Файл: исследование роли мотивации в поведении организации на примере муниципального бюджетного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (МБУ «МФЦ») и разработка рекомендаций, направленных на ее совершенствовани.pdf

2.2. Анализ политики мотивации персонала МБУ «МФЦ»

Для мотивации и стимулирования персонала в МБУ «МФЦ» применяются материальные и моральные методы.
Среднемесячная заработная плата в 2015 г. возрастала. В 3 квартале 2015 г. она составила 27,71 тыс.руб. Среднемесячная заработная плата в г.о. Тольятти в 2015 г. составила 33 111 руб., то есть в МФЦ уровень оплаты труда ниже, чем в среднем по городу (на 16,31 %) и не является конкурентоспособным.
С целью стимулирования к успешному и добросовестному исполнению штатными работниками МФЦ своих должностных обязанностей на высоком уровне, улучшения качества услуг, оперативного и грамотного решения текущих вопросов и ответственности за принимаемые решения в учреждении принято Положение о материальном стимулировании работников, которое устанавливает порядок и условия выплаты премий, надбавок, поощрительных выплат и материальной помощи. Основанием материальных выплат (надбавок, премий, поощрительных выплат, материальной помощи) сотрудникам являются приказы директора учреждения. Материальные выплаты, которые производятся в виде предоставления оплачиваемых дней, в определенных случаях указаны в таблице 1.
Таблица 1
Материальные выплаты работникам МБУ «МФЦ» в виде предоставления оплачиваемых дней отдыха в особых случаях
 

Случаи предоставления оплачиваемых дней	Количество дней
Свадьба самого работника	3
Свадьба детей	2
Для организации похорон ближайших родственников (членов семьи)	3
Юбилеи 50, 55, 60 лет	1
Проводы ребенка в армию	1

Источник: Положение о материальном стимулировании работников.
Работникам МФЦ в течение года может быть предоставлена материальная помощь. Основанием выплаты материальной помощи является заявление сотрудника. Предоставление материальной помощи производится в случаях, представленных в таблице 2.
Таблица 2
Случаи и размер выплаты материальной помощи работникам МБУ «МФЦ»

Случаи выплаты материальной помощи	Размер денежных выплат, руб.
к юбилейным датам (женщинам на 50- летие, 55- летие, мужчинам – на 50- летие, 60 -летие	не более 10000 рублей
к свадьбе работника	не более 10000 рублей
на похороны близких членов семьи	не более 10000 рублей
на дорогостоящее обследование	не более 20000 рублей
на операцию	не более 40000 рублей

---

Источник: Положение о материальном стимулировании работников.
Поощрительные выплаты и выделение материальной помощи производятся работникам предприятия в пределах средств экономии фонда оплаты труда.
На 2015 г. в МБУ «МФЦ» разработан план обучения, мероприятия которого направлены как на рост профессиональных качеств сотрудников, так и на этико-эстетическое образование. В соответствии с разделами данного плана всем работникам предоставлены условия для расширения профессиональных знаний по всем направлениям деятельности МФЦ и непрерывного совершенствования своего мастерства: организуются лектории, практические занятия, вебинары с возможностью повторного просмотра представленного материала, разрабатываются методические пособия, проводится тестирование.
В целом вопросам обучения специалистов МФЦ уделяется большое внимание. На еженедельных оперативных совещаниях анализируется работа, специалистов центра, перед ними выступают специалисты службы, (в частности налоговой, ПФР), разъясняют законодательство, на практике демонстрируют порядок работы.
Изучение регламентов муниципальных услуг проводится под контролем сотрудников администрации района. Обучение по предоставлению государственных услуг проходит на курсах учебных центров на базе соответствующих ведомств таких как, например, «Обучение предоставления услуг Пенсионного фонда», «Обучение предоставления услуг по надзору в сфере защиты прав потребителей».
МБУ «МФЦ» полностью укомплектовано кадрами. Большая часть работников имеют высшее образование. Текучесть кадров невысока и составляет по данным 3 квартала 2015 г. 1,6 %.
Всего за 2015 г. обучение прошли все работники МФЦ, в том числе 58 работников посетили лектории, 36 – практические занятия, 35 – вебинары. Однако, качество внешних обучающих программ оценена работниками не высоко. Более трети работников считают, что организация процесса обучения является достаточно посредственной. Компетенция преподавателей, проводящих обучения, оценена низко 29,41 % прошедших обучение работников. Столько же работников считают, что курсы обучения мало информативны. Лишь 11,77 % работников, посетивших обучающие курсы, считают, что польза полученных знаний высока. В то же время почти 60 % работников считают, что они практически не получили новых знаний и нового опыта.
В МБУ «МФЦ» имеют место барьеры в использовании на практике результатов обучения как со стороны руководства, которое часто не стремится использовать кадровый потенциал с учетом новых полученных в ходе обучения знаний и навыков, так и со стороны самих служащих, которые либо не считают нужным распространять в коллективе полученные в ходе обучения знания, либо сталкиваются с отторжением новых принципов работы со стороны коллег. Следует также отметить отсутствие налаженной системы информированности сотрудников о сроках, формах и месте прохождения ими повышения квалификации.
Таким образом, проведенное исследование свидетельствует о необходимости разработки мероприятий по совершенствованию системы мотивации персонала в МБУ «МФЦ».
 

