Файл: МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА (РАЗВИТИЕ МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ учета В УСЛОВИЯХ ее АВТОМАТИЗАЦИИ).pdf

МЕМОРИАЛЬНЫЙ ОРДЕР № 13
10 марта 20__ г. Таблица 1

Содержание записи и ее основание	По дебету счета	№ стра- ницы	По кредиту счета	№ стра- ницы	Сумм*
1. Получено по чеку № 183746 на оплату труда	50 Касса		51 Расчетный счет		12 000000
2. От подотчетных лиц возврат аванса, пр. ордер № 185	50 Касса		71 Расчеты с подотчетными лицами		24000
Итого:					12 024000

Двенадцать миллионов двадцать четыре тысячи рублей.

Главный (старший) бухгалтер

Бухгалтер

Все мемориальные ордера по мере составления регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале. Благодаря такой регистрации обеспечивается сохранность документов и гарантируется полнота последующих записей хозяйственных операций на синтетических счетах.

После регистрации последнего мемориального ордера за отчетный месяц, подсчитывается общая сумма оборота по всем операциям за месяц. Эта итоговая сумма впоследствии сопоставляется с общей суммой дебетовых и кредитовых оборотов всех синтетических счетов в оборотной ведомости. Эти три суммы должны быть взаимно равны, что подтвердит соблюдение принципа двойной записи при отражении на счетах всех операций, зарегистрированных в регистрационном журнале.

Хозяйственные операции, получившие отражение в мемориальных ордерах и регистрационном журнале, подлежат дальнейшей записи на синтетических счетах в Главной книге. Главная книга представляет собой систематический регистр синтетического учета. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный развернутый лист.

Таблица счета разделена на дебетовую и кредитовую части, содержащие большое число граф и строк. По строкам записывают дату и номер мемориального ордера, а также суммы хозяйственных операций, подлежащих записи по дебету или кредиту данного счета в соответствии с проводкой, указанной в мемориальном ордере. Каждая сумма, записывается дважды: в дебет данного счета и в кредит того второго счета, который указан в проводке. Для этого в таблице предназначены отдельные графы, в заглавной части, которых записаны шифры и названия тех вторых счетов, с которыми по дебету или кредиту может корреспондировать данный счет согласно Плану счетов.

---

На основе итогов записей в Главной книге ежемесячно составляют оборотный баланс или оборотно-сальдовую ведомость. Для этого в ведомость (оборотный баланс) переносят наименования счетов, их начальное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты. Причем, благодаря тому, что обороты по дебету и кредиту счета в Главной книге записываются в разрезе корреспондирующих счетов, оборотный баланс может составляться по шахматной форме.

Итоги оборотного баланса, подсчитанные по всем синтетическим счетам по дебету и кредиту, должны быть равны между собой и, одновременно, равны итогу регистрационного журнала за этот месяц. Такой контроль гарантирует не только соблюдение принципа двойной записи операций на счетах, но и то, что все операции, получившие отражение в мемориальных ордерах и регистрационном журнале, записаны в Главной книге. Конечные сальдо оборотно-сальдовой ведомости служат основой для составления отчетного (сальдового) баланса.

Параллельно с синтетическим учетом ведется аналитический учет. Он ведется в книгах или на карточках. В этих регистрах аналитического учета записи делают непосредственно по данным первичных бухгалтерских документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце месяца в регистрах аналитического учета по каждому счету подсчитывают дебетовые и кредитовые обороты, выводят сальдо. Эти данные переносят в оборотные ведомости аналитического учета, итоги которых при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счета, к которому эти аналитические счета были открыты.

Достоинством мемориально-ордерной формы учета, является то, что она легко приспосабливается к любым отраслям, типам предприятий и производств. Эта форма также оказалась более приспособленной для применения средств механизации и автоматизации учета. Она проста в освоении и понимании, тем более, что на ее основе фактически излагается теория (основы) бухгалтерского учета (проводки, регистрационный журнал, шахматная и оборотно-сальдовая ведомости). Недостатки формы заключаются в многократности записей одних и тех же операций в различных регистрах, отрыв аналитического учета от синтетического, множество вспомогательных регистров, сложность в выявлении шибок (кроме двойной записи).

