Файл: Автоматизация учёта арендованных средств(Характеристика предприятия и его деятельности).pdf

Введение

Предметной областью курсового проекта является автоматизация учёта арендованных средств. Аренда является на данный момент одной из самых распространённых видов сделок. Договор аренды уменьшает затраты арендатора и позволяет без существенных трат пользоваться услугами, которые он арендовал. Заключение договора уменьшает финансовый риск. Если организация не получает финансового результата она может отказаться от дальнейшего использования объекта, вернуть его, владельцу. Аренда выгодна и арендодателю, так как временно свободное оборудование продолжает приносить доход.

Главной задачей автоматизации учёта арендованных средств, служит отслеживание услуг, которые сданы в аренду. Таким образом компания-арендодатель может отследить какое оборудование занято, а какое оборудование свободно. На основе этих данных, компания определяет свой ежемесячный доход. Благодаря автоматизации процесса «составления договора аренды» при помощи сайта, все данные арендатора попадают в базу данных компании, а копия договора приходит арендатору на почту.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Компания ООО «Электро-колёса»

Направление деятельности (размер и отрасль):

Размер: Средний бизнес, ООО.

Отрасль: Аренда элетросамокатов.

Предоставляемые услуги:

Компания занимается сдачей в аренду «Электросамокатов». Есть Call center который обзванивает клиентов для подтверждения аренды и спрашивает у них отзывы о нашей компании. Есть технический отдел, который следит за качеством техники и производит техническое обслуживание самокатов раз в несколько дней по расписанию. IT отдел который занимается разработкой и улучшением, сайта компании и базы данных. Есть финансовый отдел, который занимается осуществлением контроля и регулированием финансовой деятельность компании и управлением бюджетом.

Конкурентами являются: EcoWay, Samocat Sharing

Поставщики: Xiaomi

В последнее время на обработку запроса уходило слишком много времени и сервер периодически зависал. Ошибка была в том, что оборудование которое было установлено на сервере устарело, и не хватало ресурсов для их обработки и хранения. Поэтому генеральный директор решил обновить оперативную память и добавить новые SSD диски.

История ООО «Электро-колёса»

Компания ООО «Электро-колёса» была зарегистрирована 15 февраля в 2015. Основным видом деятельности компании является: «сдача в аренду электросамокатов». В начале открытия компании люди для того что бы арендовать электросамокат приходили в специально оборудованный киоск составляли договор аренды, оставляли залог и только потом брали самокат и могли наслаждаться прогулкой. Теперь всё гораздо легче достаточно просто зайти на сайт и забрать свой арендованный самокат в любой точке города. Теперь компания планирует: создать своё приложения для более удобного пользования услугами компании и начать расширяться и уже продавать электросамокаты. И она будет не только сдавать электросамокаты в аренду, но и продавать их. Это позволит увеличить доходы компании. В связи с пандемической ситуацией в 2020 году спрос среди некоторых клиентов упал так как были ограничения на передвижения по городу.

Финансовые показатели ООО «Электро-колёса» отображены в таблице 1

Таблица 1 - Основные технико-экономические показатели

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «Электро-колёса» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «Электро-колёса»

Краткое описание организации

Отдел кадров учитывает работу сотрудников, определяет количество рабочих и выходных дней, а также подачей сведений в бухгалтерию организации.

Финансовый отдел занимается организацией финансовой деятельности компании с целью эффективного использования финансовых ресурсов, занимается разработкой прогнозов экономического развития компании и участием в формировании ключевых показателей деятельности, а также участием в разработке бизнес-планов, составлением перспективных и текущих финансовых планов. В финансовый отдел входит: главный бухгалтер, юридический отдел, бухгалтера.

Юридический отдел предприятия занимается
соблюдением законности на предприятии и юридической защитой его интересов, договорной работой, консультированием руководителей структурных подразделений и работников предприятия по юридическим вопросам.

Технический отдел занимается качественным и своевременным решением технических вопросов и заданий руководства предприятия, поддержанием технического оборудования предприятия в рабочем состоянии, обслуживанием электросамокатов которые не находятся в данный момент у арендатора. Если найден дефект который невозможно решить на месте, то забирает его в сервисный центр и уже там проводит необходимую работу. В тех. отдел входит: начальник тех. отдела, инженеры. Задача начальника тех. отдела состоит в том, чтобы составить расписание для каждого инженера и консультировать их в случае возникновения вопросов.

IT отдел занимается разработкой, улучшением сайта и базы данных компании. а также технического обслуживания компьютеров, организационной, вычислительной техники, серверного оборудования Учреждения и программного обеспечения, участие в планировании приобретения и распределения средств вычислительной и организационной техники, программного обеспечения, обеспечение системы доступа к сетевым ресурсам и прав доступа к режимам и функциям прикладного программного обеспечения, планирование, распределение и технический учет средств вычислительной и оргтехники, специального и прикладного программного обеспечения, средств телекоммуникаций и защиты информации, администрирование сетевых ресурсов, баз данных и обеспечение защиты от потери данных в компьютерных системах.

Call center этот отдел занимается тем что бы обзванивать клиентов для получения отзыва о компании и её услугах и подтверждения оплаты аренды.

Непосредственно все отделы предприятия подчиняются генеральному директору.

Предпосылки:

Компания среднего размера с системным подбором персонала, у которого обязательно должны быть навыки соответствующие должности на которую он претендует.

Сфера деятельности-сдачей в аренду электросамокатов.

Задача:

Максимально расширится в больших городах на сколько это возможно. Занять большую часть рынка чем конкуренты. Начать продавать электросамокаты.

Имеющие значения факторы:

• Большое количество конкурентов
• Резкий прирост потенциальных специалистов
• Повышенный спрос на компанию

Предложенные решения:

• Разработка автоматизированной системы, удовлетворяющей потребности заказчика
• Улучшение комплектующих на сервере

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес процессов

Моей задачей, решаемой на предприятии, является автоматизация учёта арендованных средств. Одним из этапов была диагностика на предприятии всех процессов которые связанны с арендой которые будет охватывать информационная система.

Основные функции данного процесса: 

1. получение платы за аренду
2. получение данных от арендатора
3. отправление копии чека арендатору на указанную почту
4. Данные о самокатах которые в прокате
5. Данные о неисправных самокатах
6. Данные о самокатах которые в ремонте

Автоматизация учёта арендованных средств начинается с поступления информации о самокатах, данных арендаторов и получения залога за аренду. Модель данного процесса и его декомпозиция показана на рисунке Рисунок 1.2, Рисунок 1.3 и Рисунок 1.4.

Рисунок 1.2-Контекстная диаграмма автоматизация учёта арендованных средств

Рисунок 1.3-Диаграмма IDEF0 процесса

Рисунок 1.4- Декомпозиция процесса

Для обоснования целесообразности внедрения данного решения был произведен сравнительный анализ уже готовых продуктов и приведен в таблице 1.2.

Программные средства довольно похожи по функционалу и занимают одни из лидирующих мест на российском рынке, но в выборе оптимального решения предпочтение было отдано программе “Access”, исходя из привычности и простоты интерфейса для специалистов предприятия и приспособленности к специфике производственных процессов.