Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов.pdf

Исходя из изложенного, наиболее рациональным считаю к использованию ERwin Data Modeler. Которая предоставляется бесплатно к исследованию для студентов. Движок программного обеспечения основан на методе IDEF1X.

Бизнес-процесс по транспортной доставке заказа «как есть».

Владелец процесса – это должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. В данном случае это руководитель отдела доставки ООО «Новивешчи».

Выходы процесса – это объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. В данном случае результат это полученный заказ клиентом, реализованной внутреннем отделом доставки организации.

Входы процесса – это ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. Ресурсами для выполнения транспортной доставки заказа являются: заказы (товары), водители категории B, C, пешие курьеры, легковые автомобили, грузовые автомобили, смартфоны, навигационное программное обеспечение на смартфонах.

Для забора товаров от аэропорта водитель грузового автомобиля, имеющий водительские права с категорией C приезжает в складской комплекс, получает накладные от и другой необходимый пакет документов от отдела заказа для того, чтобы забрать товары (груз) от Международного аэропорта Шереметьево имени Александра Сергеевича Пушкина, в дальнейшем водитель едет в аэропорт и забирает товар, после следует обратно в складской комплекс. Предполагается, что водитель занят этим процессом на весь свой рабочий день.

В случае отсутствия накладных от отдела заказа, водитель связывается с логистом отдела доставки. Логист отдела доставки связывается с сотрудником отдела заказа и получает информацию о статусе доставки. Если находятся накладные и иные необходимые документы, то они же передаются водителю, который следует по дальнейшей процедуре. В случае отсутствия накладных по товарам из аэропорта, то логист отдела доставки уточняет информацию о наличии заказов для доставки товаров из складского комплекса в розничные магазины. При их отсутствии рабочий день водителя заканчивается.

По приезду в аэропорт в случае отсутствия товаров или необходимых документов для получения товаров, то водитель грузовика возвращается обратно за получением необходимых документов либо получает задание на доставку товаров для розничных магазинов.

---

Водитель

Грузовой автомобиль

Накладные и иной необходимый пакет документов

Поездка в аэропорт

Забор товаров (заказов)

Доставка в складской комплекс

Рисунок 1. Подпроцесс доставка заказов из аэропорта.

Для доставки товаров из складского комплекса по сети розничных магазинов водитель получает накладные и другой необходимый пакет документов для доставки товаров розничных магазинов. Маршрут доставки заранее построен логистом отдела доставки, а персонал розничного магазина заранее оповещен о доставке логистом отдела доставки.

В случае отсутствия сопутствующих накладных документов, то водителю следует передать эту информацию логисту отдела доставки. Логист отдела доставки связывается и уточняет готовность отправки заказов без накладных. Далее отдел закупок передают накладные уже самостоятельно в розничные магазины во время движения доставки заказа или после.

Предполагается, что если заказ сформирован, то розничные магазины работают и смогут принять заказ от отдела доставки. Если для разгрузки заказа не будет необходимого количества сотрудников розничного магазина, то водитель помогает разгрузить грузовой автомобиль.

После разгрузки водитель следует далее по маршруту, повторяя процесс вплоть до последнего заказа. Сотрудники (грузчики) розничных магазинов имеют ночные смены. Поэтому водитель грузовика может немного задержаться и не будет вынужден возвращаться с грузом обратно. Сверхурочные часы водителя оплачиваются согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации. Логист отдела доставки формирует заказы таким образом, чтобы за один рабочий день водителя успеть доставить все заказы.

Водитель

Грузовой автомобиль c заказами

Накладные и иной необходимый пакет документов

Поездка в розничный магазин при наличии заказа

Разгрузка заказа

Парковка на территории складского комплекса

Рисунок 2. Подпроцесс доставка заказов до розничных магазинов.

Доставка заказа клиентам осуществляется следующим образом:

1. Отдел заказов передает логисту отдела доставки заказы и списки клиентов с их контактными данными для доставки.
2. Логист отдела доставки распределяет заказы по весу и по маршруту между водителями легковых автомобилей и пешими курьерами. При этом настраивается навигационное программное обеспечение на
3. Сотрудники отдела заказов загружают автомобили водителей согласно распределению логиста отдела доставки.
4. Водители/курьеры доставляют товар клиентам, за 45-60 минут до приезда дозвон по смартфону клиенту.
5. Водитель возвращается назад на складской комплекс и заполняет отчетность. В случае отсутствия доставки заказа клиенту, то заказ передается логисту отдела доставки, который пытается самостоятельно дозвониться до клиента в течении того же рабочего дня. Если клиент не выходит на контакт, то заказ передается службе заказов.

---

Руководитель организует процесс, решает возникшие проблемы, которые не могут решить нижестоящие сотрудники, думает над оптимизацией процесса в плане затрат на сотрудников, транспортные средства, вспомогательные средства, оптимизации времени доставки и работы персонала.

В нижеуказанной таблице представлена организация процесса:

Процесс	Ответственный
Получение и разбор заказов	Логист
Разработка маршрутов	Логист
Выполнение доставки	Водители
Отчетность	Водители и логист
Анализ, планирование, оптимизация, отчетность руководству организации	Руководитель отдела доставки

Схема управления процессом «Транспортной доставки заказа» выглядит следующим образом:

Получение и разбор

заказов

Выполнение доставки

Отчетность

Анализ, планирование, оптимизация, отчетность руководству организации

Рисунок 3. Схема управления процессом «Транспортной доставки заказа».

ГЛАВА II. Улучшение процесса транспортной доставки в организации.