Упрощенным вариантом мемориально-ордерной формы учета можно считать форму Журнал-Главная. Однако исторически эта форма возникла и изложена гораздо раньше всех ныне существующих (1802 г., Э. Дегранж) и получила впоследствии распространение и известность, как американская форма. Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная в настоящее время используется в организациях малого бизнеса, то есть, предназначена для ведения учета на небольших предприятиях, с ограниченным числом хозяйственных операций и считается: разновидностью упрощенных форм бухгалтерского учета при использовании только кассовой книги и основного регистра - Журнал-Главная книга; разновидностью мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета при использовании не только кассовой книги, основного регистра - Журнал-Главная книга, но и других вспомогательных регистров - аналитического учета, мемориальных ордеров, оборотных ведомостей, группировочных и накопительных ведомостей[19, стр.178].

---

Журнал-Главная книга объединяет в себе хронологические и систематические записи, то есть он используется и в качестве Журнала регистрации хозяйственных операций и в качестве Главной книги счетов. Хозяйственные операции записывают в Журнал-Главную по корреспондирующим счетам одной строкой непосредственно из первичных документов (1-й вариант) или мемориальных ордеров (2-й вариант).

Журнал-Главная открывается на один год записями остатков на 1 января по всем синтетическим счетам.

Записи в регистре ведутся на основе первичных документов и проводок по каждой операции, а при их значительном количестве - на основе накопительной ведомости и мемориальных ордеров как и при мемориально-ордерной форме. Сумма по каждой операции в регистре отражается трижды: вначале как хронологическая запись, а затем как систематическая двойная запись на счетах – по дебету и кредиту соответствующих счетов согласно бухгалтерской проводке.

В конце каждого месяца в Журнале-Главной подводят итоги оборотов по журналу, а также обороты по дебету и кредиту каждого синтетического счета. Для проверки записей итоги по дебету и кредиту сверяются суммой оборотов. Эти итоги должны быть равны не только между собой, но и суммой оборота за месяц, полученной по всем операциям по первой графе регистра. Аналогично контролируется равенство дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Эти сальдо и переносят затем в отчетный баланс.

Аналитический учет при форме бухгалтерского учета Журнал-Главная в средних по размерам организациях ведут в книгах и карточках, а в организациях малого бизнеса их не используют. Данные каждого первичного документа непосредственно отражают в отдельной строке по корреспондирующим счетам. В результате в организациях малого бизнеса аналитический учет совмещается с синтетическим учетом в Журнале-Главной. По данным этого регистра составляют баланс.

Положительные стороны данной формы бухгалтерского учета состоят в том, что она проста в применении, достигается наглядность записей синтетического учета, не требуется составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам и др.

Однако эта форма имеет существенные недостатки: в Журнале-Главной нельзя использовать за один месяц более 25-30 пар колонок для отражения дебетовых и кредитовых записей на счетах синтетического учета; в Журнал е-Главной ограничивается также использование строк до 30 единиц для отражения операции; сам основной регистр может вести только один человек, что вызывает его перегрузку при значительном количестве хозяйственных операций на предприятии; при большом количестве счетов теряется наглядность записей; применение аналитических регистров книжных форм затрудняет автоматизированную обработку информации, что ведет к отставанию рационализации учета и отчетности.

---

Учитывая эти недостатки, указанную форму бухгалтерского учета нецелесообразно использовать в многопрофильных организациях с большим числом хозяйственных операций, занимающихся несколькими видами деятельности, дабы сократить затраты времени и средств.

