Файл: Особенности коммуникаций в организации на примере ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу».pdf

Принятие данной организационной структуры обусловлено тем, что в линейных структурах удачно реализуется единоначалие, простота связей и определенность зависимостей. Этот тип структуры невозможен в крупных масштабах управления, потому что он ведет к резкому увеличению количества ступеней, в то же время он наиболее подходит для среднего и малого бизнеса.

Горизонтальные коммуникационные потоки имеются между равными по рангу членами организации руководителями подразделений коммерческого, финансового и производственного блоков. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведении акций по мотивации и стимулированию потребителей, проведении специальных событий. Горизонтальные коммуникации бывают как официальные, так и неофициальные, в рамках мероприятий корпоративной культуры (празднования и поздравления).

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независи*ости от генерального директора, например, обсуждение вопросов объема проводимых проектных работ, технологий их проведения.

Использование основных видов коммуникаций зависит от формы коммуникационного процесса.

В ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные буклеты, стенды, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, планерки и совещания, встречи с клиентами, Интернет.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи, дискуссии, обсуждение проблем на совещаниях и собраниях всего трудового коллектива. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы — от анкетирования до личных интервью).

Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

Еще одним видом коммуникации в ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» является «Кольцевая Почта» (у каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик). По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д.

В горизонтальной форме коммуникации происходят по давно уже известным схемам, в первую очередь используется внутренний телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом, не отходя от своего рабочего Места, а также система сотовой связи. Электронная почта (е-mаil) является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Стоит выделить то, что электронной почтой пользуются как сотрудники в общении между собой, так и в общении с клиентами.

Не остаются без внимания и личные встречи. Ведь иногда, для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или каждого указания.

Внешние коммуникационные потоки реализуются через проведение мероприятий по продвижению услуг рекламно-маркетинговой группы ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» (маркетинговые коммуникации, информационнокоммуникативные технологии рекламы и РR).

В целом данные коммуникационные потоки можно считать удовлетворительными, поскольку они решают задачи управления организацией, развития бизнеса и создания широкой известности, благоприятного имиджа и деловой репутации фирмы.

Руководство ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» проводит определенную работу по функционированию внешних коммуникационных потоков, сформулировав и доведя до своего целевого рынка и общественности философию, миссию, цели и ценности организации.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» был выявлен ряд проблем: ошибочный перевод информации на различных этапах передачи сотрудниками организации; встречаются недостаточно точно сформулированные сообщения, в которых имеется неточность формулировок, их расплывчатость, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей.

Искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз; сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях; искажение сообщений происходит и в процессе обработки информации, когда всевозможные преград в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений); психологический настрой сотрудников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации; несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления; низкая эффективность коммуникаций ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» во внешней среде.

Анализ горизонтальных коммуникационных потоков показал, что недостатком в работе руководства ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» является отсутствие программы корпоративной культуры. В кризисных и конфликтных ситчациях именно неформальная коммуникация играет важнейшую роль.

Вывод

Таким образом, было проведено исследование коммуникационного процесса в управлении организацией ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу».

Исследование коммуникационного процесса в управлении ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» проводится по направлениям анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в области коммуникационного процесса.

Управление ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» осуществляется на базе линейно-функциональной организационной структуры.

В ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» был выявлен ряд проблем: ошибочный перевод информации на различных этапах передачи сотрудниками организации; встречаются недостаточно точно сформулированные сообщения, в которых имеется неточность формулировок, плохое изложение мыслей; искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз; несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления; неправильный настрой сотрудников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ВНУТРЕННИХ И ВНЕШНИХ КОММУНИКАЦИЙ В ООО «VОLGА MАRKЕTING FАMILУ»

3.1. Роль внешних коммуникаций в управлении ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу»

Функции в области внешних коммуникаций: формирование (сохранение или изменение) желаемого имиджа организации; информирование об общественной значимости деятельности рекламно-маркетинговой группы;

- подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.; установление, поддержание и расширение контактов с целевой аудиторией;

- мероприятия, направленные на расширение сферы влияния компании средствами, адекватными поставленной цели и не противоречащими социальной этике;

- работа со СМИ;

- деятельность по сбору и анализу информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу»; - подготовка ответов на критические публикации в СМИ.

Продвижению услуг ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» может осуществляться с помощью следующих средств: телевидение, радио, журналы, Интернет.

Решение задач в области продвижения направлено на то, чтобы дать необходимую информацию существующим и заказчикам о перечне продукции и услуг, условиях, ценах, стимулировании, поддержать лояльность существующих клиентов, повысить имидж предприятия, информировать потребителей о проводимых акциях, специальных предложениях и других маркетинговых изменениях.

3.2. Рекомендации по улучшению процесса коммуникации внутри организации ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу»

Совершенствование внутренних и внешних коммуникаций ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» направлено на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками.

Следует провести мероприятия по следующим направлениям:

-разработка сайта ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» для использования его ресурса в проведении внутренних и внешних коммуникаций; проведение коммуникационных мероприятий по продвижению имиджа и услуг ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» во внешней среде;

-проведение мероприятий по корпоративной культуре для активизации неформальных коммуникационных потоков внутри организации.

В целом необходимо обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями, а также использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменная и устная речь).

Сайт ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» не имеет настроек, которые позволили бы активнее работать с заказчиками, быстрее информировать их о своей работе. Требуется расширение функций сайта за счет создания новых настроек:

-расширение информации о рекламно-маркетинговой организации и его услугах, основных и дополнительных;

-организация системы заказов;

-размещение на сайте информации о ООО «Vо]gа fаmilу» проводимых акциях и мероприятиях, постоянное обновление контента; проведение маркетинговых исследований клиентов, выявление неудовлетворенного спроса;

-дополнительные сервисы, полезная информация (новое в рекламно-маркетинговых технологиях).

Совершенствование сайта ООО «Vоlgа mаrkеting fаmilу» усилит конкурентные позиции и повысит эффективность продвижения имиджа организации и ее услуг.

Исходя из новой концепции использования корпоративного сайта, можно предложить внести следующие изменения в работу сайта. На главной странице, следует помещать анонсы новостей, оповещать о новых услугах и акциях. Подобная информация будет полезной для повторных или постоянных посетителей: если их каждый раз встречает что-то новое, это хороший стимул возвращаться на сайт вновь. К тому же такая мобильность показатель динамичного развития компании и сайта.

Как и любое другое средство продвижения, сайт должен удерживать внимание посетителя, во всяком случае, до того момента, пока он не познакомится с размещенной информацией достаточно подробно. Для этого сайт должен отличаться привлекательностью, в то же время должен быть простым и ориентированным на то, что необходимо клиентам. Информация должна легко читаться.