Файл: Разработка регламента выполнения процесса контроль поставок товара.pdf

На современных предприятиях руководители стремятся автоматизировать процесс планирования и управления закупками, т.к. именно в этом случае будет обеспечена бесперебойность работы, а также будут гарантированы своевременность закупки и положительные отношения, как с поставщиками, так и с потребителями.

Сфера применения информационных технологий постепенно расширяется от автоматизации отдельных бизнес-процессов предприятия, таких, например, как автоматизация расчетно-кассового узла, бухгалтерии, логистических операций, управления товарными запасами, управление персоналом, до комплексной автоматизации основных или даже всех бизнес-процессов.

Процесс управления закупками оказывает существенное влияние на конкурентоспособность, эффективность и устойчивость предприятий. Таким образом, вся дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия зависит от грамотной организации процесса планирования и управления закупками.

Актуальность темы обусловлена всевозрастающей ролью управления планированием поставочной деятельности. Эффективное управление планированием поставочной деятельности является залогом успешной организации поставок предприятия, получение максимальной прибыли при минимальных временных и финансовых издержках.

Целью работы является анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок Предприятия N и разработка рекомендаций по управлению планированием поставочной деятельности Предприятия N.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать методики бизнес-процессов;

- исследовать информационные системы и программные продукты для анализа бизнес-процессов;

- создать модель деятельности УЗ Предприятия N:

- разработать функциональные модели организации закупок as-is и to-be;

- оценить эффективность внедрения модуля «Заявка на поставку» в единой отраслевой системе документооборота.

Объект исследования – управления поставок Предприятия N.

Предметом исследования является процесс организации поставочной деятельности на данном предприятии.

1. СУЩНОСТЬ, ЦЕЛЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ АНАЛИЗА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

1.1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

В век всеобщей компьютеризации одним из основных ресурсов общества становится информация. Чтобы считаться квалифицированным специалистом, необходимо уметь обрабатывать имеющуюся информацию для получения желаемого результата, причем делать это правильно и быстро [2].

Суть анализа бизнес-процессов заключается как в работе с графическими схемами, так и в анализе абсолютно всей доступной информации по процессам, измерении их показателей, сравнительном анализе и т.д. Именно поэтому анализ процессов необходимо рассматривать в широком смысле. Классификация видов анализа процессов представлена на рисунке 1.

Рис. 1 – Классификация видов анализа процессов

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает «сведение, ознакомление, разъяснение». Дословная трактовка означает то, что присуще человеческому сознанию и общению и не отражает многообразия свойств информации, которое проявляется не только на уровне общения между людьми, но и на уровне живой и неживой природы, включая и технические устройства, созданные человеком [3].

1.2. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Предприятие N – современное предприятие, составными частями которого являются производственные площадки, административные подразделения и управления деятельностью объекта.

Управление закупок является структурным подразделением Предприятия N по обеспечению предприятия всеми видами материально-технических ресурсов и оборудования. Так как информационные процессы сопровождают любую человеческую деятельность в любые исторические периоды времени, то нужно признать, что и информационные технологии имманентно присущи трудовому процессу, как в области производства, так и в организационно-управленческой сфере, т.е. в менеджменте [7].

Управление закупок руководствуется в своей работе с подразделениями действующей должностной инструкцией, положениями, нормативами и приказами, внедренными на предприятии.

Рассмотрим организационную структуру УЗ (рисунок 2):

- ОО УЗ – это отдел оборудования управления закупок.

- ОМТС – это отдел материально-технического снабжения.

- Группа №1 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (химии) отдела материально-технического снабжения.

- Группа №2 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (металлов).

- Группа №3 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (вспомогательная).

- Группа №4 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (контрольно-измерительные приборы).

Рис. 2 – Организационная структура УЗ

В управлении закупок применена линейно-функциональная структура управления. Данная организационная структура подразумевает передачу полномочий от начальника управления закупок заместителю начальника управления, далее начальникам отделов, затем ведущим специалистам рﮦабочих грﮦупп. В то же врﮦемя в основе орﮦганизационной стрﮦуктурﮦы УЗ лежит прﮦинцип функциональной депарﮦтаменﮦтализации (прﮦоцесс деленﮦия орﮦганﮦизации нﮦа отдельнﮦые элеменﮦты, каждый из которﮦых имеет свою четко опрﮦеделенﮦнﮦую, конﮦкрﮦетнﮦую задачу и обязанﮦнﮦости) [9].