---

Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию
мотивации трудовой деятельности персонала муниципального бюджетного учреждения «Многофункциональный центр
предоставления государственных и муниципальных услуг»

3.1. Мероприятия по совершенствованию мотивации
трудовой деятельности персонала МБУ «МФЦ»

Проведенное исследование позволило сделать вывод, что кадровая работа по мотивации персонала в МБУ «МФЦ» требует совершенствования.
В современных условиях высокую значимость приобретает проблема мотивации служащих государственных учреждений не только к качественному выполнению своих функциональных обязанностей, но и к постоянному развитию, повышению уровня своего профессионального развития. Особое значение приобретает проблема формирования резерва профессиональных кадров, способных конструктивно и качественно при назначении на соответствующую должность выполнять должностной регламент. Качественное оказание государственных услуг среди прочих факторов играет немаловажную роль в повышении конкурентоспособности муниципальных образований.
В настоящее время формирование кадрового резерва МБУ «МФЦ» осуществляется на конкурсной основе. Кадровая служба учреждения размещает информацию о вакансии на официальном сайте. Однако, в рамках действующего регламента возникают проблемы в связи с документами, которые гражданин должен представить для участия в конкурсе.
Во-первых, требуется копия трудовой книжки. Но для того чтобы получить ее, гражданину необходимо объяснить специалисту кадровой службы причину получения копии, как следствие, информация об этом попадает к работодателю участника конкурса. Опыт проведения конкурсов показывает, что из 100 участников конкурса победителями становятся 3-5 человек. Возникает вопрос: есть ли смысл информировать свое руководство об участии в конкурсе? Это может привести к различным, в том числе негативным, последствиям для дальнейшего профессионального развития, ведь вероятность того, что человек станет победителем, очень мала. Полагаем, что для членов конкурсной комиссии достаточно той информации о профессиональной деятельности, которая содержится в анкете.
Еще одним необходимым документом является копия диплома об образовании, заверенная кадровой службой по месту работы или нотариусом. В то же время работник кадровой службы, который принимает документы конкурсанта для участия в конкурсе, вполне может при наличии подлинника сам заверить копию диплома.
В связи с этим предлагаются следующие рекомендации по упрощению процедуры представления документов участниками конкурса:
1. Необходимо ввести презумпцию добросовестности гражданина и достоверности сведений, представляемых им для участия в конкурсе.
2. Нужно перевести процедуру приема документов кандидатов для участия в конкурсе в электронный вид (на проекте «самовыдвижения» для формирования резерва управленческих кадров гражданин, желающий принять участие в отборочных процедурах, заполняет развернутую анкету, которая сразу поступает к специалисту, ответственному за формирование резерва управленческих кадров).
3. Следует отменить представление заверенной кадровой службой или нотариусом копии диплома и копии трудовой книжки.
Рассмотрим проверку сведений, представляемых участниками конкурса.
Во-первых, отметим, что проверку сведений о доходах провести невозможно, так как для этого нет предусмотренных нормативными правовыми актами оснований. В результате кадровая служба МБУ «МФЦ» проверяет наличие гражданства, отсутствие судимости, подлинность диплома. Это занимает много времени и приводит к тому, что проведение второго этапа кон курса возможно в лучшем случае через полтора-два месяца после окончания приема документов.
Порядок информирования граждан тоже заслуживает внимания. В настоящее время это происходит путем направления заказных писем участникам конкурса. Результат этой работы — приблизительно 20 % возвращенных писем в связи с отсутствием адресата плюс почтовые расходы. Если бы была предусмотрена возможность информирования участников конкурса через Интернет, то выиграли бы все: и органы власти, и граждане, участвующие в конкурсе, поскольку секретарь комиссии мог бы в реальном времени информировать участников конкурса, а участник конкурса мог бы лично и своевременно получать необходимую информацию. Таким образом, с учетом выявленных недостатков, предлагается следующий алгоритм для проведения конкурса на включение в кадровый резерв.
1. Кадровой службой МБУ «МФЦ» на официальном сайте размещается информация о проведении конкурса на включение в кадровый резерв на должности с указанием периода приема документов, ссылок на формы анкеты и заявления, необходимые для заполнения, и адреса, по которому их нужно направить.
2. Кандидат заполняет анкету и заявление установленного образца, размещенные на официальном сайте МБУ «МФЦ», с указанием должности, в кадровый резерв на которую претендует, отправляет их по указанному адресу в электронном виде.
3. Сотрудник кадровой службы:
