Файл: «Разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов»».pdf

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться [7]:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1. Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
	2	5	4	3

---

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим осуществление бизнес-процесса транспортной доставки товаров. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Управление процессом осуществляется согласно регламентам и должностным инструкциям, механизмом процесса является менеджер по логистике. Входом процесса является товар, выбранный покупателем. Выходом процесса является доставленный заказ и раскомплектованный заказ.

Процесс доставки товаров включает в себя следующие этапы обработки заказа:

1. Комплектацию заказа.
2. Упаковку заказа.
3. Доставку заказа.
4. Возврат заказа.

Декомпозиция процесса представлена на рисунке 2.

На рисунке 3 представлена декомпозиция процесса комплектации заказа. Менеджер осуществляет проверку наличия товарных позиций на складе организации, если товар есть в наличии, все позиции заказа комплектуются. Менеджер оформляет сопроводительную документацию, в которую входит договор купли-продажи и накладная на выдачу товара со склада.

На рисунке 4 представлена модель процесса упаковки заказа. В зависимости от вида товарных позиций подбирается упаковочный материал. Товар упаковывается в упаковочный материал, к нему прикладывается сопроводительная документация. Товар и документация упаковывается в коробки и передается для доставки.

---

На рисунке 5 представлена модель процесса отправки товара.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса доставки товаров

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса

Рисунок 3. Модель бизнес-процесса комплектации заказа

Рисунок 4. Модель процесса упаковки товара

Рисунок 5. Модель процесса отправки заказа

В зависимости от габаритов заказа, менеджер по логистике осуществляет выбор транспортного средства, на котором будет доставляться заказ. Затем выбирается водитель, категория которого подходит для вождения выбранного транспортного средства. Затем осуществляют загрузку транспортного средства. Менеджер по логистике регулярно отслеживает следование транспортного средства маршруту до тех пор, пока машина не доставит груз в пункт выдачи заказов.

На рисунке 6 представлена модель возврата товара. Заказ хранится в пункте выдачи товара в течении ограниченного срока. Если покупатель не забрал заказ, его возвращают отправителю. Когда заказ поступает отправителю, менеджер по логистике осуществляет раскомплектацию заказа, проверяет соответствие товарных позиций сопроводительной документации и передает товар на склад.

Рисунок 6. Модель процесса возврата заказа

1. Практическая часть
2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Деятельность по доставке товаров транспортными средствами включает в себя ряд этапов:

1. Комплектация заказа.
2. Упаковка заказа.
3. Доставка заказа.
4. Контроль доставки заказа.
5. Обработка возврата заказа.

На текущий момент в организации отсутствует учет выполнения заказа. Поэтому у руководителя отсутствует возможность самостоятельно проверить выполнение заказа. Для этого приходится связываться с персоналом и уточнять в какой стадии находится заказ.

Также отсутствует система распределения заказов по ответственным лицам. За доставку каждого заказа отвечает менеджер по логистике. Он контролирует следование транспортного средства, которым доставляется заказ, заданному маршруту. Если следование маршруту нарушено, менеджер вносит изменения в маршрут и координирует действия водителя. Заказы распределяются менеджерами самостоятельно. Тот сотрудник, у которого есть свободное время, берет заказ. Поэтому нагрузка распределяется на персонал неравномерно.

---

В случае, когда один сотрудник заболел или ушел в отпуск, сотруднику, который приступает к выполнению его заказов, приходится тратить время на ввод в курс дела.

К каждому заказу прикладывается сопроводительная документация, которая формируется менеджерами вручную. Это требует больших временных затрат и внимания, поскольку при допущении ошибок приходится заполнять бланк документа заново.

Поскольку все документы (договор купли-продажи, накладные и т.д.) представляют собой бумажные носители, документооборот процесса обладает рядом недостатков [8]:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
3. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
4. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы.

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных о сотрудниках. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела логистики. Использование единого хранилища данных о заказах предоставит организации следующие преимущества:

1. Полный учет процесса доставки товара: от комплектации до вручения клиенту или возврата на склад.
2. Доступ к деталям выполнения заказа в режиме реального времени.
3. Полная информация о транспортных средствах компании.
4. Полная информация о водителях компании.

К хранилищу данных должно быть разработано программное обеспечение, которое позволит осуществлять следующие функции:

1. Автоматическое распределение заказов по менеджерам.
2. Возможность отслеживания нагрузки на персонал.
3. Формирование отчетности.

Помимо этого, для устранения недостатков бумажного документооборота необходима возможность формирования документов: договоров купли-продажи и накладных. Документы должны содержать данные о позициях заказа, которые будут браться из хранилища данных.

1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим осуществление бизнес-процесса транспортной доставки товаров после внедрения информационной системы. На рисунке 7 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Управление процессом осуществляется согласно регламентам и должностным инструкциям, механизмами процесса являются менеджер по логистике и информационная система. Входом процесса является товар, выбранный покупателем. Выходом процесса является доставленный заказ и раскомплектованный заказ.

---

Процесс доставки товаров включает в себя следующие этапы обработки заказа:

1. Комплектацию заказа.
2. Упаковку заказа.
3. Доставку заказа.
4. Возврат заказа.

Декомпозиция процесса представлена на рисунке 8.

На рисунке 9 представлена декомпозиция процесса комплектации заказа. Менеджер осуществляет проверку наличия товарных позиций на складе организации, если товар есть в наличии, все позиции заказа комплектуются. Менеджер распечатывает сопроводительную документацию, в которую входит договор купли-продажи и накладная на выдачу товара со склада.

На рисунке 10 представлена модель процесса упаковки заказа. В зависимости от вида товарных позиций подбирается упаковочный материал. Товар упаковывается в упаковочный материал, к нему прикладывается сопроводительная документация. Товар и документация упаковывается в коробки и передается для доставки.

На рисунке 11 представлена модель процесса отправки товара. В зависимости от габаритов заказа, менеджер по логистике осуществляет выбор транспортного средства, на котором будет доставляться заказ.

Рисунок 7 Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса

Рисунок 9. Модель процесса комплектации заказа

Рисунок 10. Модель процесса упаковки заказа

Рисунок 11. Модель процесса отправки заказа

Затем выбирается водитель, категория которого подходит для вождения выбранного транспортного средства. Далее осуществляется загрузку транспортного средства. Менеджер по логистике регулярно отслеживает следование транспортного средства маршруту до тех пор, пока машина не доставит груз в пункт выдачи заказов.

На рисунке 12 представлена модель возврата товара. Заказ хранится в пункте выдачи товара в течении ограниченного срока. Если покупатель не забрал заказ, его возвращают отправителю. Когда заказ поступает отправителю, менеджер по логистике осуществляет раскомплектацию заказа, проверяет соответствие товарных позиций сопроводительной документации и передает товар на склад.

---