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов в организации.

Приведенные схемы организации транспортной доставки имеют ряд положительных качеств, так и недостатков в незапланированных ситуациях, которые могут возникнуть у сотрудников в ходе выполнения своих задач.

Впервую очередь отдел доставки должен знать что он забирает и доставляет, в каком количестве и куда.

Для этого отдел доставки должен иметь возможность видеть электронный документооборот отдела заказов. Если куда-то пропала накладная и сопутствующие документы в виде распечатанного листа на бумажном носителе, то они (накладные и сопутствующие документы) должны существовать в электронном виде. Разработчикам программного обеспечения, которые будут наняты организацией «Новивешчи», должны будут разработать систему взаимоотношений с клиентом (CRM) для организации. В которой в любой момент по формированию заказа отделом заказов он будет виден всем участникам взаимоотношений внутри организаций, которых он будет затрагивать напрямую.

---

Например, сформированный заказ отделом заказа на одежду, обувь из Республики Северной Македонии будет виден головному офису корпорации, так и отделу доставки в Российской Федерации. В этом случае отдел доставки будет видеть когда был сформирован заказ и будет ждать прилёта грузового самолёта. График которого, может оптимизирован по степени продаж в розничных магазинах и интернет-магазина страны.

Также заказ розничным магазином будет виден отделу доставки, и отдел доставки может планировать время к которому водитель должен приехать на работу, неоплачивая ему лишние часы за бездействие во время загрузки товара для развоза в розничные магазины.

Также, водители и пешие курьеры должны будут участвовать в подсчете в количестве и местоположение заказов в фургоне грузового автомобиля, багажнике легкового автомобиля или рюкзаке курьера. Чтобы не приходилось повторно доставлять заказ или забирать его в случае брака по вине службы заказа.

Поломки и ремонт, как и плановый ремонт, обычная практика в использовании дорогостоящей и сложной техники. Сотрудники отдела доставки этим не занимаются, а лишь выполняют предрейсовый осмотр транспортного средства на предмет наличия неисправностей. Для ремонта транспортных средств следует заключить договор обслуживания с профильными организациями, которые выполняют ремонт транспортных средств. Если во время транспортной доставки заказа или по возвращению на складской комплекс случится поломка у автомобиля, то следует вызвать эвакуатор организации, с которой заранее заключен договор обслуживания. В связи с невозможностью доставки заказов, заказы на текущий день переносятся на следующий день путем выезда водителя до станции технологического обслуживания и произвести переброску грузов на другой автомобиль. Логисту нужно запланировать этот маршрут в связи с поездкой от складского комплекса до станции технологического обслуживания и далее выполнение доставки согласно заказам.

Следующая проблема заключается в невозможности выполнения транспортной доставки заказа в случае отказа программного обеспечения мобильного устройства или самого устройства. Для решения этой проблемы, для водителей и пеших курьеров нужно приобрести атлас автодорог Московского региона и транспортную карту для навигации. Такие случаи редки, но лучше быть подстрахованным для ситуации, которая может возникнуть. Сотрудникам рекомендовать иметь личный смартфон с установленным навигационным программным обеспечением и стимулировать приобрести портативные аккумуляторы с необходимыми шнурами для зарядки устройств.

---

Логисту следует постоянно совершенствовать маршрут используя самое современное картографическое программное обеспечение и следя за новостями Московского региона.

Московский регион Российской Федерации как самый быстро развивающейся имеет постоянный прирост улично-дорожной сети, строятся и реконструируются новые развязки, дороги, соединяются новые направления автодорог, строятся новые станции Московского метрополитена и Московских центральных диаметров. Это играет напрямую на пользу логистическому бизнесу, путём сокращения пробега автомобилей, прохождение курьерами пешком, сокращение времени в пути. Это так же влияет напрямую на экологию региона и планеты.

Рекомендуется оптимизировать схему доставки заказа до клиента. Отдел заказа заранее договаривается о самом заказе и назначает дату доставки. В день доставки клиенту на его контактный мобильный телефон и электронную почту приходят сообщения, что заказ отправлен на доставку. Водитель или пеший курьер заранее (ориентировочно за 45 минут до доставки) производят звонок клиенту для подтверждения доставки и оповещения о прибытии через определенное время, для того чтобы клиент был заранее готов принять доставку.

Следующий этап развития доставки должен быть учитывая время доставки клиенту вплоть до определенного времени, например с 08:00 до 12:00, 12:00 – 18:00, 18:00 – 22:00 и т.д. Также, возможна реализация мобильного программного обеспечения, где клиент будет видеть курьера на карте и примерно понимать в какое время стоит ожидать доставки.

Также, в доставке заказов бывают возвраты по какой-либо причине, в частности в бракованном товаре. Требуется использовать отдел доставки для забора товара у клиента или розничного магазина для доставки на складской комплекс и дальнейшей отправки производителю, либо реализации с уценкой. Отдел заказов должен передавать эту информацию логисту отделу доставки, а он уже в свою очередь формирует маршрут с учетом забора бракованных товаров. Требуется разработать инструкцию для водителя, по которой он сможет принять товар на возврат. При наличии самого товара, коробки или упаковки, чека о покупке, который доставляется

вместе с товаром.

Логисту отдела доставки нужно включать в регламент действий помимо настройку маршруту для каждого из курьеров, также проверку наличия баланса на счете корпоративного тарифа SIM-карты. Это нужно, чтобы водитель или пеший курьер всегда был на связи с логистом отдела доставки, клиентами или иными сотрудниками организации.

---