Файл: «Методы и средства проектирования информационных систем».pdf

Рисунок 27. Заявки

Это лишь малая часть, которую можно сделать в программах, но даже эта часть существенно облегчит работу в команде. Задачи теперь не надо ставить устно и сотрудник ни когда не скажет, теперь что эту задачу ему не ставили или он забыл.

Бумажная работа более трудоемкая и труда затратная, но теперь ее можно заменить компьютерными технологиями, все документы, письма могут храниться в электроном виде и только самые ценные в бумажном виде. Но не стоит забывать о безопасности электронных документов нужно регулярно создавать резервные копии и хранить их отдельно. Даже при помощи программ организация все равно должна составлять регламенты на трудные процессы и следовать им.

Заключение

В курсовой работе мы затронули важную тему разработка регламента для процесса «Управление документооборотом» многие руководители игнорируют этот регламент, т. к. считаю не таким уж важным для организации. А на деле получается, что это самый важный процесс в организации, если руководитель составит регламент, и сотрудники будут ему следовать, то очень многих проблем можно избежать таких как потеря важных документов, не укладывание в сроки, а следовательно потеря клиентов и спад заработка организации.

Но в таком на первый взгляд простом процессе есть свои правила и «подводные камни», которым следует придерживаться, ведь они не выдуманы просто так, а напротив проверены временем. Правил управлением документооборотом очень много, иногда даже организации создают свои, которые помогают улучшить работу в разы. Мы разобрали основные правила документооборота и разобрались что такое документооборот в целом.

Разобрали регламент и как его составить на процесс документооборот. Регламент – это документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы, которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов. Другими словами это сводка инструкций на процессы, которые возникают при ходе работы, в регламенте пишется все в мельчайших подробностях, чтобы не возникало дополнительных вопросов, а было все «прозрачно» и четко.

Если регламент составляется в крупных компаниях, то его можно разослать по всем филиалам и быть уверенным в том, что в любом филиале работа идет слажено и без ошибок. Регламенту нужно уделить достаточно времени ведь он составляется не на один год, нужно придумать такую схему работы, чтобы она не «рухнула» при мельчайшей поправки в работе процесса.