводительной техники для автоматизированной обработки учетной информации. При этой форме используются регистры-табуляграммы, изготовленные автоматизированным путем с помощью печатающих устройств ЭВМ. При их создании сводная информация может быть перенесена и на машинные носители информации, что позволяет при необходимости повторить печать, а также накопить данные для разработки сводных регистров и отчетности. Одни и те же массивы информации, записанные на магнитных лентах, используются для составления таблиц в любых разрезах.
Синтетический учет осуществляется путем сортировки машинных документов по соответствующим признакам и печатания полученных данных. В процессе заполнения регистров записываются на магнитные ленты итоговые данные по макету машинного документа («проводки»), при этом фиксируются корреспондирующие счета суммы и другие признаки. На основе этих массивов изготовляются и машинограммы, в которых содержатся показатели соответствующих форм отчетности.
Для ведения аналитического учета массивы сортируют по соответствующим признакам, затем подсчитывают суммы и печатают регистры аналитического учета. Одновременно записывается на магнитные ленты информация об остатках по счетам аналитического учета.
Следовательно, основу таблично-автоматизированной формы учета составляют массивы перфокарт, перфолент, магнитных лент, магнитных оперативно-запоминающих устройств и т. п., на которых хранится вся необходимая для управления информация, выводимая через оперативно-цифровое печатающее устройство. В качестве заключительного этапа учетной работы ЭВМ автоматически выдают требуемую отчетность.
В настоящее в развитых зарубежных странах бухгалтерский учет осуществляется с использованием автоматизированных форм учета. Повсеместное внедрение различного рода автоматизированных программ обработки бухгалтерской информации, позволило автоматизировать процесс сбора и обработки данных в различных отраслях экономики. Врезультате автоматизированная форма учета, в свою очередь, уже требует более углубленного изучения и дальнейшей классификации по технологическим, методологическим, организационным и другим признакам. Однако в настоящее время, существуют страны, в которых автоматизированные формы учета только начинают внедряться. Врезультате, возникает необходимость рассмотрения основных форм учета, которые и положили начало автоматизированной формы.
9.2. МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА
УЧЕТА
2. МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА УЧЕТА, ЕЕ РАЗНОВИДНОСТИ, ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ
В зависимости от способа ведения хронологических и систематических записей в учетных регистрах и требований, предъявляемых к ним в части удовлетворения экономической информацией нужд управления, создаются формы бухгалтерскою учета - системы информационно связанных учетных регистров с определенной методикой отражения хозяйственных операций хронологическими и систематическими записями.
Формы и методы бухгалтерского учета совершенствуются с повышением уровня хозяйствования и технической вооруженностью счетных работников средствами механизации труда.
Мемориально-ордерная форма учета впервые в нашей стране была описана в 1926 году и получила широкое распространение на предприятиях в 1928-1930 гг [5, cтр.173]. Свое название она получила от названия основного регистра – мемориальный ордер (буквальный перевод — памятный признак) сущность это формы сводится к следующему: на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерию, составляется проводка, которая отражается в регистре, называемом мемориальным ордером. Если количество однотипных первичных документов большое, то вначале их группируют и регистрируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер и проводку составляют на итоговые данные по ведомости. Каждый мемориальный ордер имеет свой номер и дату составления. К нему прикрепляются все первичные документы (ведомости), получившие отражение (регистрацию) в виде проводок. Кассовые операции вначале отражаются в кассовой книге, а затем оформляются мемориальным ордером. Правильность составления проводок приложенным первичным документам подтверждается на ордере подписью исполнителя и главного (старшего) бухгалтера. Мемориальный ордер имеет следующий вид (табл. 1).