Файл: Проектирование БД для учета домашних финансов.pdf

В данной БД представлены следующие отчеты:

1. Полученные доходы всего на заданную дату или период
2. Полученные доходы по необходимым категориям и подкатегориям
3. Произведенные расходы на заданную дату или период
4. Произведенные расходы по необходимым пользователь категориям и подкатегориям
5. Практическая часть.

   1. 2.1 Инструкция по работе с базой данных.

Программу MicrosoftAccess можно вызвать несколькими способами:

1. Изменю «Пуск». Пуск – MicrosoftOffice – Microsoft Access 2003.

Для открытия определенной базы данных нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

В открывшемся окне выбрать файл с базой данных, которая нас интересует.

2. Два раза щелкнуть правой кнопкой мыши на уже сохраненной БД.

Экранную форму можно создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала нужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.

Далее нужно выбрать вид формы.

На следующем шаге нужно выбрать стиль формы.

В заключении задать имя.

Любую форму, сделанную с помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во 2-м случае вся форма формируется самостоятельно. Например, можно добавить различные картинки, кнопки, сделать свой вид, добавить подчиненные формы и т.д.

В представляемой БД главной формой является форма «Учет». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены на соответствующих вкладках.

Теперь рассмотрим как формируется отчеты в данной базе данных.

Отчеты так же как формы можно создать с помощью мастера и в режиме конструктора.

При создании отчета с помощью мастера нужно сначала выбрать поля из созданных таблиц или запросов для отчета.

---

Затем можно добавить уровни группировки, то есть,например, сделать так чтобы сначала шла Дата или Доход, а только потом все остальные данные.

Далее можно задать порядок сортировки (по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).

Потом выбирается вид макета для отчета, стиль и имя отчета.

Режим конструктора для отчета очень похож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в меню «свойство».

Все отчеты в данной базе данных находятся в «Главном меню». Отчеты выводятся по доходам и расходам отдельно. Для вывода отчета необходимо задать определенный период, за который необходимо вывести отчет.

Для печати какого либо отчета нужно сначала открыть отчет.

Затем отчет можно вывести на печать, а так же вывести в Excel и т.д.

Отчеты по Расходам выводятся таким же способом. В данной базе данных выводить отчеты лучше через «Главное меню» в основной таблице.

• 1. 2.2 Разработка интерфейса и реализация проекта.

Для того чтобы информационная система была удобна и проста в использовании пользователям, кроме создания эффективной модели данных надо разработать удобный дружественный пользовательский интер­фейс.

Разработка интерфейса пользователя взаимосвязана с настройкой па­нелей инструментов ,а так же созданием пользовательского меню, разра­боткой многообразных диалоговых форм.

Несомненно, что пользовательский интерфейс представляет со­бой некоторую последовательность диалоговых форм. Поэтому, по их созданию должна быть осуществлена работа по созданию «сце­нария» пользовательского интерфейса.

Для начала создаем формы-заставки, в которых необходимо представить основное назначение разработанной системы. На данных фор­мах может быть организовано меню пользователя. Это могут существовать ниспадающие и кнопочные меню.

Создание ниспадающего меню организовывают в виде оп­ределенной последовательности макросов.

---

Макрос «Новое меню» состоит из следу­ющих пунктов: Ведение баз данных, Маршрут обработки, Операци­онная технология, Потребность в материалах, О системе.

Для любого из пунктов «Нового меню» разрабатывается соответ­ствующий макрос, определяющий состав подменю следующе­го уровня. Определенный макрос состоит из 3 макрокоманд, каждая из которых должна запускать соответствующий макрос. Назначение каждого запускаемого на выполнение макроса заключается в открытии подобающей формы ввода данных. Разобранным способом можно проектировать многоуровневые меню.

Конечно, создание меню для пользователя возможно в виде командных кнопок, щелкая по которым мышью, выбирают даль­нейший путь по сценарию интерфейса. Как предложено в данной БД.

Формы – это средства для ввода данных. Смысл этих форм такой же – дать пользователю средства для заполнения лишь только тех полей, которые ему можно заполнить. В то же время с этим в форме можно поместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм выявляются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В таком случае форму можно делать графическими средствами так, чтобы она могла повторять оформление бланка – это зримо упрощает работу наборщика, понижает его утомление и предупреждает появление печатных ошибок.

Такая форма снабжается:

- форматами ввода;

- условиями проверки вводимых данных;

- масками ввода для ввода стандартизованной информации;

- пояснительным текстом;

- группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.

Форма проявляется удобным средством для просмотра БД, а также для ввода данных и их корректировки. Форма может отображать поля одной строки таблицы или запроса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов.

Рассмотрим пример создания формы «Доходы»:

1. Открываем формы щелчком на вкладке «Формы» в окне базы данных.

2. Выбираем – «Создание формы с помощью мастера».

