Файл: Основные понятия и определения моделирования бизнес-процессов.pdf

Введение

Создание новой или модернизация действующей информационной системы предполагает точное и полное описание предметной области, в которой планируется информатизация бизнес-процессов. Это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Дело в том, что никто из сотрудников, включая руководителя, не может полностью и достаточно подробно описать бизнес-процессы организации. Для адекватного описания функциональности организации нужно аккумулировать знания многих людей в единой модели.

Такая модель может помочь найти слабые места в организации бизнеса и явиться основой для оценки стоимости производства продукции или обслуживания клиентов. Вполне естественно, что реинжиниринг бизнес-процессов влечет за собой изменение архитектуры информационной системы организации. В конечном итоге модель может служить основой для построения идеальной модели, на базе которой можно осуществить разработку информационной системы.

Целостную и достаточно подробную модель можно получить с помощью методологий структурного анализа, такими как IDEF. Согласно синтаксису IDEF0-модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием какого-либо процесса [^[1]].

Целью курсовой работы является изучение процесса «Транспортная доставка заказов» и разработка регламента выполнения данного процесса.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- дать определение основным понятиям и определениям моделирования бизнес-процессов;

- рассмотреть основные принципы SADT-методология моделирования бизнес-процессов;

- изучить предметную область, касающуюся транспортной доставки грузов, определить исходные данные и результаты задачи. а также роли сотрудников при ее решении;

- рассмотреть существующие инструментальные средства для проектирования бизнес-процессов, провести сравнительный анализ и на основании анализа выбрать наиболее подходящее;

- выявить недостатки существующего бизнес-процесса и предложить свои рекомендации по автоматизации данного процесса.

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Основные понятия и определения моделирования бизнес-процессов

Бизнес-процесс определяется как логически завершённый набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, поддерживающий деятельность организации и реализующий её политику, направленную на достижение поставленных целей.

Бизнес-модель определяется как формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия [^[2]].

Моделирование бизнес-процессов включает следующие цели:

– обеспечение понимания структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;

– обеспечение понимания текущих проблем организации и возможностей их решения;

– обеспечение единого восприятия заказчиками, пользователями и разработчиками целей и задач организации;

– создание основы для формирования требований к программному обеспечению, автоматизирующему бизнес-процессы организации [^[3]].

Модель бизнес-процесса должна определять:

– процедуры (функции, работы), которые необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;

– последовательность выполнения процедур;

– механизмы контроля и управления в рамках рассматриваемого бизнес- процесса;

– субъекты выполнения процедур процесса;

– входящие документы / информацию, используемые каждой процедурой процесса;

– исходящие документы / информацию, генерируемые процедурами процесса;

– ресурсы, требующиеся для выполнения каждой процедуры процесса;

– документацию / условия, регламентирующие выполнение процедуры;

– параметры, характеризующие выполнение процедур и процесса в целом[^[4]].

Рассмотрев основные понятия и определения в моделировании бизнес-процессов, подробно изучим бизнес-процесс

1.2 Описание предметной области. Постановка задачи

Рассмотрим анализируемый бизнес-процесс «Транспортная доставка заказов» на предприятии, основной деятельностью которой является предоставление услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом.

Деятельность транспортной компании осуществляют:

- водители, выполняющие доставку груза с места отправления до места назначения,

- автомеханики, ответственные за исправность транспортного средства,

- диспетчеры, регулирующие и формирующие транспортную сеть и маршрут;

- администраторы, принимающие заказ на доставку о клиента,

- бухгалтер, контролирующий своевременное отражение факта исполнения доставки на предприятии (оплата заказа, списание ГСМ, расчет заработной платы и прочее);

- юрист, ответственный за юридическую чистоту ведения бизнеса, а также представляющий интересы предприятия в суде;

- директор, контролирующий работу всех выше описанных сотрудников.

Ведение бизнеса любой транспортной компании предполагает такие направления деятельности:

- организация перевозок, который подлежит анализу и автоматизации;

- Оперативный учет – это учет ГСМ, учет деталей для ремонта автомобилей, учет по оплате штрафов ГИБДД, учет других материальных ценностей, необходимых для работы компании. Бизнес – процессы данного направления в компании выполняют: бухгалтер, администратор, управляющий директор.

- Направление бухгалтерского учета, предполагает ведение и сдачу бухгалтерской отчетности в налоговые органы. Бизнес-процессы данной деятельности выполняет соответственно бухгалтер организации.

- Маркетинговое направление – это обширный блок действий направленных на: всевозможную рекламу компании; ведения переговоров с партнерами и конкурентами компании; заключение договоров с администрацией города и представителями бизнеса. Изучение текущих возможностей и стратегий конкурентов. Установление равновесной цены на услуги компании. Бизнес-процессы маркетингового направления выполняет директор.

