Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Содержание.pdf

На первом этаже офиса расположен контрольно-пропускной пункт (КПП), небольшая выставка продукции. На втором этаже расположены кабинеты: коммерческая служба, технический директор, конструкторская служба, начальник отдела сбыта, архив, коммерческий директор, директор завода, служба развития и качества.

В коммерческой службе имеющиеся телефон, телефон / факс, компьютер оборудованный ,сканером, принтером и модемом (устройство для связывания компьютеров через телефонную линию). Коммерческая служба ведет интенсивный информационный обмен практически со всеми отделами и подразделениями предприятия. При существующей системе коммуникаций существенных отрицательных черт для информационных потоков не отмечено - во всех них присутствует обратная связь и разработана четкая схема сроков подачи необходимой информации в разные отделы [12, С. 348].

Кабинет технического директора оборудован телефоном и компьютером, на котором ведется учет проектов. Технический директор много времени проводит за пределами своего кабинета и застать его или непосредственно, или по телефону довольно сложно. Поэтому возникает потребность дополнить существующий набор средств коммуникации мобильным устройством связи.

Конструкторская служба оборудована телефоном.

В кабинет начальника сбыта имеющийся телефон / факс.

Кабинеты коммерческого директора и директора завода оборудованы телефонами, но как и технический директор они ведут довольно мобильный образ деятельности, особенно директор завода, который много времени проводит в помещении завода. Оба они нуждаются мобильного средства связи.

Служба развития и качества располагает телефон и компьютер.

На третьем этаже расположены следующие кабинеты: начальник экономической службы, экономический отдел, бухгалтер, главный бухгалтер, кассир, заведующий хозяйственной частью, презентационная комната, помощник генерального директора, генеральный директор.

Кабинет начальника экономической службы оборудован телефоном и компьютером.

В экономическом отделе содержится мощный на предприятии компьютер класса Р6 и телефон. Здесь двумя экономистами ведутся сложные расчеты по ценам и заработной плате.

Отдел центральной бухгалтерии расположен в трех кабинетах и ​​соответственно у них имеются:

• бухгалтерия - телефон, компьютер;

• главный бухгалтер - телефон;

• кассир - телефон, компьютер.

Кабинет заведующего хозяйственной частью оборудованы телефоном и копировальным аппаратом, услугами которого пользуются служащие из всех отделов.

Презентационная комната оборудована телевизором и современной презентационной видеотехникой.

Особого внимания заслуживает кабинет помощника генерального директора. Помощник выполняет функцию своеобразного «фильтра» информации поступающей к генеральному директору по всем отделов и внешней среды. Помощник осуществляет предварительную обработку поступившей информации, а для этого и рабочее место оборудовано соответствующим образом: программируемый телефонный аппарат, мощный компьютер, цветной принтер, модем.

В распоряжении же генерального директора есть телефон, компьютер и мобильный телефон (сотовый). Мобильный телефон используется очень интенсивно, потому что генеральный директор много времени проводит в командировках.

Следует отметить, что как для предприятия, было создано не так давно (для производственной отрасли экономики), его структура является достаточно рациональной и эффективной. Это отнюдь не означает, что она полностью самодостаточна и не нуждается в совершенствовании [3, С. 144].

Глава 3. Совершенствование коммуникаций - как средство повышения эффективности коммуникационного менеджмента и управления предприятием

В последние десятилетия в деловом мире по-настоящему осмысленно значения технологических сторон управления - как главной связной звена между целями, принципами руководства и экономическим механизмом. Без технологического обеспечения, которое в результате внедрения компьютеризации должно быть радикально изменены, не могут существенно внедряться в жизнь эффективные решения. Отсюда решительно отвергается взгляд на процедуры, регламенты, документы как на "мелочь", не заслуживает внимания науки и технологии.

На базе развития индустрии информатики, а также использования традиционных технических средств в сочетании с новейшими компьютерными комплексами все шире разворачивается работа по автоматизации управленческой деятельности.

За рубежом, как и в нашей стране, наблюдается существенный разрыв между уровнем автоматизации производства и уровнем управленческой деятельности. В результате темпы роста производительности труда в управлении на два десятичных порядка отстают от темпов роста производительности труда в сфере производства. В связи с этим особую актуальность получает проблема ускоренного развития новых средств автоматизации менеджмента, а также соответствующей современной технологии обработки данных.

Создание организационной автоматизированной системы управления - это путь к общему внедрения новой информационной технологии. Одной из главных задач наряду с разработкой основ экономико-организационного моделирования аппарата управления является рационализация организационных связей и приведения структуры аппарата управления в соответствие с реальными производственными условиями.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач.

Для создания информационной среды необходимо сочетание всех шести функций системы автоматизации, как в управленческом аппарате центра, так и на каждом рабочем месте, а также на предприятиях [11, С. 125].

Современный менеджмент невозможно представить без средств, позволяющих оперативно обрабатывать информацию, необходимую для обоснования и принятия управленческих решений. Высокая сложность и чрезвычайная изменчивость внешней среды требуют соответствующей скорости обработки информационных сигналов. Для этого применяются определенные технические средства, которые помогают сократить затраты времени на технические операции обработки информации и тем самым увеличить его ресурсы на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивной и результативной.