3. В окне «Создание форм» путем следования дальнейшим этапам создаем форму:

а) в качестве источника выбираем таблицы:

«Категория», «Подкатегория», «Дата» «Название», «Доход» с соответствующими полями:

б) выбираем вид формы выровненный;

в) выбираем стиль официальный;

г) присваиваем форме имя «Доходы».

4.Выбираем - изменение макета формы. Нажимаем кнопку «Готово».

Форму для просмотра информации по каждому программному продукту можно увидеть на рисунке, представленном ниже.

---

Данная форма позволяет просматривать данные по каждому конкретному доходу, вводить и изменять данные о нем, а также заносить информацию о новых доходах.

Для компоновки всех таблиц, форм, запросов и отчетов или конкретных из них и удобства их представления используется кнопочная форма. Кнопочная форма - меню для работы в базе данных.

Отчет – гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не только на экран, но и на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

В курсовой работе разработано восемь отчетов по доходам и точно так же по расходам:

-           Доход за период;

-           Доход за день;

-           Доход за текущий день;

-           Доход по искомой категории;

- Доход по искомой подкатегории;

-           Доход по категории;

-           Доход по подкатегории;

-           Поиск по названию.

Отчет «Доход за период» имеет поля: Дата, Доход, Название, Название, Категория, Подкатегория.

Технология создания отчета «Доход за период» следующая:

1.         Щелкнем по кнопке «Создать» на вкладке «Отчеты» в окне базы данных.

2.         Выбираем « Мастер отчетов» в окне «Новый отчет». Щелкнем по кнопке «ОК».

3.         В окне «Создание отчета»:

-           выбираем из таблиц «Доход», «Дата», «Название», «Подкатегория», «Категория» соответствующие поля для занесения в отчет;

-           выбираем порядок сортировки по полю Производитель;

-           выбираем макет «Табличный»;

-           выбираем тип заголовка «Обычный»;

-           присваиваем имя отчету «Программные продукты».

4.         Закрываем и сохранаем отчет.

Также отчеты можно выводить командными кнопками из главного окна «УЧЕТ». В работе рассмотрены отчеты по «Доходам», однако аналогичным способом происходит формирование отчетов по «Расходам». Такие отчеты очень удобно формировать при помощи командных кнопок.

• 1. 2.3 Оценка экономической эффективности проект

---

MicrosoftAccess – это эффективное решение для создания простых баз данных для собственных нужд, особенно при ограниченном бюджете.

Представленная БД отвечает требованиям, которыми руководствовались при составлении БД:

- простой и понятный интерфейс;

- Удобство работы;

- Планирование семейного бюджета;

- Функциональность;

- Отчеты и анализ.

Существует множества разработанных программ учета домашних финансов, например:

«Домашняя бухгалтерия»

« Свои деньги»

«Домашние финансы» и др.

Однако, все они предполагают наличие финансов. Все программы платные. База разработанная в данной курсовой работе предполагает возможность ее использования бесплатно, при условии сделать ее самостоятельно.

В данной базе формируются удобные отчеты отдельно по доходам денежных средств и отдельно по расходам.

А теперь предположим, что мы хотим заказать базу данных на стороне.

Рассмотрим на примере все затраты, необходимые для создания такой базы.

Затраты труда на разработку базы : T= 61 час

Стоимостная оценка работы программиста: по часовая зарплата = 88,25 руб в час (в зависимости от его квалификации) = 61х88,25 = 5383,25 руб

За создание представленной базы необходимо потратить 5 383,25 руб.

Так как, такой базой может пользоваться любой пользователь, то для ее поддержания лишних затрат не нужно.

К дополнительным расходам можно отнести:

Статьи затрат	Цена за единицу (руб.)	Кол-во	Всего (руб.)
Картридж	1350,00	1	1350
Бумага а4	130,00	1	130,00
Ручка	6,05	2	12,10
Штрих	12,5	1	12,50
	Итого:		13504,6

Затраты на электроэнергию за год:

Затраты на освещение одного рабочего места в год:

Зосв= Ц1КВт * Nл * Nосв * Ф действ (фон затрачиваемого времени за год = 164,5)

где Ц1КВт/ч = 5,40 - это цена 1 КВт/ч в г. Москва

Nл = 1, это количество осветительных приборов

Nосв = 0,06, это мощность одного осветительного прибора

Зосв=5,40 * 1 * 0,06 * 1837,5 = 595,35 руб.

Составим смету расходов на БД : 595,35 + 13 504,6 + 5 383,25 = 19 483,2 руб.

Добавим затраты на рекламу базы по учету домашних финансов – примерно составит 200 руб в месяц. За год сумма будет = 2 400 руб.

Стоимостная оценка нашей базы составит : 21 883,2 руб + 10% прибыли

В Москве приобрести базу по учету домашних финансов через интернет, за символическую плату (100 руб.) допустим захотят около 250 человек. Если наша базу приобретут, мы еще получим прибыль в 10 %.

---