Файл: «Методы и средства проектирования информационных систем».pdf

Введение

Любая организация начинается с документов и процесса именуемого как документооборот. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Что бы управлять документооборотом существует процесс под названием управление документооборотом. Это очень сложный и трудоёмкий процесс, в котором при не слаженной работой сотрудников может случиться полная неразбериха в документах, которая приведет к понижению производительности организации.

Как и для каждого процесса в организации для процесса управление документооборота разрабатывается регламент процесса. Регламент процесса — документ, определяющий последовательность выполнения работ, их исполнителей, результаты каждой работы и всего процесса в целом. В регламенте будут описаны все требование к процессу в соответствии требований данной организации, будут выставлены сроки и порядок выполнение работ, а также будут назначены сотрудники ответственные за выполнение всех пунктов регламента.

Документооборот – это важный процесс для любой организации и пусть принципы организации процесса документооборота известны всем руководителем организаций, но, увы, часто нарушаются. Таким образом, правильная разработка регламента выполнение процесса «Управление документооборотом» является залогом эффективной работы организации. Этим обусловлена актуальность данной курсовой работы, так как чем более эффективно и рационально разработан регламент процесса, тем будет более качественно и, соответственно, более слаженно выполнена работа организации.

Целью выполнения курсовой работы является поэтапная разработка регламента процесса, рассмотрение часто допускаемых ошибок руководителями организаций, рассмотрение различных программ для упрощения управление документооборота.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- Изучить основные правила управлением документооборота в организации;

- Изучить основные правила разработки регламента;

- Разработать регламент процесса «Управление документооборотом»;

- Разобрать несколько вспомогательных программ в организациях по уравнению документооборота;

Глава 1. Теоретическая часть.

1.1 Управление документооборотом в организации.

Часто в организациях допускаются серьезные ошибки в документообороте, что часто приводит к потере важных документов и писем. Основное правило к управлению документообороту - в организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. По статистики если на предприятии есть несколько каналов поступление входящих документов, то большинство писем и документов будет теряться. Поэтому в организации должна быть соответствующий отдел – канцелярия, которая будет отвечать за все входящие документы и регистрировать их.

---

Порядок документооборота в организациях можно поделить на несколько этапов:

• Прием и обработка документов;
• Регистрация документов (каждому документу присваивается определённый регистрационный номер в соответствии с регламентом);
• Распределение документов внутри организации;
• Обработка документов (исполнение или отправление ответов на соответствующие входящие документы)

Рассмотрим типы документов, которые чаще всего используются в организациях и их характеристики. В разных организациях и предприятиях может использоваться до 500-600 типов документов. Но основных и лавных только 3 их мы и рассмотрим:

• Входящие – это документы, которые пришли из внешнего мира. Многие входящие документы требуют ответа другими словами исходящих документов, о которых чуть позже также ответить на входящий документ нужно в срок, который установлен во входящем документом или же в соответствии с регламентом организации;
• Исходящие – это зачастую ответы на входящие документы, которые требовали ответа, но исходящие также могут формироваться на основе внутренних документов организации, а некоторые могут быть запросом на входящие документацию, в котором тоже можно указать срок исполнение запроса в соответствии с регламентом;
• Внутренние – это документы, которые формируют работу в организациях, необязательно все внутренние документы должны проходить через канцелярию, очень часто через канцелярию проходят только важные и крупные документы или же документы которые порождают исходящие;

Типов в документообороте может быть очень много, все зависит от размера организации и объема поступления документов. Мы же рассмотрим только эти три типа входящие, исходящие и внутренние. В независимости от типа документа у него должны быть некоторые атрибуты, без которых документ не будет считаться документом. Основных атрибутов всего 4:

1. Регистрационный номер (номер который присуждаются каждому документу в организации и к этому номеру можно вернуться, когда понадобится документ снова);
2. Источник документа (откуда и от кого этот документ);
3. Ответственный за документ (чаще всего это сотрудник, который должен проследить, что бы ответ или выполнение были выполнены в срок или же выполнить этот документ сам);
4. И последние это код документа (этот код присваивается документу, что бы отнести его к определённому типу вопросов решаемых в организации);

Любые документы, которые прошли канцелярию в той или иной степени взаимосвязаны, то есть какой-то документ может ссылаться на другой документ, а тот в свою очередь на другой. На рисунке 1. Взаимосвязи документов представлены взаимосвязи документов в канцелярии.

---

Рисунок 1. Взаимосвязи документов

Приступим к рассмотрению процессов обработки документов в организации. В основном у канцелярии есть главная функция, она должна следить за входными документами иными словами она должна проследить за тем, что бы ни один входящий документ не остался без ответа и не потерялся. Это объясняет и то, что в организациях должен быть только один вход входящей документов т. к. в ином случаи при несколько входов документы будут теряться и их будет трудно контролировать. Также она осуществляет контроль всех сроков исполнение в документах и следит, кто и когда не выполнил эти сроки.

Канцелярия не только транспортирует документы в организации, она также может составить исходящий документ на соответствующий входящий документ, если это не требует вмешательства сторонних инструментов. Так же на основе внутренних документов или же по распоряжению выше стоящих сотрудников они могут составить документы в ответ исходящих или же документ, который породит входящею документацию.

