Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов(Управление компании на основе процессного подхода).pdf

Введение

Бизнес-процессы компании являются динамическими системами, которые могут и должны проходить проверку на актуальность, и, при необходимости, изменяться под воздействием разных факторов: это как внешняя среда организации (экономическая, политическая части среды) так и внутренняя среда. В целом данные факторы непосредственно влияют на организацию и определяют ее стратегию, стратегические цели и показатели. При изменении стратегии и стратегических целей, возникает необходимость проверки бизнес-процессов на их согласованность со стратегией организации и ее стратегическими целями. Актуализация бизнес-процессов, согласно определённым целям, является комплексной задачей. В данной работе рассмотрены процессы моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов компании ООО «ДКИ», где основным фактором их изменения является изменения стратегических целей. Так перед компанией ООО «ДКИ» в 2018-2019 годах были сформированы новые стратегические цели.

Цель работы – проведение моделирования, анализа бизнес-процессов компании ООО «ДКИ», с учетом новых стратегических целей определенных в компании на 2019-2021г, с целью выработать мероприятия по их реорганизации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. провести описание компании и ее ключевых характеристик;
2. формализовать стратегические цели компании;
3. выявить и описать бизнес-процессы компании
4. провести анализ бизнес-процессов компании;
5. разработать рекомендации и мероприятия по реорганизации бизнес-процесса.

Объект исследования – бизнес процесс компании ООО «ДКИ». Предмет исследования - методы и инструменты анализа и совершенствования бизнес-процессов.

При проведении исследования использовались такие методы, как: интервью, анализ документов, критические инциденты, диаграмма Исиакавы, дерево проблем, анализы бизнес процессов(анализы входов/выходов, функций). Построение моделей бизнес процессов проводилось на основе методологий IDEF0, ARIS EPC, кросс-функциональной диаграммы.

В работе использованы труды по анализу бизнес-процессов как российских, так и зарубежных авторов: Бьёрн А., Репин В.В., Елиферов В.Г, .К.С.Дрогобыцкая, монографии, периодические издания и, так же, материалы сети Internet.

Глава 1. Управление компании на основе процессного подхода

1.1. Понятие архитектуры предприятия

Для того, чтобы перейти к рассмотрению вопросов, связанных с бизнес-процессами, необходимо определить их место в организации, так как они являются лишь часть ее. В целом организацию можно представить как архитектуру.

У понятия «архитектура предприятия» можно найти достаточно много определений, которые отражают разные аспекты, в зависимости кто их дает.

Так, например, в документах Финансово-контрольного управления США «архитектура предприятия» описывает деятельность организации с двух позиций:

1. с позиции логических терминов, таких как взаимодействующие бизнес-процессы и бизнес-правила, необходимая информация, структура и потоки информации, места расположения работы и пользователей;
2. с позиции технических понятий, таких как аппаратные и компьютерные средства, программное обеспечение, коммуникация данных, защита и безопасность, а также используемые стандарты.

Архитектура в соответствии с документом Federal Enterprise Architecture Framework. Dev. by: The Chief Information Officers Council (USA) является стратегической информационной основой, определяющей:

1. структуру бизнеса;
2. информацию, необходимую для ведения бизнеса;
3. технологии, применяемые для поддержания бизнес-операций;
4. процессы преобразования, развития и перехода, необходимые для реализации новых технологий в ответ на изменение/появление новых бизнес-потребностей.

С фундаментальной точки зрения понятие архитектуры предприятия следует понимать как фундаментальное строение предприятия, увязывающее ее составляющие компоненты в единое целое, обеспечивающее их взаимодействие между собой и с заинтересованными сторонами окружающей среды.

По полученным определениям можно выделить основные характеристики[1]:

1. архитектура компании должна быть органична с организационной структурой;
2. архитектура компании обращает внимание на самых существенные компоненты и определяет поведение организации;
3. архитектура компании определяет потребности всех заинтересованных сторон и находит оптимальный баланс между ними;
4. архитектура компании интегрирует существенные решения и аккумулирует накопленный опыт;
5. архитектура компании подвержена воздействиям внешней среды;
6. архитектура компании определяет компетенции коллектива

Архитектура предприятия традиционно представляется в виде следующих слоев:

1. корпоративные миссия и стратегия, стратегические цели и задачи;
2. бизнес-архитектура;
3. системная архитектура (ИТ-архитектура).

Рисунок 1. Представления архитектуры предприятия. [6 с.10]

Как видно из рисунка 1 корпоративные миссия и стратегия определяют то, какой должна быть остальная часть предприятия. Эта часть представляет собой бизнес-архитектуру, состоящую из следующих элементов:

1. бизнес-процессы;
2. организационная структура;
3. система документа оборота.

Бизнес - архитектура предприятия – это целевое построение организационной структуры предприятия, увязанное с его миссией, стратегией, бизнес - целями. В ходе построения бизнес - архитектуры определяются необходимые бизнес-процессы, информационные и материальные потоки, а также организационно-штатная структура.

Под бизнес - архитектурой, как правило, понимается целостная организация бизнес-процессов, организационных, культурных и социальных областей деятельности предприятия. Она учитывает профиль предприятия, его цели, варианты реализации. Архитектура бизнес-процессов определяется основными функциями организации и может меняться под влиянием внешней среды.