получает по электронной почте все сведения о кандидатах, формирует их дела, осуществляет проверку подлинности дипломов об образовании путем запросов в вузы, проверку наличия (отсутствия) у кандидата судимости путем запросов в ИЦ МВД (ИЦ ГУВД) и назначает дату проведения собеседования;
публикует дату проведения собеседования и список кандидатов, допущенных к собеседованию, на официальном сайте МБУ «МФЦ»;
информирует претендентов по адресам электронной почты, указанным в заявлении; организует работу конкурсной комиссии, собеседование.
4. Кандидат:
присутствует на заседании конкурсной комиссии в назначенное время с оригиналами документов согласно перечню, установленному федеральным законодательством (если будет создана электронная база данных вузов, где будут размещены сведения о выданных дипломах, можно будет исключить необходимость представления оригинала диплома о высшем профессиональном образовании).
5. По результатам конкурса:
сотрудник кадровой службы публикует результаты конкурса на официальном сайте МБУ «МФЦ»;
приказом представителя нанимателя гражданина включают в кадровый резерв.
Полагаем, что предложенный алгоритм имеет следующие преимущества:
удобство: кандидат и сотрудник кадровой службы поддерживают связь дистанционно; у кандидата нет необходимости обращаться в МБУ «МФЦ» по поводу каждого собранного документа; кандидат только один раз присутствует на заседании конкурсной комиссии;
экономия времени и средств;
отсутствие бумажной волокиты.
Кроме того, предлагается формирование кадрового резерва путем выбора на одну и ту же должность конкурсной комиссией трех кандидатов. Это позволит МБУ «МФЦ» проводить их ранжирование в соответствии с их профессиональными и деловыми качествами, а для самих кандидатов станет своеобразным стимулом занять первую лидирующую позицию среди кандидатов.
Среди мотивационных мер воздействия на служащих государственных учреждений особое место принадлежит мерам экономического поощрения. Применяемые в настоящее время экономические меры воздействия находят отражение в денежном содержании служащего.
Денежное содержание служащего состоит из постоянной и переменной частей, при этом переменная часть выполняет основную мотивационную роль. Переменная часть оплаты труда государственного гражданского служащего состоит из нескольких составляющих:
VP = E + SC + OS + DT +MP + LS + OP, (1)
где E – надбавка за выслугу лет на гражданской службе;
SC – надбавка за особые условия гражданской службы;
OS – надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
DT – премия за выполнение особо важных и сложных заданий;
MP – ежемесячное денежное поощрение;
LS – единовременнаявыплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальную помощь;
OP – иные выплаты, предусмотренные соответствующими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
Анализ комплекса действующих экономических стимулов позволяет сделать вывод о целевых ориентирах действующей системы мотивации и стимулирования труда служащих государственных учреждений. Одним из главных целевых ориентиров является формирование долгосрочных отношений. Вместе с тем, система не нацеливает данную категорию служащих на постоянное профессиональное развитие.
Учитывая важность прохождения конкурса на включение в резерв правленческих кадров, МБУ «МФЦ» необходимо разрабатывать комплекс мер экономического воздействия на служащих, нацеливающих их на достижение указанной цели. В связи с этим предлагаем внести изменения в действующую формулу расчета переменной части оплаты труда служащих, добавив в нее следующие надбавки: надбавка за участие в конкурсе на включение в резерв управленческих кадров; надбавка за прохождение конкурса на включение в резерв управленческих кадров.
В результате формула расчета переменной части оплаты труда примет вид:
VP = E + SC + OS + DT + MP + LS + PC + IR + OP, (2)
где PC – надбавка за участие в конкурсе на включение в резерв управленческих кадров;
IR – надбавка за прохождение конкурса на включение в резерв управленческих кадров.
Ежемесячная надбавка к должностному окладу за участие в конкурсе на включение в резерв управленческих кадров вводится в целях поощрения служащих, желающих повышать уровень своего профессионального развития путем прохождения конкурса на включение в кадровый резерв. Считаем целесообразным установить размер надбавки в размере 10% к должностному окладу.
Надбавка устанавливается с момента подачи документов соискателем на участие в конкурсе на включение в резерв управленческих кадров. Рекомендуемый период действия надбавки – 3 года. Ежемесячная надбавка к должностному окладу за прохождение конкурса на включение в резерв управленческих кадров вводится в целях повышения значимости статуса государственного гражданского служащего, включенного в резерв управленческих кадров, а также стимулирования его дальнейшего профессионального развития и продвижения по карьерной лестнице.
Считаем целесообразным установить как минимальный, так и максимальный размер надбавки: минимальный размер надбавки – 10% к должностному окладу; максимальный размер надбавки – 25% к должностному окладу.

