Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов».pdf

Критерий	MSVisio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Критерий	MSVisio	Bpwin	Ramus	Dia
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwinprocessmodeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

В процессе покупок сырья и материалов образуются следующие входные информационные потоки:

1. Производственное задание.
2. Расписание изготовления готовой продукции.
3. Количество запасов на складе.

---

Выходными информационными потоками процесса являются:

1. План закупок.
2. Договор купли-продажи.

Границы рассматриваемой задачи включают следующие функции:

1. Ввод параметров для расчета оптимальной партии сырья и материалов.
2. Расчет оптимальной партии сырья и материалов.
3. Выбор поставщиков;
4. Заключение договоров купли-продажи.

Рассматриваемая задача связана с задачей планирования производства, поскольку данные, полученные в результате планирования производства будут использованы при планировании закупок.

Важность задачи для организации в целом обусловлена минимизацией издержек, возникающих в процессе простоя производства в связи с отсутствием необходимого сырья и материалов.

В ходе решения задачи покупок сырья и материалов задействованы специалисты отдела закупок, задачей которых является своевременное обеспечение производства необходимыми сырьем и материалами в нужном объеме.

На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма процесса покупки сырья и материалов. Управление процессом осуществляется согласно регламенту.

Рисунок 6. Контекстная диаграмма процесса

Механизмами процесса являются редактор MSExcel, в котором осуществляется расчет оптимальной партии закупок сырья и материалов и специалист отдела закупок. Входными потоками процесса являются производственное задание, расписание изготовления готовой продукции и количество запасов на складе. Выходными потоками процесса являются план закупок и договор купли-продажи.

Процесс покупки сырья и материалов включает в себя следующие подпроцессы:

1. Расчет объема закупок.
2. Поиск поставщиков.
3. Заключение договоров купли-продажи.

Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов представлена на рисунке 7.

На рисунке 8 представлена модель процесса расчета объема закупок. Специалист отдела закупок согласно полученным документам вводит данные о производстве, которые включают в себя количество и наименование готовой продукции, в табличный процессор «MSExcel» в качестве параметров решения задачи. С помощью функции «Поиск решения» в процессоре формируются параметры оптимальной партии сырья и материалов. Специалист оформляет полученные результаты в документ. В итоге получается план закупок, согласно которому осуществляется покупка сырья и материалов.

На рисунке 9 представлена модель процесса поиска поставщиков. Специалист отдела закупок осуществляет мониторинг рынка на предмет поставщиков, которые осуществляют продажу сырья и материалов в необходимой отрасли. Затем осуществляется изучение ассортимента поставщиков, наличие акций и условия доставки товаров. В результате получается список поставщиков, с которыми будет проводиться дальнейшая работа.

---

На рисунке 10 представлена модель заключения договора.

Рисунок 7. Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов

Рисунок 8. Модель процесса расчета объема партии закупок

Рисунок 9. Модель процесса поиска поставщиков

Рисунок 10. Модель процесса заключения договоров купли-продажи

Специалист отдела закупок осуществляет ведение переговоров с выбранными поставщиками, в ходе которых решаются вопросы поставок: наличия сырья и материалов, сроков доставки и т.д. Затем осуществляется подготовка договоров купли-продажи, которые подлежат согласованию обеими сторонами. Если в результате согласования возникает необходимость внесения изменений, осуществляется внесение изменений в проект договора и повторной согласование. В результате выполнения процесса заключается договор купли-продажи.

2. Практическая часть

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что процессы анализа и осуществления расчетов для формирования итоговых документов не автоматизировано.

В процессе разработки плана закупок используются документы, которые формируются в плановом отделе:

1. Производственное задание.
2. Расписание изготовления готовой продукции.

Также для процесса необходимо знать количество запасов на складе, которое специалисты отдела закупок получают в виде отчета со склада. Формирование и передача этих документов в отдел закупок может сопровождаться временными затратами, связанными с человеческим фактором.

Также трудоемкостью и высокими временными затратами обладает процесс расчета оптимального объема закупок, поскольку для осуществления этих процессов необходим анализ полученных документов от планового отдела.

---

После внедрения проектируемой информационной системы, автоматизирующей процесс планирования закупок, будут устранены следующие недостатки:

1. Простои в производстве, возникающие в результате опозданий в поставках сырья и материалов.
2. Затраты, связанные с простоем оборудования.
3. Высокие трудозатраты на расчет показателей, необходимых для планирования закупок.
4. Высокая трудоемкость обработки данных.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим процесс покупки сырья и материалов после внедрения информационной системы.

На рисунке 11 представлена контекстная диаграмма процесса покупки сырья и материалов. Управление процессов осуществляется согласно регламенту. Механизмами процесса являются информационная система и специалист отдела закупок. Входными потоками процесса являются: производственное задание, расписание изготовления готовой продукции и количество запасов на складе. Выходными потоками процесса являются план закупок и договор купли-продажи.

Процесс покупки сырья и материалов включает в себя следующие подпроцессы:

1. Расчет объема закупок.
2. Поиск поставщиков.
3. Заключение договоров купли-продажи.

Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов представлена на рисунке 12.

На рисунке 13 представлена модель процесса расчета объема закупок. Специалист отдела закупок осуществляет загрузку документов в информационную систему. Система выделяет из документов данные, которые являются параметрами экономико-математической модели. Система осуществляет поиск решения задачи и формирует план производства.

На рисунке 14 представлена модель процесса поиска поставщиков. Специалист отдела закупок осуществляет мониторинг рынка на предмет поставщиков, которые осуществляют продажу сырья и материалов в необходимой отрасли. Затем осуществляется изучение ассортимента поставщиков, наличие акций и условия доставки товаров. В результате получается список поставщиков, с которыми будет проводиться дальнейшая работа.

Рисунок 11. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 12. Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов

---

Рисунок 13. Модель процесса расчета объема закупок

Рисунок 14. Модель процесса поиска поставщиков

На рисунке 15 представлена модель заключения договора. Специалист отдела закупок осуществляет ведение переговоров с выбранными поставщиками, в ходе которых решаются вопросы поставок: наличия сырья и материалов, сроков доставки и т.д. Затем осуществляется подготовка договоров купли-продажи, которые подлежат согласованию обеими сторонами. Если в результате согласования возникает необходимость внесения изменений, осуществляется внесение изменений в проект договора и повторной согласование. В результате выполнения процесса заключается договор купли-продажи.

Рисунок 15. Модель процесса заключения договора купли-продажи

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс покупки сырья и материалов: были рассмотрены этапы процесса и приведен алгоритм расчета оптимального объема закупок.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который реализован в CASE-средстве BPwinprocessmodeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на сбор данных для расчета оптимального объема закупок.

Поскольку в настоящий момент процесс расчета объема закупок автоматизирован с помощью табличного процессора MSExcel и все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса расчета оптимального объема закупок было предложено внедрение информационной системы, которая будет иметь единое хранилище данных.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс расчета оптимального объема закупок и формирования плана закупок.

В результате были разработаны модели бизнес-процесса «как должно быть». На основании построенных моделей можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс стал более простым, участие персонала в нем сократилось, следовательно, были снижены временные затраты на осуществление процесса.

---