- Юридическое направление деятельности, включает в себя решения возникающих вопросов с надзирающими органами, а также защиту интересов компании в суде. Задачи данного направления выполняет юрист компании.

- поддержание уровня технической базы. Бизнес транспортной компании связан с постоянными мелкими и средними ДТП. Для того чтобы оперативно производить ремонт автомобилей и содержать их в привлекательном виде выполняется работа по поддержанию уровня технической базы компании. Задачи данного направления деятельности выполняют автомеханики и администратор организации.

Процесс организации перевозок предполагает, непосредственно осуществление перевозок заказов клиентов (габаритных и негабараитных грузов) по направлению диспетчера, либо без него (в редких случаях).

Бизнес-процесс «Транспортная доставка заказов» данного направления в организации выполняют: водители, диспетчеры, администратор.

1. Водители осуществляют перевозку заказа.

2. Диспетчеры «связывают» водителей и клиентов.

3. Администратор контролирует и координирует работу.

В должностные обязанности администратора транспортной компании входит:

- контроль своевременного и качественного исполнения заказа по доставке груза;

- контроль взаиморасчетов с клиентами по подтвержденным заказам;

- минимизация простоев транспортных средств, вышедших на смену;

- подготовка отчетной документации по результатам исполнения заказов, поступивших в транспортную компанию;

- решение внештатных ситуаций, препятствующих исполнению заказов по доставке грузов.

В должностные обязанности диспетчера транспортной компании входит:

- прием заявок на услуги доставки заказа;

- предоставление полной информации об услугах транспортной компании при личном общении с клиентом по телефону;

- составление графика исполнения заказов клиентов, поступивших в транспортную компанию;

- составление маршрутных листов для водителей, учитывая загруженность транспортных средств графика смен водителей;

- контроль над соблюдением сроков выполнения подтвержденных заказов клиентов, поступивших в транспортную компанию;

- контроль качества обслуживания клиентов;

- урегулирование конфликтных и нестандартных ситуаций.

В должностные обязанности водителя транспортной компании входит:

- способствует технически исправному состоянию транспортного средства (ТС);

- управляет ТС, обеспечивая максимальную сохранность ТС, имущества, расположенного в нем, заказам;

- регулярно проходит техническое обслуживание и ремонт ТС в сервисном центре;

- выполняет поручения диспетчера, изучает особенности маршрута движения перед выездом;

- вносит информацию в транспортные листы: маршруты движения, преодоленные дистанции, расход горюче-смазочных материалов.

- предоставляет установленную документацию в определенный срок бухгалтеру.

Входная информация:

- заявка клиента на перевозку груза;

- данные о состоянии транспортных средств,

- график работы водителей.

Реквизиты заявки включают все личные данные клиента, а также всю необходимую информацию о характере и размера груза, месте назначении, сроках поставки. Клиент может собственноручно заявки заполнить заявку

Данные о состоянии исправных транспортных средствах передают диспетчеру до начала смены автомеханик.

График работы водителей составляется администратором на основании приказов о приеме на работу и установленных рабочих сменах на каждого водителя.

Вышеперечисленная входная информация служит для составления маршрутных карт на перевозку грузов, исполнения заказов, а также документального подтверждения списания ГСМ.

Управляющей информацией данного процесса являются:

- регламент по списанию норм ГСМ на определенное транспортное средство;

- транспортная сеть города в текущий момент времени.

Выходная информация:

- график исполнения заказов (составление маршрутной карты);

- различные аналитические отчеты:

а) исполненные заказы;

б) маршрутная карта;

в) заказы в работы;

г) списание ГСМ на ТС.

Изучив предметную область бизнес-процесса, для построения адекватной и корректной модели бизнес-процесса, которая успешно прослужит компании длительное время, следует выбрать инструментальное средство для моделирования бизнес-процессов.

1.3 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

CASE средства используются при создании и разработке информационных систем управления предприятиями. Применительно к моделирования бизнес процессов они могут рассматриваться как инструментарий для совершенствования и непрерывного улучшения работы.

CASE средства (Computer - Aided Software Engineering) – это инструмент, который позволяет автоматизировать процесс разработки информационной системы и программного обеспечения. Разработка и создание информационных систем управления предприятием связаны с выделением бизнес-процессов, их анализом, определением взаимосвязи элементов процессов, оптимизации их инфраструктуры и т.д. Основной целью применения CASE средств является сокращение времени и затрат на разработку информационных систем, и повышение их качества [^[5]].

Для моделирования бизнес-процесса будем использовать наиболее популярные программные продукты, представленные на рынке информационных технологий:

- Microsoft Visio;

- ERWin;

- Rational Rose.

Компания Microsoft включила в свою систему создания бизнес-диаграмм и схем Microsoft Visio специальные средства для описания бизнес-процессов и организационной структуры компании [^[6]].