Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет». Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.pdf

Глава 2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Как уже было отмечено ранее, конная отрасль является очень перспективным сегментом рынка. Это объясняет появление новых организаций и достаточно высокие темпы их становления и развития. Конная отрасль Сибирского региона и Российской Федерации в целом является достаточно конкурентной. Конкуренция между уже функционирующими клубами на рынке сводится, конечно, прежде всего, к борьбе за заказчика (потребителя). Предпринимаются различные рекламные акции, скидки, внедрение новых услуг и т.п.

На рынке конных услуг в настоящее время основную конкуренцию составляют, главным образом, низко квалифицированные клубы, не обладающие ключевыми компетенциями в конной отрасли, а также конюшни, также не обладающие необходимым объемом ресурсов для качественного сервиса.

Принимая во внимание вышеизложенное, становится понятно, что выиграет на этом сегменте рынка только тот, кто создаст более современный и комфортабельный конный комплекс, ориентированный на предоставления своим клиентам широкого спектра услуг. Такое направление развития конного бизнеса является весьма перспективным. Следовательно, именно на этом направлении и необходимо будет, прежде всего, сосредоточить внимание при осуществлении проекта по разработке комплекса мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов в КК «Аллюр».Именно под эти углом и был проведен во 2-й главе анализ деятельности КК «Аллюр», в результате которого были выявлены недостатки и ошибки в организационной структуре организации, которые, в свою очередь, привели к тому, что структура бизнес-процессов была искажена и стала неполной и противоречивой. Примером такой неполноты является отсутствие в дереве бизнес-процессов процесса развития организации и отсутствие его владельца в организационной структуре. Как было отмечено, данное обстоятельство, а также другие причины и факторы являются потенциально опасными, поскольку могут достаточно быстро привести к кризисным явлениям.

Совершенствование бизнес-процессов предлагается рассматривать как исключительно внутрифирменный проект^[16]. По сути, данный проект будет представлять собой комплексную систему антикризисных мероприятий, направленных, прежде всего, на профилактику, предупреждение негативных кризисных явлений, а не на ликвидацию последствий кризиса, которые осуществляются, скажем, в виде процедуры конкурсного производства или других процедур, реализуемых в процессе банкротства компании. Другими словами, идейную основу предлагаемого нами подхода к решению проблемы антикризисного управления организации путем совершенствования бизнес-процессов деятельности состоит в том, что приоритет при реализации данного подхода должен отдаваться, как правило, превентивным, профилактическим мерам.

Внутрифирменный проект обладает рядом признаков, которые являются универсальными и присущими любому проекту, несмотря на их многочисленность и разнообразие.

Наличие цели является первичным условием существования проекта, ведь если у проекта отсутствует четко поставленная цель, то само его существование лишается смысла, исполнитель проекта не будет знать, к чему он должен стремиться, в чем состоят его обязанности. Таким образом, цели должны быть определены как можно более четко.

Целью КК «Аллюр» является устойчивое развитие организации путем разработки комплекса мероприятий по непрерывному совершенствованию бизнес-процессов деятельности организации.

Для осуществления любого проекта необходим определенный набор ресурсов, при этом ресурсы могут быть самыми различными: это и финансовые средства, востребованные для проведения мероприятий, необходимых для достижения цели, и люди – исполнители проекта. Помимо этого, сюда можно отнести технику, оборудование, материалы –оснащение, обеспечивающее выполнение технической стороны проекта.

В настоящее время конный клуб «Аллюр» обладает материально-технической и финансовой базой, достаточной для оказания нынешнего объема существующих услуг. Однако, если мы ставим задачу существенного расширения как спектра услуг, так и их масштаба, то очевидно потребуется привлечение дополнительных финансовых средств. И здесь у КК «Аллюр» есть два пути развития: либо использовать полученную прибыль для постепенного развития организации (реинвестирование), либо привлекать дополнительный внешний инвестиционный капитал с целью быстрого развития организации^[17].

При составлении проекта необходимо четко рассчитать временные рамки для его выполнения и затем четко их придерживаться. Длительность осуществления любого проекта лимитируется его начальной и конечной стадиями. При этом начальную стадию следует рассматривать как постановку цели и начало затрат усилий на ее достижение, в то время как конечная стадия выражается либо в достижении целей, либо в очевидности невозможности их достижения. По моим расчетам проект по совершенствованию бизнес-процессов деятельности организации с момента постановки цели до выхода на запланированный объем прибыли займет не менее 24 месяцев.

При планировании проекта его необходимо структурировать с целью получения эффективного конечного результата. Существуют принципы структуризации проекта, состоящие из подробного описания предстоящих работ. Структурированный проект представляет собой разветвленную сеть пошагового процесса.

Для получения точного конечного результата проекта можно пользоваться общими правилами построения структуры проекта.

Общие правила построения структуры проекта:

– структуризация позволяет выбрать из общей информации только ту информацию, которая необходима для дальнейшей работы по проекту. К методам структуризации относят метод «сечение», которое представляет собой совокупность элементов любого уровня. Только после проведения сечения можно определить объем работ, необязательный при реализации проекта;

– отсутствие строго установленного количества уровней иерархии в структуре проекта позволяет проектировать структуру проекта в индивидуальном порядке. Общепринятое количество уровней, колеблется в пределах 6-8 уровней;

– верхние уровни структуры проекта обычно ориентированы на фазы жизненного цикла или на результаты, а нижние уровни могут быть детализированы вплоть до выполнения конкретных работ конкретным работником^[18].