---

Размер надбавки предлагаем сделать дифференцированным в зависимости от периода времени нахождения в кадровом резерве (см. таблицу 11).
Таблица 11
Зависимость размера надбавки от времени нахождения в резерве управленческих кадров
 

Период времени нахождения в кадровом резерве	Размер надбавки
1 день – 3 года	10%
3 года 1 день – 6 лет	15%
6 лет 1 день – 9 лет	20%
9 лет 1 день и выше	25%

Введение минимального и максимального размера надбавки позволит МБУ «МФЦ» мотивировать служащих на повторное участие и прохождение конкурса на включение в резерв управленческих кадров.
Таким образом, предлагаемые меры экономического воздействия способствуют не просто формированию долгосрочных отношений между МБУ «МФЦ» и служащими, но и повышению их профессионального мастерства, выстраиванию вектора карьерного роста.
Доказав актуальность и целесообразность введения дополнительных надбавок к должностному окладу служащего, формирующих направление его развития, необходимо проанализировать возможность МБУ «МФЦ» самостоятельно перераспределять средства фонда оплаты между различными выплатами.
Помимо средств, направляемых на выплату должностных окладов, в фонд оплаты труда служащих входят средства, предназначенные для дополнительных выплат (см. рисунок 6)

Анализ действующих законодательных актов показал, что МБУ «МФЦ» обладает правом вносить коррективы в структуру фонда оплаты труда служащих. Иными словами, МБУ«МФЦ» может вносить изменения в состав денежного вознаграждения служащему, что играет ключевую роль в мотивации.
Перераспределяя средства между различными выплатами и вводя новые виды стимулирующих выплат, МБУ «МФЦ» имеет реальную возможность формировать целевые ориентиры для служащих путем грамотного использования экономических мотиваторов.
По данным МБУ «МФЦ» потенциально участвовать в конкурсе на включение в резерв управленческих кадров по данным 2015 г. могут 18 чел. Фонд их оплаты труда за 2015 г. составил 10 110 тыс.руб., из которых 3 336 тыс.руб. – это должностной оклад. Тогда затраты на выплату надбавки за участие в конкурсе на включение в резерв управленческих кадров в размере 10% к должностному окладу составят: 3 336 * 10 % = 334 тыс.руб., а надбавки к должностному окладу за прохождение конкурса на включение в резерв управленческих кадров - 3 336 * 17,5 % = 584 тыс.руб. (минимальный 10%, максимальный – 25%). Всего затрат на выплату надбавок: 334 + 584 = 918 тыс.руб. Для осуществления выплат предлагается использовать средства фонда премий за выполнение особо важных и сложных заданий. В целом же фонд оплаты труда останется без изменений.
Предлагаемое мероприятие не требует дополнительных затрат, так как выплата надбавок осуществляется за счет перераспределения средств фонда оплаты между различными выплатами.
Третье мероприятие касается совершенствования системы повышения квалификации служащих МБУ «МФЦ».
Направление служащего на обучение должно быть основано на оценке его образовании, уровня профессиональных навыков, личностных качеств, опыте работы. В связи с этим в таблице 12 представлена оценка уровня профессиональных знаний, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.
Таблица 12
Бальная оценка профессиональных знаний служащих

---

Перечень знаний	Оценка
	Балы	Характеристика оценки
Знание Конституции РФ применительно к исполнению своих должностных обязанностей, прав и ответственности	9-10 7-8 4-6 1-3	Обладает очень высокими знаниями Обладает высокими знаниями Знания удовлетворительные Знания минимальные
Знание Федеральных законов и нормативных правовых актов применительно к исполнению своих должностных обязанностей	9-10 7-8 4-6 1-3	Обладает очень высокими знаниями Обладает высокими знаниями Знания удовлетворительные Знания минимальные
