Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет»(АО «КазТрансОйл»).pdf

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Складской учет - это сложная программная система, затрагивающая все аспекты, связанные с движением товара на склад и со склада. Для хранения продукции служит реальный склад, однако именно программа является его интерфейсной оболочкой, без которой он потеряет свою функцию эффективного центра распределения.

При разработке такой системы заказчикам необходимо частично переосмыслить весь бизнес-процесс и учесть уже имеющиеся программы, чтобы не потерять вложенные средства. И хотя некоторое улучшение производительности ведения дел в компании может быть достигнуто просто за счет автоматизации уже существующей системы учета товаров «вручную», радикального улучшения можно добиться только при кардинальном пересмотре ведения бизнеса. Однако, так же как архитектура системы определяет ее реализацию, общее видение бизнеса определяет всю систему. Исходя из данной предпосылки, начинать следует с рассмотрения общего плана ведения складского учета. По результатам системного анализа можно выделить семь основных функций системы [7]:

1. Учет заказов

Прием заказов от клиентов и ответы на запросы клиентов о состоянии заказов.

2. Ведение счетов

Направление счетов клиентам и отслеживание платежей. Прием счетов от поставщиков и отслеживание платежей поставщикам.

3. Отгрузка со склада

Составление спецификаций на комплектацию товаров, отправляемых со склада клиентам.

4. Складской учет

Постановка прибывающих товаров на учет и снятие товаров с учета при отправке заказов.

5. Закупки

Заказ товаров поставщикам и отслеживание поставок.

6. Получение

Принятие на склад товаров от поставщиков.

7. Планирование

Выпуск отчетов, в том числе отражающих тенденции спроса на отдельные виды товаров и активность поставщиков.

Кроме автоматизации стандартных складских операций, система также должна предоставлять богатые возможности по генерации различных форм отчетности, в том числе отражающих тенденции развития рынка, списков наиболее надежных и ненадежных поставщиков и клиентов [17].

В прошлом бизнес-приложения имели обычный текстовый интерфейс, и это считалось нормальным. Однако общее снижение цен на компьютеры и широкое распространение графических интерфейсов пользователя обуславливают необходимость внедрения графических приложений. Надо помнить, что для системы складского учета интерфейс пользователя является всего лишь небольшой (хотя и важной) частью. Ядром системы является база данных; пользовательский интерфейс можно рассматривать как оболочку вокруг этого ядра. Для данной системы можно (и даже желательно) создать несколько интерфейсов. Простой, базирующийся на меню, - для клиентов, заполняющих заявки на товар. Современный, типа Windows, - для решения бухгалтерских задач, а также планирования и закупок. Отчеты могут печататься в пакетном режиме, однако некоторым менеджерам могут понадобиться средства для просмотра графиков на экране.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

СУБД Access относится к числу одних их самых гибких, мощных, простых в применении СУБД, ориентирована она на пользователей Microsoft Office, включая также и пользователей малознакомых с программированием.

MS Access является реляционной СУБД, в которой сбалансированы разные возможности и средства, обычные для современных СУБД. Реляционная база дает возможность вести всесторонний анализ содержащихся в ней данных, упрощает поддержку, поиск и защиту данных, потому что индексы, таблицы, правила ссылочной целостности, список пользователей, бизнес-правила, а также отчеты и формы находятся на хранении в одном отдельном файле [2].

В составе Access входят:

- средства манипуляции информацией Access, данными, которые доступны в ODBC (последние могут быть «присоединены» к базе данных Access);

- средства создания отчетов, форм, приложений; в то же время отчеты имеют возможность экспортироваться в формат Microsoft Excel или Microsoft Word;

- средства разработки приложений клиентов для Microsoft SQL Server;

- средства создания интерактивных Web-приложений для работы с данными (Data Access Pages);

- средства публикации отчетов в Internet;

- средства доступа к информации серверных СУБД посредством OLE DB;

- средства администрирования Microsoft SQL Server.

СУБД Access для работы с информацией ипользует процессор БД Microsoft Jet 3.0, объекты доступа к информации, средства оперативного формирования интерфейса - это Конструктор форм. Для распечаток используются конструкторы отчетов. Для автоматизации рутинных операций разработчиками предусмотрены макрокоманды. В случаях, когда функциональность визуальных средств является недостаточной, разработчиками пользователям предоставлена возможность создавать собственные функции и процедуры. А в макрокоманды могут быть включены вызовы функций. Аналогичным образом макрокоманды могут быть вызваны из функций и процедур [13].

Несмотря на ориентированность, непосредственно на конечного пользователя в СУБД Access предусмотрено использование языка программирования Visual Basic for Application, который предоставляет пользователю возможность создвать собственные типы данных, массивы, вызывать DLL-функции, при помощи OLE Automation осуществлят контроль работы приложений, которые могут функционировать в качестве OLE -серверов. Кроме того можно полностью создавать базы данных посредством кодирования, когда в этом есть такая необходимость [4].

MS Access из всех существующих средств разработки имеет наиболее богатый набор визуальных средств. И, тем не менее, кодировать приходится именно в Access. Ведь ни одно существующее приложение, которое не предназначено исключительно для себя, создать хотя бы без одной строки кода не представляется возможным. Для активного коммерческого распространения приложений, созданных на Access, существует пакет Access Developer Toolkit, вместе с которым также поставляются и дополнительные объекты ActiveX.

Одним из главных качеств Access, привлекающее к нему разных пользователей является интеграция с Microsoft Office. Например, проведя процедуру копирования в буфер графического образа таблицы, открыв лист Microsoft Word, применив специальную вставку из буфера обмеа, сразу будет получена готовая таблицу с показателями из БД в документе [9].

