Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции специализированного управления).pdf

Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее, ее окружение.Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

Принцип разделения труда. Все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

Для преодоления отрицательных последствий узкой специализации труда, необходимо расширение зоны труда, использование чередования работ и привлечения сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно существовать лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

Еще одной важной характеристикой организации управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

Централизация – концентрация прав на принятие решения на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.

Организационная структура является итогом процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделения, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перемены компаний, являются следующие факторы:

- быстроразвивающаяся разработка новых видов продуктов под воздействием научно- технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;

- интенсивное внедрение наиболее передовых технологий;

- систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.

Более подробно структуру управления организации и пути ее совершенствования, я рассмотрела в главе 1.3. и 1.4.

Мотивация и стимулирование. Мотивация – это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации. Это особый вид управленческой деятельности, имеющий целью активизировать людей, работающих в организации, и побуждающий их эффективно трудиться.

Для этого осуществляется экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда, и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы продуктивной работы членов организации. К ним в первую очередь следует отнести: разнообразие работы по содержанию, и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и осуществление самоконтроля и т.д.

Мотив - это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится "внутри" человека, имеет "индивидуальный" характер, зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельных с ним мотивов. Теории мотивации основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию. К числу таких теорий относят теории Маслоу, Мак - Клелланда и Герцберга.

По теории А. Маслоу все потребности можно расположить в виде строгой иерархической структуры. Этим он показывал, что потребности нижних уровней требуют удовлетворения и соответственно влияют на деятельность человека, прежде чем на мотивации начнут сказываться потребности более высших уровней.

По теории А. Маслоу:

Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).

Поведение человека определяет самая нижняя неудовлетворенная потребность.

После того как потребность удовлетворена, ее мотивирующее воздействие прекращается.

Рис.1 Пять основных потребностей по теории А. Маслоу

Теория Мак - Клелланда:

Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти (желание воздействовать на других людей, потребность к проявлению своего влияния), успеха (удовлетворение не конкретного провозглашения успеха человека, а процессом поведения какой-либо работы до ее успешного завершения) и принадлежности (потребность в налаживании дружеских отношений, заинтересованность в успешной работе компании всех ее работников).

В настоящее время важны эти потребности высшего порядка, поскольку потребности низших уровней, как правило, уже удовлетворены.

Теория Герцберга:

Он выделил 2 категории факторов потребностей:

- гигиенические факторы (политика фирмы, условия работы, заработок, межличностные отношения и степень непосредственного контроля за работой);

- факторы мотивации (успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы, высокая степень ответственности, возможность творческого и делового роста – факторы удовлетворения).

Из каждой группы факторов Герцберг выделил положительные (влияют на удовлетворенность работы) и отрицательные проявления (влияют на неудовлетворенность работы).

Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.

Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высших уровней Маслоу и Мак Клелланда, активно воздействуют на поведение человека.

Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам понять сущность проблемы.

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджеру необходимо:

- во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;

- во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации работников;

- в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут.

Стимулирование - процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Стимулы выполняют роль рычагов воздействия или побуждения, вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предоставляемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий.

Цель стимулирования - не только побудить человека работать вообще, а побудить его делать лучше того, что обусловлено трудовыми отношениями.

По виду потребностей, которые удовлетворяют стимулы, последние можно разделить на внутренние и внешние. К первым относят чувства самоуважения, удовлетворения от достижения результатов, ощущения содержательности и значимости своего труда, возникающего в процессе выполнения работы. Их также можно назвать моральными стимулами. Внешним вознаграждением является то, что предоставляется компанией взамен выполненной работы: заработная плата, премии, служебный рост, символы статуса и престижа, похвалы и признания, разнообразные льготы и поощрения. Их также можно назвать денежными и материально-социальными стимулами.

Стимулирование имеет различные формы. Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

Материальные стимулы, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (медицинское обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение условий труда).

Нематериальные стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка и одобрение), творческих (повышение квалификации, стажировки и командировки) стимулов и стимулов свободного времени (гибкий график работы, дополнительный отпуск).

Контроль. Координация и регулирование.

Контроль - количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

Контроль - это наблюдение за достижением организацией своих целей. Он необходим для обнаружения и решения возникающих проблем раньше, чем они станут опасными.

Контроль связывает воедино все функции управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации или переорганизации. Контроль основывается на обратных связях.

Основные принципы контроля:

1) заблаговременность;

2) объективность (важно, чтобы контроль не зависел от личных симпатий и антипатий руководителя, а опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы трудовой деятельности);

3) контроль не должен быть тотальным, мелочным;

4) экономичность, разумность контроля, он должен "оправдывать себя";

5) открытость контроля (подчиненные должны знать, что, как и когда контролируют, о результатах контроля необходимо уведомлять подчиненного);

6) контроль должен прилагаться к любому участку работы, а не только к необходимому;

7) контроль не должен рассматриваться как средство личного карательного отношения руководителя;

8) индивидуальный подход к подчиненным при осуществлении контроля.

По содержанию контроль может быть:

1) производственно-технологический контроль, протекания технологического процесса, качества и количества продукции;

2) маркетинговым;

3) контроль, следящий за выполнением годовых (квартальных) планов;

4) контроль прибыльности;

5) стратегический контроль (сопоставление стратегических установок фирмы с имеющимися рыночными возможностями).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Рис. 2 Основные составляющие критерия для решения о контроле

Существует три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к старту работы на начальном этапе. Перед ним проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.

Текущий контроль является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируются работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами и нормативами.

Стандарты (нормативы) – критерии, по которым можно оценивать результаты деятельности. Существует три вида нормативов:

Натуральные. К ним относятся нормы расхода материалов на единицу продукции.