По своему назначению технические средства управления делятся на те, которые позволяют:

- Механизировать отдельные операции;

- Механизировать группы операций и процедур управления;

- Создать систему комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления.

Механизации в первую очередь подлежит бухгалтерский учет, оперативное управление, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров. Технические средства, позволяющие механизировать определенные операции и процедуры, делятся на следующие группы:

1. Средства изготовления документов (пишущие машинки, средства компьютеризированного набора, диктофоны и т.п.).

2. Средства копирования и размножения документов (копировальная техника, микрофильмирования, компьютерные средства обработки и хранения информации).

3. Средства обработки информации (средства автоматизации сбора и анализа данных - компьютерные системы и специализированные АСУ).

4. Средства хранения, группировки и поиска документов (стеллажи, папки, каталоги, компьютерные системы-масивы, базы данных).

5. Средства передачи информации (радио и телефонные средства, автоответчики, селекторы и компьютеризированные средства информации - компьютерные сети).

6. Средства вычислительной техники (механические и электронные вычислительные машины и системы различного уровня сложности)

[17, С. 231].

Простейшие средства организационной техники, предназначенные для работы с бумажным документооборотом, применяются достаточно широко (копировальная техника, различных видов папки и файлы, каталоги и т.д.). Однако сохранение бумажной системы документооборота, как в большом учреждении, так и в учреждениях среднего и малого размера не принесет ощутимого уменьшения расходов на управление и почти не повлияет на его эффективность. Конечно, некоторая часть бумажной системы документооборота является необходимым (внешний документооборот: платежные поручения, договоры, контракты, акты и т.д.). Но использование технических средств только для ускорения работы с бумажными носителями информации - это использование только двух из шести перечисленных функций. Рационально организованная структура технических средств управления должна помочь освободиться от бумажного документооборота внутри организации. Поэтому в последнее время, наряду с простыми устройствами, облегчающими управленческий труд, и средствами оргтехники, которые используются для составления документов, их размножения, обработки, хранения, поиска и передачи, особую популярность приобрели электронные коммуникационные системы и технологии. Для их создания используются компьютеры, компьютерные сети, телефоны и другое оборудование, а также средства программного обеспечения, которые позволяют автоматизировать большинство рутинных операций.

Создание системы комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления может осуществляться в двух направлениях:

а) внедрение электронно-вычислительных систем, разработка экономико-математических методов и моделей и использования их на основе АСУ;

б) применение организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда.

Следует заметить, что применение технических средств управления требует комплексного подхода, учета глубокого анализа технико-экономических показателей управляемой системы. Проблемы эффективного использования технических средств в управлении в наше время вызваны следующими факторами:

- Аппарат управления недостаточно использует организационную технику, что приводит к избыточному количеству управленческих работников;

- Приобретение неоправданно мощной техники приводит к значительному увеличению условно-постоянных расходов и негативно отражается на себестоимости товара;

- Недостаточная квалификация персонала или отсутствие комплексного подхода мешают использовать приобретенные технические средства управления на полную мощность и по своему назначению [9, С. 203].

Следовательно, задача состоит в том, чтобы создать такую ​​модель информационного обеспечения управленческой деятельности в организации, которая бы, с одной стороны, уменьшила затраты времени менеджеров на осуществление рутинных операций, а с другой - отвечала требованиям экономической целесообразности, то есть оптимизировала соотношение "результаты / затраты ".

Для удовлетворения потребностей различных организационных уровней и функциональных сфер менеджмента существуют следующие основные типы информационных систем:

1) операционно-исполнительные;

2) офисные автоматизированные,

3) управленческие информационные системы;

4) системы поддержки решения;

5) системы поддержки выполнения решений;

6) Сеть интернет.

Операционно-исполнительная система - это компьютерная информационная система, выполняющая рутинные текущие операции, необходимые для развития бизнеса и обеспечивает прямую поддержку организации на операционном уровне. Эта система - главный источник информации, используется другими типами компьютерных систем организаций. Примером такой системы является автоматические сканеры в торговых сетях фирмы, которые дают информацию об объемах и ассортимент проданной продукции.

Офисная автоматизированная система задачей облегчить связь и повысить производительность менеджеров и офисных работников благодаря совершенствованию документооборота и передающих процессов. Эта система, кроме селекторной передачи информации, может также включать электронный календарь, телеконференцию, графики и прочее.

Управленческая информационная система - это компьютерная информационная система, постичь повседневную информацию менеджерам среднего и низшего уровней. Она собирает данные, систематизирует их в форме, удобной для работы менеджеров соответствующих функциональных отделов и обеспечивает их ней. Система ориентирована на текущие, операционные направления деятельности и особенно важна в планировании, принятии решений, контроле. Как правило, система заключает информацию по операционно-исполнительным системам для подготовки текущих отчетов, используемых менеджерами для оперативного управления процессами. Например, работник службы маркетинга может из этой системы узнать о подготовке для клиента заказ и дату его отгрузки, операционный менеджер может отслеживать использование материальных ресурсов в процессе изготовления продукции и ее количества [19, С. 175].