Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет»(АО «КазТрансОйл»).pdf

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

АО «КазТрансОйл» приобретает продукцию в большом количестве. Сложная технологическая цепочка требует тщательного учета поступающей и реализуемой продукции со склада.

Учет материалов является важной частью учета на складе АО «КазТрансОйл». Бухгалтерский учет призван контролировать движение материальных ценностей, а также готовой продукции. Для учета в условиях современной экономики необходимо автоматизировать учет складских операций и реализации продукции. В АО «КазТрансОйл» существует много недостатков в учете движения товарно-материальных ценностей. Учет ведется в суммовом выражении. Это не позволяет видеть количество запасов по всему ассортименту. Начальник склада должен постоянно видеть остатки на складе предприятия по всем наименованиям, чтобы регулировать поступление продукции.

Сегодня на предприятии мы видим смешанную систему обработки данных, в которой служащий посредстам Microsoft Excel ведет записи, затем распечатывает материалы и помещает данные в скоросшиватель.

При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных доку­ментов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Соз­дание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению вре­мени и стоимости ее обработки. Главное назначение автоматизированной системы складского учета в данном случае - повысить эффективность вы­полнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документ­ным и информационным потоком. Кроме того, автоматизированная система призвана улуч­шить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автома­тизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью автоматизированной системы является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать анализировать и ис­пользовать информацию по учету складских операций и реализации про­дукции. Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего вре­мени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасом товаров. Выполнение элементар­ных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По ме­ре роста объема информации доля работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п. Массовые, повторяющиеся операции по оформлению готовых к продаже товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации [1].

Отсутствие автоматизации процессов учета складских запасов приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов.

Хорошие складские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. В функциональном аспекте складские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив) [19].

Разрабатываемая программа должна быть надежна. Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Программа должна легко устанавливаться на любом компьютере, что позволит после её внедрения сократить затраты рабочего времени на обработку данных и снизить процент возникновения ошибок при расчётах, т.к. данный процесс в «складе» осуществляется вручную.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Внутренняя организационная структура фирмы представляет собой схему изображенную на рисунке 1

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Отдел снабжения

Отдел сбыта

Бухгалтерия

Склад

Менеджеры

Кладовщик

Грузчики

Начальник склада

Отдел экономической безопасности

Системный администратор

Охрана

Водители

Финансовый отдел

Финансовый директор

Экономист - аналитик

Выписка

Касса

Платежи

Архив

Рисунок 1 - Внутренняя организационная структура АО «КазТрансОйл»

Главным действующим лицом на предприятии АО «КазТрансОйл» является генеральный директор. Он непрерывно контролирует работу всех отделов и отслеживает движение финансовых потоков в нужном направлении. Директора назначает Совет акционеров.

За финансовой работой оптового предприятия также следит финансовый директор. Именно он разрабатывает необходимую стратегию развития и продвижения предприятия на рынке. Финансовый директор управляет специализированным отделом и несет всю ответственность за стабильность предприятия.

Важную часть учетной работы в АО «КазТрансОйл» берет на себя экономист-аналитик, который следит за установкой отпускной цены на товары. Для этого он непрерывно собирает и обрабатывает массу информации, проводит анализ и рассчитывает итоговые показатели от возможных изменений. Главная задача аналитика – своевременно обнаружить пути повышения финансовой стабильности и прибыльности.

Отдел снабжения АО «КазТрансОйл» отвечает за закупку товаров. Его сотрудники подбирают поставщиков с наиболее выгодными условиями и производят закупки на основании заявок покупателей, которые принимают менеджеры.

Менеджеры отдела сбыта занимаются работой с клиентами. В их компетенцию входит получение заявок и установление договоренностей по срокам и условиям поставки. Менеджеры принимают заказы и оформляют договора, а также подыскивают новых потенциальных клиентов.

Бухгалтерия АО «КазТрансОйл» состоит из подотчетных отделов:

- главный бухгалтер;

- выписка;

- платежи;

- касса;

- архив.

Главный бухгалтер несет контрольную функцию и отражает на счетах учета предприятия все важные финансовые операции. Он оперативно вносит изменения, составляет обязательную отчетность, а также проводит экономический анализ работы предприятия при участии других финансовых служб.

Основная задача сотрудников из отдела «выписка» заключается в создании внутренних документов, приходных и расходных ордеров и других выписок. Они несут ответственность за своевременное внесение номенклатурных данных в базу складского учета.

В отделе «платежи» происходит отправка и получение платежей с помощью банковской программы. Сотрудники отдела оплачивают счета поставщиков, а также получают оплату и другие поступления от покупателей на расчетный счет предприятия [17].

Кассир АО «КазТрансОйл» занимается распределением наличных денег, выдает заработную плату, выделяет средства на различные хозяйственные нужды и командировочные расходы.

Особое место в работе оптового предприятия занимает отдел экономической безопасности. Его начальник отвечает за пропускную систему и безопасность объектов. В этом отделе также работает системный администратор, обязанностью которого является поддержание работоспособной системы обработки информации. Таким образом, администратор обеспечивает отлаженную работу всего вычислительного комплекса.

