Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий (Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия).pdf

Введение

Торговля - одна из важнейших сфер жизнеобеспечения населения. Она осуществляет связь между производством и потреблением, доводит до потребителя продукцию промышленности и сельского хозяйства, обеспечивает сбалансированность товарного предложения и покупательского спроса. Являясь источником поступления денежных средств, торговля тем самым формирует основы финансовой стабильности государства. В торговле, как ни в одной другой сфере хозяйственной системы, сформировалась богатая конкурентная среда. Система свободного предпринимательства, основанная на самостоятельности и независимости хозяйствующих субъектов, способствовала повышению инвестиционной активности в сфере торговли. В результате чего торговля в настоящее время является одной из важнейших бюджетообразующих отраслевых систем.

Современная жизнь – это жизнь в конкурентном поле, реализуемая или в полноте участия, или под «обстоятельствами». Все мы участники глобальной конкуренции, целью которой является развитие и получение прибыли. На сегодняшний день в секторе розничной торговли книгами существует серьезная конкуренция. Тенденции рынка заставляют магазины работать в условиях постоянного конкурентного соревнования, борьбы за покупателя. Рост физических объемов торговли и расширение ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Растет многообразие издательской продукции, а запросы покупателей становятся все сложнее. Одним из направлений совершенствования работы предприятия является улучшение информационных связей между производителями, поставщиками и потребителями. Таким образом, современная автоматизированная информационная система (АИС) позволит организовать строгий контроль на складах и на местах продаж. Автоматизация учета на предприятиях розничной торговли способствует наращиванию темпов развития бизнеса, увеличению товарооборота, позволяет строить бизнес исходя из точных данных, принимать обоснованные решения в стратегическом планировании. Традиционные решения по информатизации в этой области, как универсальные (типа 1С: Предприятие и Виртуоз), так и специализированные (например, АРМ Издатель), являются достаточно дорогими продуктами, характеризующиеся к тому же малой гибкостью. В отношении же специально разрабатываемой АИС можно выделить такие преимущества, как низкая стоимость системы; профессионально-понятный интерфейс; поддержка качественных библиографических описаний, возможности библиографического поиска, ориентированность на автоматизацию торговой деятельности одиночных магазинов. Важными показателями специальной АИС для книжного магазина также являются ее открытость и модифицируемость – возможность оперативной реализации любых изменений в функциональных требованиях, что является чрезвычайно важным обстоятельством в условиях современного динамичного рынка книжных товаров.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

Характеристика предприятия и его деятельности

Организационно - правовая форма собственности – общество с ограниченной ответственностью. ООО – признается общество, учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставной капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. 

«Алые паруса» основана в 1999 году структурами девелоперской компании ООО «Дон-строй» как диверсификационный проект, возглавила компанию Ольга Блажко, мать совладельца ООО «Дон-строя» Максима Блажко. В том же году был открыт универсам «Первый» в Строгине. В 2001 году около станции метро Щукинская открыт небольшой гастроном; а в 2002 году неподалёку от него в стилобате нового высотного жилого дома (Авиационная, 66) открыт торговый комплекс и супермаркет в нём, оба объекты получили название «Алые паруса» — такое же, как и возведённый ООО «Дон-строем» в то же время жилой комплекс «Алые паруса» (находящийся в Щукине приблизительно в километре от универсама). Оборот трёх магазинов в 2003 году оценивался на уровне $8 млн; торговые точки позиционировались как «элитные» продуктовые магазины для жителей дорогих жилых комплексов (эксплуатируя бренд жилого комплекса «Алые паруса».

Организационная структура управления предприятием

В управлении розничным предприятием выделяют три основных этапа. Это создание организационной структуры, наем персонала и управление им, а также управление операциями (операционный менеджмент), как финансовыми, так и нефинансовыми. При создании организационной структуры розничного предприятия определяют политику и задачи (функции), а также распределяют ресурсы, полномочия, ответственность и вознаграждение для того, чтобы эффективно и результативно удовлетворять потребности целевого рынка, сотрудников и руководства. Потребности, которые должен принимать во внимание розничный торговец при планировании и оценке организационной структуры чрезвычайно разнообразны.