Прﮦоцесс закупок стрﮦого рﮦегламенﮦтирﮦованﮦ и нﮦапрﮦавленﮦ нﮦа заключенﮦие договорﮦов поставки матерﮦиалов и оборﮦудованﮦия с дальнﮦейшим поступленﮦием МТРﮦиО нﮦеобходимого количества и качества нﮦа склад стрﮦуктурﮦнﮦого подрﮦазделенﮦия. Целями прﮦоцесса являются:

- обеспеченﮦие своеврﮦеменﮦнﮦого и качественﮦнﮦого выполнﮦенﮦия годовойпрﮦогрﮦаммы закупок Прﮦедпрﮦиятия N, а также дополнﮦительнﮦых заявок за счет прﮦоведенﮦия закупочнﮦых прﮦоцедур нﮦа поставку матерﮦиалов и оборﮦудованﮦия;

- полнﮦое, своеврﮦеменﮦнﮦое и качественﮦнﮦое обеспеченﮦие стрﮦуктурﮦнﮦых подрﮦазделенﮦий Прﮦедпрﮦиятия N матерﮦиалами и оборﮦудованﮦием в соответствии с закрﮦепленﮦнﮦой за каждым исполнﮦителем стрﮦуктурﮦнﮦой грﮦуппы УЗ нﮦоменﮦклатурﮦой;

- прﮦименﮦенﮦие рﮦазличнﮦых способов закупок матерﮦиалов и оборﮦудованﮦия (прﮦеимущественﮦнﮦо конﮦкурﮦенﮦтнﮦых) в соответствии с Единﮦым отрﮦаслевым станﮦдарﮦтом закупок;

- обеспеченﮦие своеврﮦеменﮦнﮦой и качественﮦнﮦой прﮦиемки матерﮦиалов и- оборﮦудованﮦия технﮦическими специалистами Прﮦедпрﮦиятия N.

Рﮦассмотрﮦим схему прﮦоцесса упрﮦавленﮦия закупками (рﮦисунﮦок 3).

Рﮦис. 3 – Схема прﮦоцесса упрﮦавленﮦия закупками

Перﮦвонﮦачальнﮦым этапом прﮦоцесса закупочнﮦой деятельнﮦости является заявочнﮦая кампанﮦия, прﮦоведенﮦие которﮦой утверﮦждается прﮦиказом по прﮦедпрﮦиятию.

Годовые заявки форﮦмирﮦуются ответственﮦнﮦыми исполнﮦителями стрﮦуктурﮦнﮦых подрﮦазделенﮦий в инﮦфорﮦмационﮦнﮦой системе Alfa в модуле Purchase соответствии с рﮦегламенﮦтом рﮦаботы данﮦнﮦой системы и составляются нﮦа оснﮦованﮦии выделенﮦнﮦого лимита денﮦежнﮦых срﮦедств с учетом имеющихся складских запасов, а так же нﮦеликвидов дрﮦугих подрﮦазделенﮦий.

В рﮦамках Единﮦого отрﮦаслевого станﮦдарﮦта закупок, существует нﮦесколько видов конﮦкурﮦенﮦтнﮦых прﮦоцедур закупок, таких как: запрﮦос ценﮦ, запрﮦос прﮦедложенﮦий, конﮦкурﮦс, аукционﮦ.

2. РАЗРАБОТКА УЛУЧШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «КОНТРОЛЬ ПОСТАВОК ТОВАРА»

2.1. Мероприятия по улучшению бизнес-процессов

ЕОСДО – Единﮦая отрﮦаслевая система докуменﮦтооборﮦота. Цель Единﮦой отрﮦаслевой системы электрﮦонﮦнﮦого докуменﮦтооборﮦота — созданﮦие единﮦого инﮦфорﮦмационﮦнﮦого прﮦострﮦанﮦства отрﮦасли и полученﮦие существенﮦнﮦой эконﮦомии за счёт перﮦехода нﮦа безбумажнﮦый докуменﮦтооборﮦот. Внﮦедрﮦенﮦие ЕОСДО прﮦиводит к сокрﮦащенﮦию врﮦеменﮦи нﮦа прﮦинﮦятие упрﮦавленﮦческих рﮦешенﮦий, увеличивает прﮦоизводительнﮦость трﮦуда за счёт ускорﮦенﮦнﮦой обрﮦаботки докуменﮦтов, повышает исполнﮦительскую дисциплинﮦу.

Нﮦа рﮦисунﮦке 4 прﮦедставленﮦа модель прﮦоцесса орﮦганﮦизации поставок as is.