СУБД Microsoft Access в полной мере соответствует всем требованиям понятности, надежности для пользователя, безопасности данных, а также масштабируемости и модифицируемости, минимизации затрат на поддержку и сопровождение, а также эргономичности.

Специфическая особенность СУБД Ассеss состоит в том, что все информационные сведения, относящиеся к одной БД, хранятся в общем файле. Данный файл имеет расширение вида *.mdb. Указанное решение чаще всего оказывается удобным для непрофессиональных пользователей, т.к. обеспечивает простоту в ходе переноса данных с одного рабочего места на другое. Что же касается внутренней организации данных в пределах mbd-формата, то она изменялась от одной версии к другой, но компания Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, иначе говоря, БД из файлов в формате ранних версий Access могут конвертироваться в формат, который используется в более поздних версиях [5].

При помощи средств Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с компонентами объектно-событийного управления, когда исполнение определенных функций напрямую связано с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и пр.).

Microsoft Access более всего удобен не только для программистов, но также и для обычных пользователей, что обусловлено наличием русифицированного интерфейса. Было принято решение в качестве СУБД воспользоваться MS ACCESS.

2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Контекстная диаграмма, представленная на рисунке 4, реализована с применением методологии IDEF0. Главная компонента в ней – это диаграмма (т.е. активность) под названием «Ведение складского учета».

Рисунок 3 - Контекстная диаграмма

Организация взаимодействия базовых компонентов системы (т.е. «механизмы») осуществляется на основе установленных прав доступа какого-либо компонента (т.е. «Управление»). Взаимодействие данных компонент системы осуществляется в заданном режиме согласно определенным правам.

На входе у этого процесса определены заявки на продукцию, которые поступают от разнообразных клиентов, а также заявки поставщикам на требуемое количество недостающих товаров.

Кроме того, на деятельность системы во многом влияют данные о внешней среде, а также планировка деятельности, которая может быть выражена в форме нормативной документации и регламентов, актов законодательного типа, решений маркетингового характера и пр. [3].

Деятельность системы осуществляется обслуживающим трудовым персоналом, к числу которого относятся менеджеры по обслуживанию клиентов, менеджеры по вопросам снабжения, а также непосредственные руководители фирмы.

Выходной информацией у этой системы является:

а) продукция, которая отгружается клиентам;

б) разнообразные отчеты (о номенклатуре продукции, о фактическом и плановом остатках продукции, всевозможные накладные).

Функциональная декомпозиция системы, представленная на рисунке 5, производится на базе методологии типа IDEF0. При детализации этого процесса было выявлено четыре подпроцесса. На данном этапе выполнению подлежат такие функции как:

1) обработка заявки на товарную продукцию;

2) формирование заявки на закупку товарной продукции;

3) формирование необходимых отчетов;

4) координирование деятельности.

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции

Далее следует рассмотреть каждый подпроцесс более подробно.

1. «Обработать заявку на продукцию»

На входе рассматриваемого подпроцесса расположены заявки от клиентов на различную товарную продукцию. На выходе находится уже обработанная информация об этих заявках. Все заявки регистрируются и обрабатываются менеджерами по продажам.

Процесс обработки заявок на продукцию производится следующим образом: Менеджер по продажам регистрирует заявки, которые поступают от клиентов, группирует их по датам, а также по срокам выполнения. Далее производится анализ наличия требуемого количества товаров на складе. В случае, если такое количество товарных единиц имеется, продукция отгружается клиенту, если нет, данные о необходимом количестве товаров отправляют в отдел снабжения [11].

Дальнейшая декомпозиция проводилась с использованием методологии DFD (рис.5) На диаграмме наглядно представлены движения потоков данных.

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции процесса «Обработать заявку на продукцию»

2. «Сформировать заявку на закупку продукции»

На входе подпроцесса расположена заявка поставщикам на предмет недостающего вида товаров. На выходе размещены данные о заявке поставщикам. При условии того, что продукция уже поставлена – на выходе стоит продукция для клиентов. Данная деятельность осуществляется менеджерами по вопросам снабжения [15].

Обработка заявок поставщикам производится в следующем порядке: Менеджер по вопросам снабжения определяет виды и общее количество товаров, необходимых исходя из оформленных заявок. Далее производится непосредственно сама заявка. После этого регистрируется и соответственным образом оформляется приход какой-либо продукции.

Декомпозиция данного процесса проводилась с использованием методологии DFD (рис. 6)

Рисунок 6 - Диаграмма декомпозиции процесса «Обработать заявку на продукцию»

3. «Сформировать отчет»

На входе данного подпроцесса находятся обработанные заявки на товар клиентов, а также данные по поводу заявок поставщикам. На выходе расположены отчеты, которые представлены в достаточно комфортном для пользователя представлении. Указанная деятельность производится менеджерами по продаже и снабжению, а также непосредственным руководством предприятия.

4. «Координировать деятельность»

На входе этого подпроцесса находятся обработанные заявки на товары клиентов, а также данные по поводу заявок поставщикам. Управляющее воздействие в данном случае оказывается планированием деятельности и информацией о внешней среде. Эта деятельность реализуется только руководящими лицами компании.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входной информацией определены заявки на продукцию, которые поступают от разнообразных клиентов, а также заявки поставщикам на требуемое количество недостающих товаров.

Кроме того, на деятельность системы во многом влияют данные о внешней среде, а также планировка деятельности, которая может быть выражена в форме нормативной документации и регламентов, актов законодательного типа, решений маркетингового характера и пр. [10].