Управление процессом торговли на предприятии всегда основывается на информации, отражающей структуру, объем и динамику поступления и продажи товаров. От того, насколько эффективно будет организован этот учет, зависит оперативность обработки заказов по мере получения заявок.

Рисунок 2 - Схема информационных потоков предприятия

Информационные потоки предприятия изображены на Рисунке 3. Из рисунка 2 видно, что клиент оставляет заявку на товар у менеджера. Он выставляет счет и резервирует на складе необходимое количество товара. Если продукции на складе не хватает, менеджер оформляет заявку на поставку с указанием срока [19].

Все оформленные заявки поступают в отдел снабжения, где сортируются в зависимости от условий поставки. При необходимости менеджер уточняет с клиентом все спорные вопросы.

Сотрудники отдела снабжения АО «КазТрансОйл» формируют заявки к своим поставщикам, оплачивают выставленные счета и принимают товар на оптовый склад. После того, как клиент расплатится за выставленный счет путем безналичного банковского перевода, он может забрать свою продукцию со склада. Все необходимые документы на отгрузку оформляет менеджер предприятия.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Совокупность операционных, погрузочно-разгрузочных, транспортных и производственных операций составляет технологический процесс складской переработки товаров. От его организации зависит общая продолжительность товародвижения от поставщика к потребителю.

Работа склада делится на три основных этапа:

-приемка товара;

-хранение;

-отпуск товара.

Основными этапами приемки товара являются:

-разгрузка товара;

-проверка товара по количеству;

-оформление приемо-сдаточных документов;

-регистрация принятых товаров.

В АО «КазТрансОйл» приемка производится следующим образом: товар приходит на склад с сопроводительными документами. Начальник склада или кладовщик обязан присутствовать при разгрузке и провести идентификацию фактически поступившего на склад и указанного в сопроводительных документах товара. Распаковка не производится, но упаковка проверяется на целостность и деформацию. Если имеются повреждения, то составляется акт, согласно которому этот товар передается в сервисно - техническую службу, где проверяется его качество. Не соответствующий стандартным требованиям и параметрам товар должен быть возвращен поставщику.

Для контроля и учета товарных потоков используют самые разнообразные формы документов. Главное назначение этих документов состоит в том, чтобы обеспечить тщательный учет всех товаров, поступающих на склад. После разгрузки оформляются приемо-сдаточные документы: делается приходный ордер, в товарно-транспортных накладных экспедитор расписывается в том, что он сдал, а приемщик - в том, что он принял товар, ставится печать. После этого делаются копии документов, три экземпляра остаются на складе (один оригинал и 2 копии) и второй оригинал возвращаются поставщику [6].

После оформления этих документов производится регистрация товара: приходному ордеру присваивается определенный №, в регистрационной карточке отражается приход (на каждый вид товара - отдельная карточка) по количеству. Следующий этап - оригинал накладной вместе с приходным ордером поступает в бухгалтерию, где включается в дальнейший документооборот; одна копия накладной и приходного ордера поступает в тот отдел, чей товар был получен; одна копия накладной и приходного ордера остается на складе. Такая процедура практически исключает ошибки в учете и согласует работу этих подразделений.

Количество находящегося на складе товара зависит от потребностей товарополучателей и складских возможностей.

Хранение товаров включает выполнение следующих операций:

-организация складского пространства;

-размещение, движение, перемещение товаров;

-создание необходимых условий хранения и надежной охраны товаров;

-организация учета товаров;

-обеспечение возможности применения подъемно-транспортного оборудования;

-прочие операции.

Устройство склада во многом зависит от ассортимента товаров. Задача складского планирования состоит в обеспечении хранения таким образом, чтобы сделать их максимально доступными потребителю.

Планировка складского помещения должна отвечать следующим требованиям [20]:

-обеспечивать применение наиболее рациональных способов размещения и укладки товаров;

-исключать отрицательное влияние одних товаров на другие при хранении;

-обеспечивать возможность применения подъемно-транспортного оборудования;

-соблюдение правил пожарной безопасности при размещении товара на складе.

Отпуск товара со склада производится различными способами, однако должны выполняться при этом определенные требования, без соблюдения которых нельзя производить отгрузку, т.е. все сопроводительные документы должны быть соответственно оформлены: товарно-транспортная накладная должна быть подписана менеджером, чей товар отпускается; генеральным директором, разрешающим отпуск, или лицом, его заменяющим: скреплена печатью. Накладная также может иметь пометку об оплате товара (указывается № счета и дата поступления денег на р/с продавца). В некоторых случаях при налаженных связях с товарополучателем отпуск товара может производиться при предъявлении платежного поручения с исполнением. Если получателем является юридическое лицо, то к накладной прикладывается доверенность на получение товара. После этого лицо, получающее товар, расписывается в том, что он получил товар. Копия накладной остается на складе, один оригинал отправляется в бухгалтерию (после отражения этой операции в складском учете), второй оригинал остается у получателя товара [12].