Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Каждая организация рассматривается в виде совокупности ее параметров, которые не являются постоянными, а способны изменяться под воздействием управленческих решений и внешней среды компании. Под внешней средой понимают совокупность факторов, которые оказывают воздействие на деятельность компании. Внешняя среда делится на две категории: факторы косвенного (макросреда) и прямого (микросреда) воздействия.

Макросреда включает в себя факторы косвенного воздействия, оказывающие влияние в целом на все организации, действующие в той или иной отрасли. К ним относят факторы, характеризующие развитие национальной экономики в целом.

Микросреда содержит факторы, которые оказывают влияние на деятельность конкретной организации. Эти факторы определяют конкурентоспособность компании по сравнении с другими организациями, осуществляющими деятельность в определенной отрасли. К таким факторам относятся: поставщики ресурсов компании, потребители продукции, работ или услуг, конкурентная среда, а также посреднические организации.

Поставщики ресурсов компании обеспечивают компанию необходимыми материалами, к которым относятся: сырье, расходные материалы, оборудование для производства и т.д. Для обеспечения бесперебойной деятельности организации необходимо осуществлять оперативный учет взаиморасчетов с поставщиками.

Учет взаиморасчетов с поставщиками осуществляется бухгалтерией в соответствии с учетной политикой, принятой в организации. Ведение учета предоставляет руководству организации подробную информацию о состоянии денежных, материальных и трудовых ресурсов организации.

Для упрощения процедуры ведения бухгалтерского учета взаиморасчетов с поставщиками разработаны информационные системы, в которых хранится и обрабатывается информация о финансово-хозяйственной деятельности компании. В информационных системах информация о взаиморасчетах структурируется для удобного представления данных пользователю.

Актуальность выбранной темы обусловлена уровнем развития информационных технологий, применяемых в экономической сфере.

Объектом исследования является процесс учета взаиморасчетов с поставщиками.

Предметом исследования является автоматизация процесса учета взаиморасчетов с поставщиками.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса взаиморасчетов с поставщиками.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Взаиморасчеты с поставщиками осуществляются согласно ведомости или ряду ведомостей. Для каждого поставщика в организации заводится документ, в котором фиксируются финансовые операции. В конце каждого отчетного периода (месяца, квартала, срока окончания договора), бухгалтерией выплачиваются денежные средства, которые отмечаются в ведомостях.

Взаиморасчеты с поставщиками могут иметь следующие формы:

• платёжное поручение;
• расчёты по инкассо;
• чеки;
• аккредитивы;
• векселя [2].

Платёжные поручения используются в тех случаях, когда у получателя товаров или услуг проблем с их оплатой не возникает. При отсутствии денежных средств на расчетном счете организации, платёжное поручение помещается в картотеку банка, с тем чтобы при поступлении таких средств погасить задолженность.

Взаиморасчеты с поставщиками подлежат строжайшему учету, поскольку это необходимо для отчётности перед проверяющими органами. Учет взаиморасчётов с поставщиками позволяет компании определить общее состояние финансов и увидеть их структуру.

Как правило, учет взаиморасчётов ведётся на подробных аналитических счетах бухгалтерского учета, данные которых затем сводятся на синтетических счетах. При этом учет на синтетических счетах ведется в денежном выражении, а учет на аналитических счетах ведётся как в денежных, так и в натуральных показателях [10].

Учет взаиморасчетов с поставщиками ведется по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете обобщается следующая информация:

• полученные ТМЦ, принятые работы и потребленные услуги, включая услуги по доставке и переработке ТМЦ;
• излишки ТМЦ, которые были выявлены при приемке [3].

При осуществлении учета взаиморасчетов в поставщиками счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету ТМЦ, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей.

Входными информационными потоками процесса будут: стоимость ТМЦ, информация о поставщике. Эти данные содержатся в следующих документах: счет на оплату, договор купли-продажи, счет-фактура, накладная.

Выходными информационными потоками будут: сумма задолженности перед поставщиком.

Результатным документом будет являться акт сверки.

1. Характеристика существующих бизнес–процессов

Рассмотрим процесс взаиморасчетов с поставщиками. Для этого осуществим моделирование бизнес-процессов с помощью методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.

Входящими потоками бизнес-процесса проведения расчетов и клиентами являются: товар и выписка с расчетного счета банка. Выходящими потоками являются: договор купли-продажи, накладная, счет-фактура, счет на оплату и сальдо по взаиморасчетам [8].

Управление бизнес-процессом осуществляется согласно законодательству РФ и учетной политики организации. Механизмом бизнес-процесса является бухгалтер-экономист. Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 1.

Процесс осуществляется согласно учетной политике компании. Механизмом процессе является бухгалтер.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Входящими потоками процесса являются: договор на поставку ТМЦ, счет-фактура, накладная и акт выполненных работ. Выходящими потоками бизнес-процесса являются акт сверки и отчет по взаиморасчетам с поставщиками.

Процесс учета взаиморасчетов в поставщиками включает в себя: заключение договора с поставщиком, приходование ТМЦ, формирование отчетности. Компания заключает договор на поставку ТМЦ или предоставление услуг с поставщиком. После того как услуги или ТМЦ предоставлены, происходит их оприходование. В конце отчетного периода осуществляется формирование отчетности, результатом которого становятся акт сверки и отчет по взаиморасчетам с поставщиками. Модель процесса представлена на рисунке 2.

На рисунке 3 представлена модель процесса заключения договора с поставщиком. Компания заключает договор с поставщиком, затем, в процессе согласования, может потребоваться внесение изменений. Изменения к договору также подлежат согласованию. После того как договор согласован, стороны подписывают договор.

На рисунке 4 представлена модель процесса приходования ТМЦ. Бухгалтер осуществляет обработку документов, в которую входит проверка правильности заполнения документов. Затем бухгалтер формирует бухгалтерские проводки для учета поступления ТМЦ. После формирования проводок, бухгалтер вносит записи в книгу учета.

Модель процесса формирования отчетности представлена на рисунке 5. Бухгалтер осуществляет отбор документов в зависимости от поставленной задачи. Затем из выбранных документов отбираются данные для отчета и формируются отчеты.

Рисунок 2. Модель процесса учета взаиморасчетов с поставщиками

Рисунок 3. Модель процесса заключения договора

Рисунок 4. Модель процесса приходования товара

Рисунок 5. Модель процесса формирования отчетности

2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе взаиморасчетов с клиентами участвуют следующие документы:

1. Договор купли-продажи.
2. Счет-фактура.
3. Накладная.
4. Акт выполненных работ.
5. Акт сверки.
6. Отчет о взаиморасчетах

Схема документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Схема документооборота

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса взаиморасчетов с клиентами были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность ведения учета платежей по счетам на бумажных носителях.
3. Высокие временные затраты на формирование отчетности (Отчет по взаиморасчетам).
4. Низкий уровень оперативности данных о финансово-хозяйственной деятельности компании.
5. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Исходя из описанных недостатков, осуществим расчет планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков.

Суммарные трудозатраты на ведение документооборота составляют 2 402 000 человеко-часов ежегодно. Внедрение информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение документооборота на 60%, что составит 960 800 человеко-часов. Снижение уровня трудозатрат на формирование документооборота является значительным, что говорит об обоснованности внедрения информационной системы.

3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению