Файл: Программное обеспечение управления проектами.pdf

Каждый из продуктов получил свою специализацию и нацелен на свою целевую аудиторию. Неправильный выбор продукта можно существенно сказаться на управлении проектами в компании.

Вывод

Продуктовые локальные решения подойдут крупным корпорациям, с развитой инфраструктурой, которая активно использует базы данных и обслуживает их соответствующими языковыми средами, либо имеет подрядную организацию для обслуживания. Кроме того перевести команду проекта на локальное решение – значит вывести из оборота значительную часть средств, ведь только само программное обеспечение стоит от 42 000 рублей на каждую рабочую станцию.

Из выбора SaaS решений для компании с устоявшимися бизнес-процессами и методологиями ведения проектов важно выбрать продукт, подходящий под эти методологии, иначе процесс перехода на неподходящий продукт может образовать дополнительные расходы рабочего времени или привести к снижению качества продукта.

Несмотря на то, что базовые бесплатные решения SaaS продуктов сильно схожи между собой, важно уделить внимание дальнейшему развитию компании – привыкнув к одному продукту и наладив бизнес-процессы под него, в дальнейшем будет сложнее перейти на другой продукт, чем расширить функционал текущего.

Таким образом, большой выбор продуктов программного обеспечения и тарифных сеток внутри каждого из продуктов с одной стороны позволяют подобрать продукт в точности под свои потребности, с другой стороны неправильно проведенный анализ или подбор продукта может привести к излишним дополнительным расходам.

Глава 3. Анализ исследования на примере предприятия ООО «Ардуал»

Общая характеристика предприятия

Предприятие ООО «Ардуал» является микропредприятием (доходы до 120 млн. руб., численность сотрудников до 15 человек), с показателями доходов до 100 млн. руб. и среднесписочной численностью сотрудников 18 человек.^[24]

ООО «Ардуал» является IT-стартапом, зарегистрированным в 2016 году. За три года деятельности, компания полностью заняла новую для российского рынка нишу – разработку программного обеспечения в сфере дополненной реальности для строительных организаций. Несмотря на малый срок деятельности предприятия, заметен стабильный рост доходности. В первый же год компания вышла на точку безубыточности, заключив несколько контрактов с крупными компаниями в сфере недвижимости.

Основное направление компании – разработка приложений для смартфонов и планшетов для демонстрации объектов жилой и коммерческой недвижимости в режиме дополненной реальности.

Рынок приложений дополненной реальности относительно молод – так, первые устройства дополненной реальности были представлены в 2010 году – Hololens от Microsoft Corporation. Однако ни Hololens, ни вышедший чуть позднее Google Glass не вышли на массовый рынок. По-настоящему рынок разработки программного обеспечения дополненной реальности раскрылся в 2016 – после выхода технологии Arkit от Apple. ^[25] С Arkit пользоваться дополненной реальностью смог любой пользователь современных смартфонов iPhone и планшетов iPad. Рынок в один момент получил миллионы потенциальных пользователей новых продуктов на новой технологии.

В тот же год, оценив потенциал нового рынка, основатели «ООО Ардуал» отправили коммерческие предложения крупным участникам рынка недвижимости и, получив одобрение на пилотный проект, начали разработку демонстрационного приложения.

Рынок недвижимости является консервативным, поэтому крупные игроки рынка с опаской относятся к новым неопробованным методам продвижения. В то же время рынок недвижимости является высоко конкурентным, поэтому отделы маркетинга постоянно ищут неоткрытые способы поиска новых клиентов.

В сложившейся ситуации, когда с одной стороны давит консерватизм и полагание на проверенные методы, а с другой стороны конкуренция и поиск новых способов привлечения клиентов и повышения имиджа, очень важно предложить условия, при которых компания-застройщик может опробовать новую технологию с минимальными затратами.

Такую политику и избрало руководство «ООО Ардуал» - разработать пилотные проекты по методологии lean, то есть по методологии бережливого производства, когда затраты, которые не идут на конечный продукт, сведены к минимуму.

Низким затратам на производство демонстрационных приложений в первые годы жизни компании способствовали:

• маленькая команда разработки
• отсутствие офиса (все сотрудники работали удаленно)
• отсутствие затрат на серверное оборудование, и рабочие станции (все сотрудники работали на личных устройствах)
• отсутствие затрат на специализированное программное обеспечение управления проектами (проект велся руководителями компании в excel)

Представив демонстрационные приложения заказчикам, и получив первые контракты, руководство «ООО Ардуал» полностью закрыло расходы на разработку пилотных проектов и получило средства для дальнейшего развития. В связи с чем, перед молодой компанией встали новые вызовы:

• разработка полноценных приложений требовало существенно больших усилий и требовалось набор новых сотрудников и увеличение команды разработки
• разросшаяся команда разработки требовала серверное оборудование, чтобы кодовая база находилась в одном месте, а работа могла вестись большим количеством сотрудников параллельно
• несмотря на первые контракты, рынок по-прежнему относится с недоверием к новой технологии, что прямо влияет на стоимость конечного продукта. Было принято решение большую часть команды оставить на удаленном способе работы, и снять маленький офис для централизованного управления компанией

Одним из основных требований к продукту является экономическая целесообразность – выгода от использования продукта должна быть существенно больше чем затраты на его внедрение и поддержание.

Проанализировав вставшие перед компанией вызовы, было принято решение о поиске профессионального программного обеспечения управления проектами, которое позволит:

• в режиме реального времени отслеживать ход работ и жизненные циклы проектов, что особенно актуально для новой разросшейся команды, большая часть которая находится на удаленной работе
• мониторинг ресурсов серверного оборудования, для оперативного заказа новых ресурсов или освобождения старых
• возможность ведения нескольких проектов параллельно и с разными требованиями. Несмотря на то, что приложения по сути своей одинаковы, требования у разных заказчиков отличаются, как отличаются и требования к предоставлению документации и отчетности
• для точной трассировки требований и работ по разным проектам, требуется функциональность, позволяющая отслеживать задокументированные требования и выполняемые работы по этим требованиям

В целом можно сказать, что требования к программному обеспечению проектами перекликаются с функциональными и нефункциональными требованиями, которые были выделены как ключевые в разрезе управления проектами в сфере IT.

Большинство сотрудников компании – молоды специалисты от 25 до 35 лет. Высшее руководство компании в большей степени также попадают под этот возрастной диапазон.

Это играет немаловажную роль при внедрении новых технологических и управленческих решений в деятельность компании. Молодое поколение более подвержено духу времени: сотрудники с большей охотой принимают нововведения, а руководство более гибко в принятии решений о внедрении новых процессов и технологий.

Внутренняя среда

Структура предприятия разделена на несколько отделов: высшее руководство, бухгалтерия, команда разработки и отдел продаж.

Высшее руководство состоит из:

- Генеральный исполнительный директор

- Генеральный технический директор

Бухгалтерия:

- Главный бухгалтер

Команда разработки:

- Ведущий инженер по разработке

- Ведущий инженер по тестированию

- Старший инженер по разработке

- Инженера по разработке

- Инженера по тестированию

Отдел продаж:

- Руководитель отдела продаж

- Менеджеры по продажам

На удаленной работе находятся сотрудники следующих позиций:

- Главный бухгалтер

- Старший инженер по разработке

- Инженера по разработке

- Инженера по тестированию

Текучесть кадров низкая, практически отсутствует. В коллективе поддерживается командный дух, высокая корпоративная культура, культура поддержки по нерабочим вопросам.

Такое деление на отделы позволяет легко распределять задачи между отделами и свидетельствует о разделении труда относительно специализаций и в то же время говорит о кооперации труда между отделами.

Все управление ведется через чаты и онлайн сервисы обмена сообщениями. Задачи отслеживаются в программе Microsoft Office Excel. И несмотря на то, что генеральным техническим директором и ведущим инженером по разработке оценены сроки всего проекта и отдельных его частей, исполнение задач оценивается сотрудниками в момент постановки задачи, что не позволяет точно зафиксировать время, которое потребуется на разработку того или иного компонента.

Уровень менеджмента - корпоративная стратегия, то есть ответственный за принятие решения - генеральный исполнительный директор, руководители отделов.

Фирменная культура находится в зарождающейся стадии, высшее руководство уделяет много сил и времени на её развитие

Престиж и имидж фирмы – находится на стадии формирования. Предприятие уже только выходит на новую нишу, контрагенты с опаской относятся к предприятию, вот почему важно сохранять и поддерживать имидж современной и прогрессивной компании.

Выбор программного обеспечение на основе анализа рынка и выработанных требований.

Исходя из целей компании, а именно поддержания имиджа компании как высокотехнологичной и прогрессивной, руководство компании сфокусировалось только на передовых и новейших системах управления проектами. Всего было рассмотрено 5 продуктов, краткий обзор которых представлен в Главе 2:

Microsoft Project:

• Standard
• Professional
• Professional Online

Wrike:

• Free
• Professional
• Business

Asana

• Basic
• Premium
• Business

Jira

• Standard
• Premium

Oracle primavera

• Professional Project Management

Локальные решения не подходят под требования к продукту из-за слишком высокой стоимости внедрения решения, так за решения Oracle Primavera Professional Project Management и Microsoft Project Professional пришлось бы заплатить 1 350 000 - 1 500 000 рублей только за внедрение продукта. Решение Microsoft Project Standard обошлось бы в 600 000 рублей, что приемлемо, но оказалось несравнимо с конкурентными предложениями по функциональности.

Решение Wrike Free не подходило по размерам команды, а Wrike Professional, Jira Stanard и Asana Basic не подходило по размерам команды в ближайшем будущем.

Asana Business расширяет функционал Asana Premium и, исходя из достаточности функционала Asana Premium и принципа минимизации затрат на внедрения программного обеспечения управления проектами, было принято решение отказаться от Asana Business.

Для детального сравнения осталось 4 продукта: Asana Premium, Jira Premium, Wrike Business и Microsoft Project Professional Online.

Т.к. сфера деятельности компании – разработка программного обеспечения, важным фактором является возможность интеграции со сторонними модулями, такими как база знаний, в которой хранится документация, кодовой базой, система мониторинга состояния разрабатываемого продукта. Wrike Business и Microsoft Project Professional Online не предоставляют такого функционала, поэтому они не рассматриваются как потенциальные к внедрению.

Asana Premium и Jira Premium – два очень похожих решения, отличающихся, при этом как ценой, так и дополнительными функциями. Чтобы сделать выбор между ними, руководству компании пришлось выявить, какие из требований более важны: открытая api, позволяющая Jira Premium интегрировать в себя огромное множество сервисов и самостоятельно интегрироваться в другие сервисы, неограниченное свободное место и доступность системы 99% SLA или наглядность отслеживания жизненного цикла проектов и удобное мобильное приложение. Полагаясь на долгосрочные цели и специфику работы, руководством компании было принято решение, что требования к наглядности отслеживания работ, ресурсов и жизненного цикла проекта важнее в долгосрочной перспективе и для развития имиджа компании (как внутри компании, так и для её клиентов), вот почему был выбран продукт Asana Premium.

Вывод

Выбор программного обеспечения управления проектами – непростая задача, требующая помимо компетенций в сфере управления проектами, также много потраченного времени на анализ рынка, а самое главное на выявление целей компании, выработке требований к продукту на основе этих целей и тщательный разбор каждого из продуктов.