Бизнес - архитектура предприятия неразрывно связана с процессом его управления. Под управлением предприятием обычно понимается деятельность компании с учетом изменений в окружающей экономической и социальной среде. Управленческий персонал распределяет финансовые, трудовые и материальные ресурсы для максимально эффективного достижения стратегических целей и задач предприятия.

В рамках курсов «Модель бизнес-процессов «как есть»», как правило, рассматриваются такие инструменты, как: декомпозиция функций и процессов, анализ бизнес событий, моделировании местоположения функций и процессов, модель интеграции функций и процессов.

Существует целый ряд программных средств: ARIS, BPWin, ER Win Software Architect и др., поддерживающих процессы моделирования деятельности организации в нотации бизнес-процессов.

Целью формирования бизнес-архитектуры предприятия является не детальное описание ее деятельности, а создание картины в целом. Включенные в бизнес-архитектуру модели должны давать необходимый минимум сведений о ключевых функциях, бизнес-процессах и бизнес-событиях, но достаточный, тем менее, для поиска новых возможностей организации и принятия решений по информатизации ее деятельности. Помощь в этом процессе может оказать дальнейшая декомпозиция первичных моделей бизнес-архитектуры, включающая в себя:

• декомпозицию функций/процессов;
• анализ бизнес событий;
• моделирование местоположений выполнения функций/процессов;
• моделирование интеграций функций/процессов.

В ходе проведения декомпозиции бизнес-процессов необходимо выполнить следующие шаги:

• определить границы анализа за счет рассмотрения основных функций предприятия;
• выделить ключевые бизнес-процессы;
• выделить дублирующие бизнес-процессы и точки их пересечения.

Анализ бизнес – событий позволяет построить зависимость бизнес-процессов и бизнес – событий, понять какие события, что инициируют. Анализ бизнес - событий позволяет перейти к анализу данных, используемых предприятием[5].

Модель местоположения описывает географическое расположение выполняющихся бизнес функций. Модель местоположения позволяет провести визуализацию организационных единиц, определение мест выполнения бизнес-процессов, и связи между ними, а так же требования к технологической инфраструктуре с точки зрения обеспечения информационного взаимодействия между местами дислокации основной деятельности.

1.2. Модель бизнес-процессов «как есть» в компании: методы и инструменты

Потребность в описании и автоматизации бизнес-процессов возникла довольно давно. Однако, как прикладное направление бизнес-моделирования процессов развивается с начала 90-х годов. Серьезным шагом к пониманию того, что бизнес-процессами можно и нужно управлять стал труд М. Хаммера и Д. Чампи «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе». Эта книга акцентировала внимание не только на моделировании и описании бизнес-процессов, но и на радикальной перестройке – реинжинирингу.

На сегодняшний момент существует множество методов, подходов, специального программного обеспечения, консультационных центров, прикладных моделей, позволяющих описать процессы, проанализировать, и разработать пути их оптимизации. Данный процесс очень важен для организации, так как, не смотря даже на отработанные проектные технологии существует множество как внешних, так и внутренних причин, которые делают оптимизацию совершенно необходимой.

Базовая цель моделирования бизнес-процессов – описание реального хода бизнес-процесса компании, определение порядка и надежности выполнения действий и резервов для модификации/оптимизации.

Но прежде чем проводить моделирование, необходимо дать определение термину «бизнес-процесса».

«Бизнес-процесс – это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей» [7, с. 25].

Опираясь на данное определение, бизнес-процесс должен иметь четкие функции и последовательность, определять участников процесса, в том числе владельцев процесса, иметь входные и выходные потоки, требуемые ресурсы, определенную цель и измеряемые показатели, учитывать риски. В любой компании существует широкий ряд бизнес-процессов, которые принципиально отличаются друг от друга. В связи с этим принято классифицировать следующие группы процессов (см. рисунок 2):

1. Основные процессы. Данные процессы приносят добавленную стоимость к продукту, то есть они являются основными процессами создания продуктов и услуг. Клиентами данных процессов являются внешние клиенты, конечные потребители, внутренние клиенты. Принято выделять не более 20 основных бизнес-процессов.
2. Процессы управления. Данные процессы не создают непосредственно добавленную стоимость, они обеспечивают работу основных процессов, определяют цели и планы, контролируют их достижение, например управление финансами.
3. Вспомогательные процессы. Это процессы, которые создают инфраструктуру организации. Данные процессы не создают добавочной стоимости.
4. Процессы развития. Данные процессы призваны определять возможности организации в ее деятельности, например разработка стратегии, нового продукта, маркетинговые исследования-[14].

Рисунок 2. Основные бизнес-процессы компании.

Модель бизнес-процессов «как есть» в масштабе организации довольно сложная задача. Поэтому, в настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования, что, в свою очередь ведёт к созданию специальных средств – комплексных программных продуктов моделирования.

Одним из таких средств является современный программный продукт, носящий название ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). «На сегодняшний день эту методологию называют наиболее популярной. Интегрированная среда ARIS относится к категории комплексных средств, предназначенных для»:

- проектирования процессной системы управления предприятием;