Канцелярия не может выполнять требование в документах ее работа только следить, что бы в документе обороте был порядок, тут вступают в свою роль сотрудники-исполнители. Им ставят сроки в соответствии с регламентом организации или они могут быть указаны во входящем документе сторонней организацией. Канцелярия следит за сроками выполнения, в некоторых организациях в регламенте указывают, что канцелярия несет ответственность за не выполнение сроков или же в регламенте можно прописать, что только сотрудник несет ответственность за сроки, а канцелярия проверяет выполненную работу.

И последние что канцелярия должна делать, это составлять отчеты о проделанной работе вышестоящему руководству. Отчеты делятся на два типа это оперативные и аналитические отчеты. Оперативные отчеты – это получение информации для управления организации. Другими словами это отчет, в котором будет описано, что и до какого срока нужно будет сделать исполнителям. Такие отчеты предоставляются исполнителям и руководству. Сами отчеты могут разделяться на два вида сводные и индивидуальные. Сводные отчеты – это отчеты, которые поступают непосредственно руководителю со списком работ которые на стадии завершение в определённый период времени. Индивидуальные отчеты – это отчеты, которые поступают исполнителям со списком работ, которые нужно завершить за указанный период.

---

Аналитические отчеты – это отчеты уже о проделанной работе за конкретный период времени за месяц, погода, год. Данные отчеты предоставляются непосредственно вышестоящему руководству.

Мы разобрали основные правила управлением документооборота в организации, которые помогут нам в составлении регламента.

• 1. Правила составления регламента.

В предыдущем параграфе мы разобрали, как управлять документооборотом, но не одно предприятие не сможет слажено работать бел регламента. Регламент – это документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы, которые должна предпринимать группа участников для выполнения любого процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов.

При создании регламента организация потратит очень много времени и сил. Ведь регламент это инструкция, которая подразумевает слаженную работу всех в ней описанных сотрудников. Потребуется ни одно собрание, что бы регламент отвечал всем требованием, так же регламент может быть доработан в последующее месяца или года. Что же можно за регламентировать? Например, часто повторяющие процессы, процессы с большим количеством сотрудников, дорогостоящее или важные процессы для организации.

Форму регламента рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Структура регламента должна содержать следующее:

• Название процесса;
• Список людей, которые согласовали этот процесс;
• Назначение и область применения;
• Нормативные ссылки;
• Термины и определения;
• Владелец процесса, входы и выходы процесса;
• Выполнение процесса;
• Управление процессом;
• Ресурсы процесса;
• Документирование и архивирование;
• Порядок внесения изменений;
• Рассылка;
• Лист регистрации изменений;
• Ознакомление сотрудников;

Выше представлен список из 14 пунктов, которые надо описать в любом регламенте любого процесса. Мы не будем, углубляется по каждому пункту отдельно, детально рассмотрим их при написании нашего процесса.

Глава 2. Практическая часть.

2.1 Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»

Любой регламент начинается с титульной страницы. Пример титульного листа представлен на рисунке 2. Титульный лист.

---

Рисунок 2. Титульный лист.

Справа вверху руководитель должен утвердить регламент и поставить дату утверждение с этой даты регламент вступает в силу. Слева после руководителя пишется подразделение в нашем случае это канцелярия. Посередине пишется «РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА» и его название у нас это «Управление документооборотом» ниже подписываются все, кто согласовывал данный процесс. После подписываются те кто разработал и проверил регламент. Титульный лист готов.

После титульного листа в регламенте идут рекомендации по структуре документа, в большинстве случаев это оформление регламента. Пример рекомендаций представлен на рисунке 3. Рекомендации по структуре документа.

Рисунок 3. Рекомендации по структуре документа.

Таких рекомендации может быть несколько все это делается для того что регламент может, составляется в главном офисе организации и после его утверждения рассылаться по филиалам те в свою очередь должны разобрать регламент и следовать ему.

Следующим пунктом в регламенте является назначение и область применения, пример его написания представлен на рисунке 4. Назначение и область применения.

Рисунок 4. Назначение и область применения

В нашем процессе будет следующее -

1.1 Настоящий регламент процесса устанавливает порядок выполнения «Процесса управление документооборотом» и предназначен для:

а) управлением документацией в организации в соответствии требованием нормативных документов;

б) постоянного улучшения процесса и качества выполнения работ.

1.2 Требования настоящего регламента процесса распространяются на все функции и работы, выполняемые в ходе выполнения “Процесса управление документооборота” далее «процесса» в канцелярии.

Далее идут нормативные ссылки, пример представлен на рисунке 5. Нормативные ссылки.

Рисунок 5. Нормативные ссылки.

В этом пункте регламент может ссылаться на документы организации, которые были приняты раньше.

Далее следуют термины и определение, пример заполнения этого пункта представлен на рисунке 6. Термины и определения.

Рисунок 6. Термины и определения.

Этот пункт также ознакомительный, как и рекомендации. Также регламент составляется не на один год, но он проверяется каждый год, с проверкой следуют ли регламенту сотрудники или же он уже устарел и требуется новый. Сотрудник может уже уволится и на его место придет новый, который не подозревает, какие термины и сокращение использовали при создании регламента, поэтому, этот пункт важен и его нельзя игнорировать.

---