Знание нормативно-правовых и нормативных актов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления применительно к исполнению своих должностных обязанностей	9-10 7-8 4-6 1-3	Обладает очень высокими знаниями Обладает высокими знаниями Знания удовлетворительные Знания минимальные

По результатам такой оценки выявляются служащие, которым необходимо дополнительное образование, повышение квалификации. Кроме того, необходимо учитывать образовательные потребности служащих. Среди актуальных направлений подготовки служащие МБУ «МФЦ выделяют правовые основы деятельности (указали 56%), основы рыночной экономики (32%), компьютерные информационные технологии (26%), делопроизводство (27%), региональная политика (13%), социальная политика (12%). Также выделяют и такие сферы, в которых проявляются весьма заметные черты специфики конкретной деятельности. Это градостроительство, землеустройство, молодежная политика, жилищное прав.
Оценку уровня знаний рекомендуется проводить до начала обучения с целью определения образовательных потребностей служащего для выполнения служебных функций (в форме тестирования и собеседования с руководителем отдела кадров), на финальном этапе обучения - проводить оценку знаний в форме круглого стола, тестирования, защиты аттестационной работы.
Кроме того, освещение проблем переподготовки внутри МБУ «МФЦ» требует большей гласности. Необходимо заранее информировать работающих о сроках и месте прохождения ими профессионального обучения. По нашему мнению, это даст возможность более четко планировать работу - свою и подчиненных, а также позволит согласовать программу обучения с обучающей
организацией.
На сегодняшний день актуальным направлением совершенствования организации обучения, подготовки и переподготовки служащих является использование инновационных методов. Необходимо установить и практиковать следующие основные виды развития образовательного потенциала кадров, обеспечивающие перманентность обучения:
систематическое самостоятельное обучение кадров (самообразование) по индивидуальному плану, утверждаемому непосредственными руководителями и выполняемыми под их контролем;
участие не реже одного раза в месяц в постоянно действующих семинарах по социально-экономическим и другим вопросам как по месту служебной деятельности, так и в других организациях, в том числе принадлежащих к негосударственному сектору экономики;
краткосрочное (по мере необходимости, но не реже одного раза в год) обучение по месту службы или в учебных заведениях системы повышения квалификации;
среднесрочное (сроком от 3 до 6 месяцев) обучение в целях получения специализации по специальности «государственное и муниципальное управление» для тех, кто имеет непрофильное образование в качестве базового, и наоборот;
переподготовка - получение новой специальности по профилю деятельности учреждения в специализированных институтах переподготовки специалистов, а также на соответствующих факультетах вузов.
Таким образом, в целях совершенствования системы дополнительного обучения, повышения квалификации служащих МБУ «МФЦ» рекомендовано:
1) при составлении плана обучения на год учитывать результаты оценки образовании, уровня профессиональных навыков, личностных качеств, опыта работы служащего;
2) на финальном этапе обучения проводить оценку знаний в форме круглого стола, тестирования, защиты аттестационной работы;
3) использовать инновационные методы обучения,подготовки и переподготовки служащих, в том числе дистанционные.
Общий бюджет на реализацию предлагаемых мероприятий составляет 321,00 тыс.руб. (1,00 + 320,00).