3. РАЗВИТИЕ МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ учета В УСЛОВИЯХ ее АВТОМАТИЗАЦИИ

Последние десятилетия в бухгалтерском учете ознаменованы повсеместным внедрением автоматизированных систем, которые позволили значительно повысить точность бухгалтерского учета и снизить затраты времени на его проведение. Автоматизация бухгалтерского учета реализуется, путем использования персональных компьютеров (ПК). По оценкам специалистов, автоматизированные системы с применением персональных компьютеров в бухгалтерском учете сегодня использует более 80% предприятий Республики Беларусь[6, cтр.78] Однако, наряду с компьютеризацией некоторых процессов сбора и обработки информации, некоторые операции по прежнему осуществляются механическим путем. При этом, организация сама имеет право выбрать форму бухгалтерского учета в соответствии со своей учетной политикой. По существу, в настоящее время форма учета на предприятиях Республики Беларусь, представляет собой не одну конкретную форму учета, а интегрированную форму, которая представляет собой одну из рассмотренных форм в 1-ой и 2-ой главе выполняемых с использованием компьютерных программ и бумажных носителей.

Бухгалтерский учет с применением автоматизировано-мемориальной формы строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются бухгалтером с момента их поступления. Затем их показатели вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Как правило, ввод производится вручную с клавиатуры, с использованием бумажных первичных документов. Дальнейшие операции имеют самую разную степень автоматизации. Целый ряд программ предлагают бухгалтеру набор типичных проводок, из которых тот может выбрать наиболее подходящую, либо проигнорировать подсказку и ввести свою проводку. Так или иначе, большинство программ оперирует с закодированным журналом хозяйственных операций, данные которого в условиях мемориально-ордерной формы, затем поступают в мемориальный ордер. Мемориальный ордер достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены мемориальные ордера за любую дату. Бухгалтерские программы позволяют сформировать, на основе мемориальных ордеров, регистрационный журнал, а также автоматически заполнить Главную книгу, что значительно сокращает время по сравнению с ручной обработкой информации.

---

Применение автоматизированной обработки учетной информации позволяет, также, кроме синтетического учета, осуществлять обработку аналитической информации. При этом, практически все бухгалтерские программы позволяют формировать синтетическую информацию на основе аналитической, что упрощает мемориально-ордерную форму, делает её менее трудоемкой и быстрой.

Однако эта форма имеет и некоторые недостатки. Так, скорость обработки находится в противоречии с несовершенным вводом информации, а сдача баланса и отчетности в налоговую инспекцию традиционным способом (а не через компьютерную сеть) существенно уменьшают эффект выигрыша во времени. Однако расчет баланса легко состыковать в компьютере с программами анализа хозяйственной деятельности, с программами перевода баланса и отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе.

Применение автоматизированного учета позволяет выйти на более высокий уровень организации бухгалтерского учета. Например, в создании систем централизованных бухгалтерий.

Таким образом, развитие мемориально-ордерной формы в условиях автоматизации учета, осуществляется по следующим направлениям:

- формирование синтетической информации на основе внесенной в компьютер аналитической;

- хранение обрабатываемой информации на магнитных носителях, то есть ведение и обработка мемориальных ордеров посредством компьютера;

- составление Главной книги и оборотно-сальдовых ведомостей, посредством ранее внесенной аналитической информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Формы учета, как и вся система управления, исторически появлялись, развивались, совершенствовались, отмирали и заменялись другими, более совершенными. В настоящее время в Республике Беларусь применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная. Эта классификация форм приведена в Законе Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности"(2001г.). Очень большое число предприятий в настоящее время применяют комбинированные или смешанные формы учета, основанные на журнально-ордерной или мемориально-ордерной и автоматизированной. Эти формы являлись переходными, временными, так как ведение учета на базе современных ЭВМ в настоящее время превалирует на предприятиях Республики Беларусь, однако встречаются еще и предприятия осуществляющие учет по одной из форм названных выше. Каждая из представленных выше форм имеет свои достоинства и недостатки, однако каждое предприятие, учитывая структуру своего предприятия и другие особенности, выбирает наиболее приемлемую для себя форму.

---