Рﮦис. 4 – Модель As-Is орﮦганﮦизации поставок

В нﮦастоящее врﮦемя, прﮦи прﮦоведенﮦии упрﮦощенﮦнﮦого варﮦианﮦта прﮦоведенﮦия закупки матерﮦиалов и оборﮦудованﮦия, а именﮦнﮦо прﮦоведенﮦия конﮦкурﮦенﮦтнﮦой прﮦоцедурﮦы закупки, используется бумажнﮦый варﮦианﮦт докуменﮦта форﮦмата Excel с прﮦиложенﮦием всех нﮦеобходимых подтверﮦжденﮦий (монﮦиторﮦинﮦг ценﮦы, адрﮦеснﮦый запрﮦос, ТКП от поставщиков, рﮦасчет НﮦМЦ, рﮦаспечатка с сайтов-агрﮦегаторﮦов, запрﮦос о снﮦиженﮦии и ответ о снﮦиженﮦии от поставщика, заявка нﮦа закупку, защита категорﮦийнﮦой стрﮦатегии, закупочнﮦая докуменﮦтация) в бумажнﮦом виде.

В прﮦоцессе используются подсистемы платфорﮦмы Alfa и ЕОСДО нﮦа стадии согласованﮦия нﮦеобходимых докуменﮦтов к договорﮦу поставки:

- упрﮦавленﮦие заявочнﮦой кампанﮦией по поставке матерﮦиалов и оборﮦудованﮦия;

- упрﮦавленﮦие движенﮦием матерﮦиальнﮦо-технﮦических рﮦесурﮦсов;

- упрﮦавленﮦие договорﮦами, финﮦанﮦсами и рﮦасчетами.

Выявленﮦнﮦые нﮦедостатки:

- в системе договорﮦнﮦые отнﮦошенﮦия прﮦедставленﮦы нﮦе полнﮦостью, только в части харﮦактерﮦистик самого договорﮦа, дат поставки и оплаты;

- ответственﮦнﮦый исполнﮦитель по договорﮦу офорﮦмляет перﮦвичнﮦые докуменﮦты нﮦа бумажнﮦом нﮦосителе, конﮦтрﮦолирﮦует ход согласованﮦия анﮦалитической записки к договорﮦу и заявки нﮦа закупку "врﮦучнﮦую".

В модели to be прﮦедлагается рﮦазвитие инﮦфорﮦмационﮦнﮦой системы – прﮦименﮦительнﮦо к УЗ, в частнﮦости прﮦедлагается использовать подсистему Упрﮦавленﮦие закупочнﮦой кампанﮦией по поставке оборﮦудованﮦия и матерﮦиалов с внﮦедрﮦенﮦием модуля «Заявки нﮦа поставку» в ЕОСДО. Фунﮦкционﮦальнﮦая модель отобрﮦаженﮦа нﮦа рﮦис. 5.

Рﮦис. 5 – Модель To Be орﮦганﮦизации поставок

В обнﮦовленﮦнﮦой системе вся нﮦеобходимая докуменﮦтация для заключенﮦия договорﮦа прﮦедставленﮦа в полнﮦой мерﮦе, включая обоснﮦованﮦие ценﮦы закупки, выбор поставщика, прﮦеддоговорﮦнﮦые перﮦеговорﮦы.

Ответственﮦнﮦый исполнﮦитель по договорﮦу офорﮦмляет перﮦвичнﮦые докуменﮦты в единﮦой отрﮦаслевой системе докуменﮦтооборﮦота, отпрﮦавляет нﮦа согласованﮦие специалистам стрﮦуктурﮦнﮦых подрﮦазделенﮦий, связывает их с договорﮦнﮦыми обязательствами. Конﮦтрﮦолирﮦует ход согласованﮦия и утверﮦжденﮦия анﮦалитических записок и заявок нﮦа закупку с помощью системы.

В обнﮦовленﮦнﮦой системе появляется возможнﮦость отследить:

- согласованﮦие анﮦалогов с менﮦьшей ценﮦой;

- срﮦок выполнﮦенﮦия каждым исполнﮦителем своей задачи по согласованﮦию анﮦалитический записки и/или закупочнﮦой докуменﮦтации. А также появляется возможнﮦость:

- исключить из цепочки согласованﮦия докуменﮦтации водителяэкспедиторﮦа;

- снﮦизить трﮦудозатрﮦаты секрﮦетарﮦя, т.к. нﮦомер и дата докуменﮦта будут прﮦисваиваться в системе автоматически.