3.2.Оценка социально-экономической эффективности проектных
мероприятий
Для оценки экономической эффективности предлагаемых мероприятий необходимо сопоставить затраты на их реализацию и предполагаемый экономический эффект.
Внесение изменений в порядок формирования кадрового резерва требует дополнительных затрат в размере 1 тыс.руб.
Внесение изменений в действующую формулу расчета переменной части оплаты труда служащих дополнительных затрат не требует, так как финансирование происходит за счет перераспределения средств по статьям затрат в рамках утвержденного ФОТ.
Внедрение методики оценки уровня образования, профессиональных навыков, личностных качеств, опыта работы служащего при составлении плана обучения предусматривает, что затраты на обучение составят 321 тыс. руб., или в среднем по 5,00 тыс.руб. на одного служащего. В 2015 г. на обучение и повышение квалификации служащих в рамках утвержденного бюджета было затрачено 307,68 тыс.руб., то есть планируется увеличение затрат на 13,32 тыс.руб. (321,00 – 307,68), или на 4,33 %.
Таким образом, дополнительные затраты составляют: 1,00 + 13,32 = 14,32 тыс.руб. Финансирование дополнительных расходов предполагается за счет перераспределения структуры расходов МБУ «МФЦ» в рамках закрепленных полномочий.
Экономическая эффективность предлагаемых мероприятия связана, в первую очередь с сокращением затрат на поиск кадров, а также с исключением потерь, связанных с назначением на должность служащих, не соответствующих предъявляемымтребованиям.
На сегодняшний день общая численность сотрудников МБУ «МФЦ» составляет 64 чел. В 3 квартале 2015 г. 2 чел. было принято в порядке замещения должностей. В среднем на замещение одной вакансии служащего затрачивается около 7 тыс.руб. (публикация объявлений, проведение тестирований, собеседований). Итого затраты составили: 2 * 7 = 14 тыс.руб. Совершенствование кадровой работы позволит исключить эти затраты, что является финансовой выгодой.
Для оценки эффективности предлагаемых мероприятий используем показатель ROI «Доход от инвестиций».
ROI = Финансовая выгода / Бюджет затрат (3)
ROI = 14 / 13,32 = 1,05.
Величина ROI больше единицы, то есть результат превышает расходы, следовательно, затраты на совершенствование системы мотивации персонала МБУ «МФЦ».
Социальный эффект от внедрения мероприятий следующий:
обеспечение возможности развития карьеры персонала, а, следовательно, повышение его мотивации и лояльности;
качественное обеспечение МБУ «МФЦ» подготовленными сотрудниками, готовыми в случае необходимости вести не только свой участок работы, но и другие — по смежным направлениям;
снижение текучести кадров.
Таким образом, можно сделать вывод, что предлагаемые мероприятия по повышению эффективности трудовой мотивации работников МБУ «МФЦ» эффективны.

 

---