Процесс реализации любого проекта протекает во времени и представляет собой ряд следующих друг за другом стадий. Полная их совокупность и составляет жизненный цикл проекта. Нет возможности говорить об универсальном жизненном цикле в силу того, что все проекты различны, и его специфика будет определяться условиями каждого конкретного проекта. В жизненном цикле каждого проекта можно выделить несколько стадий:

– начальная стадия;

– стадия разработки;

– стадия реализации;

– завершающая стадия.

В методологии управления проектами понятие жизненного цикла проекта играет довольно большую роль, которая заключается в следующем:

– жизненный цикл влияет на продолжительность проекта, так как определяет его начало и завершение;

– на основе жизненного цикла проекта определяется структура и перечень работ по проекту;

– с помощью жизненного цикла проекта формируются статьи затрат и занятости персонала проекта;

– жизненный цикл помогает детализировать основные этапы, а также установление контроля.

От того насколько определены функции, зависит количественный и качественный состав подразделений при реализации проекта. Все функции должны быть взаимосвязанными и иметь четкие границы исполнения в рамках проекта.

Все функции определяются на самом начальном этапе разработки проекта, и от того, насколько четко определены функции, настолько будет верно реализован проект.

Существуют базовые и интегрирующие функции. Базовые функции представляют собой содержательную сущность, т. е. управление предметной областью проекта. Также базовые функции содержат требования к качеству (стандартизация всех этапов, промежуточной продукции и конечного результата). Кроме того, необходимо прибавить управление временем и стоимостью проекта.

Интегрирующие функции содержат управление персоналом проекта, коммуникациями, контрактами и управление риском.

Обе основные функции содержат по пять видов управленческой деятельности, которые могут самостоятельно существовать:

 планирование;

 организация;

 координация;

 мотивация;

 контроль.

При планировании участники могут найти ответы на все возможные вопросы, на которые необходимо ответить перед тем, как разрабатывать проект.

Суть планирования состоит в том, чтобы определить оптимальный результат при ограниченных ресурсах. На этапе организации решается вопрос о выборе путей, методов и средств достижения конечного результата. Координация призвана соединить все разрозненные части планирования в единый и органичный процесс.

Мотивация должна развить интерес к работе у сотрудников, занятых в реализации проекта. Контроль над всеми частями проекта вовремя выявляет всевозможные отклонения^[19].

Для успешного функционирования проекта по совершенствованию бизнес-процессов деятельности компании целесообразно создать структурное подразделение, осуществляющее разработку проекта и последующую поддержку реализации проекта. Цели деятельности структурного подразделения могут планироваться на ограниченный период времени 2 года. По истечении запланированного срока должен быть проведен анализ работы проектного офиса и достигнутых целей, показателей деятельности. На основании анализа, руководство компании принимает решение о дальнейших перспективах и целях работы структурного подразделения.

Для КК «Аллюр» предлагается создать структурное подразделение на срок реализации программы совершенствования бизнес-процессов – два года с анализом работы организации после завершения проекта. В последующем это подразделение может стать владельцем бизнес-процесса по развитию организации.

Основными задачами этого подразделения будут являться:

 разработка и реализация программы стратегического развития организации, включая реорганизацию бизнес-направлений и изменения организационной структуры;

 контроль за исполнениями мероприятий программы, включая контроль качества работ^[20].

– контроль качества процессов управления проектом;

– участие в решении ресурсных конфликтов, определение компетенции сотрудников с использованием базы данных по навыкам ресурсов;

– контроль и согласование межфункциональных связей;

– содействие в решении проблем с использование административного ресурса;

– сбор накопленного опыта для использования в будущих проектах;

– анализ запросов и предложений сотрудников по улучшению качества процесса управления проектом;

– регулярная отчетность.

Среди выше перечисленного главным для нового структурного подразделения станет разработка детальной программы комплекса мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов в организации, на основании которой будут составлены проектные документы и в полной мере запущена группа процессов планирования проекта.

Предлагается процедуру совершенствования начать с рассмотрения и анализа отдельных бизнес-процессов. Так, например, для повышения эффективности бизнес-процесса «услуги частным лицам» необходимо устранить проблемы в следующих функциональных областях:

-- продвижение услуг (каналы продвижения, реклама, маркетинг)

-- ценообразование

-- повышение качества услуги

 поиск и обучение персонала;

 постановка задач и определение функциональных обязанностей персонала;

 система мотивации персонала.

Заметим, что анализируя существующие бизнес-процессы мы обязательно придем к выводу, что человеческий ресурс являться наиболее значимым ресурсом для любого бизнес-процесса, так как именно он обеспечивает его эффективную реализацию в организации. Поэтому естественно начать с проблемы управления персоналом в будущей организационной структуре.

Мотивация персонала зависит от политики директора предприятия, что может привести как к созданию высококвалифицированной команды при грамотном управлении, или наоборот приведет к возрастанию текучести кадров в организации.