Различные институты имеют разную организационную структуру. У независимой розничной фирмы структура проще, чем у сети. Ей не приходится управлять подразделениями, расположенными вдали от основного магазина, директор-владелец обычно контролирует всех сотрудников, которые имеют свободный доступ к нему и могут без каких-либо препятствий поговорить с ним, если возникают проблемы по работе или личного характера. И наоборот, в торговой сети нужно распределять задачи, координировать многочисленные магазины и применять единые правила для всех сотрудников.

Как правило, розничная фирма терпит поражение, если ее организационная структура не удовлетворяет потребностям целевого рынка, независимо от того, насколько хорошо учитываются потребности сотрудников и руководства. Поэтому организационная структура, направленная на снижение затрат путем централизованных закупок, - в результате чего фирма становится нечувствительной к различиям во вкусах покупателей в разных географических регионах, - наверняка будет неудачной. Многие розничные компании выполняют аналогичные задачи и функции (закупки, ценообразование, выкладка товаров и их упаковка), но организовать выполнение этих функций можно по-разному, сделав основной акцент на потребностях покупателей, сотрудников и руководства.

Организационная структура магазина «Алые паруса» представляет собой иерархию должностей: Директор, непосредственно управляет предприятием в целом. К нему в подчинение входит бухгалтер, продавцы, кассиры, кладовщики магазина. В подчинение бухгалтеру входят помощник бухгалтера. Все новое оборудование, которое приходит на склад, впоследствии, устанавливается в магазине для дальнейшей продажи. Также в магазине работает кассир, который выполняет операции по расчету с клиентами. Кладовщик следит за товаром, который поступает на склад магазина аудио-видео техники. Директор следит за работой сотрудников и подписывает заявления на поставку товар, Бухгалтер следит за поставками товара, подсчитывает количество привезенного и остаток товара в магазине. Продавец продает товар и осматривает товар на наличие брака.

Организационная структура управления компании представлена рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная схема компании «Алые Паруса»

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В рамках данного проекта для автоматизации выбраны следующие функции автоматизированной системы магазина «Алые паруса»:

• Учет кадров.  
• Учет наличия товара  
• Учет поступления товара  
• Учет проданного товара

Функция "Учет кадров" предназначена для поддержки процесса управления персоналом организации.

Эта цель достигается за счет того, что в компьютерной базе данных накапливается информация о сотрудниках, в том числе та, которая в неавтоматизированном режиме собирается работниками отдела кадров и содержится в его трудовой книжке.    

Особенности автоматизированной реализации функции состоят в том, что в базе данных размещаются сведения о контактных телефонах сотрудника, позволяющие обеспечить руководству быструю связь с ним в критических ситуациях.

Ожидается, что автоматизация данной функции позволит повысить быстродействие и снизит трудоемкость получения сведений о сотрудниках за счет использования оперативных запросов к компьютерной базе данных и формирования аналитических отчетов на ее основе.

Функция "Учет наличия товара" предназначена для поддержки процесса управления товара, который уже имеется на складе магазина. Эта цель достигается за счет того, что в компьютерной базе данных накапливается информация о поставленных товарах, поставщиках, количестве и цене.

Особенности автоматизированной реализации функции состоят в том, что в базе данных размещаются сведения о наименовании товара (в том числе код товара), организации поставщика и его контактные сведения.

Ожидается, что автоматизация данной функции позволит повысить быстродействие и снизит трудоемкость получения сведений о поставленных на склад товаров, за счет использования оперативных запросов к компьютерной базе данных и формирования аналитических отчетов на ее основе.

Функция "Учет поступления товара" предназначена для поддержки процесса управления товара, который был заказан магазином у поставщика. Эта цель достигается за счет того, что в компьютерной базе данных накапливается информация о поставленных товарах, поставщиках, количестве и цене. Особенности автоматизированной реализации функции состоят в том, что в базе данных размещаются сведения о наименовании товара.

Ожидается, что автоматизация данной функции позволит повысить быстродействие и снизить трудоемкость получения сведений о поставленных на склад товаров, за счет использования оперативных запросов к компьютерной базе данных и формирования аналитических отчетов на ее основе.

Функция "Учет проданного товара" предназначена для поддержки процесса управления товара, который был продан. Эта цель достигается за счет того, что в компьютерной базе данных накапливается информация о товаре, который был продан данным магазином, о поставщике у которого был заказан данный товар и дате продажи. Особенности автоматизированной реализации функции состоят в том, что в базе данных размещаются сведения о наименовании товара (в том числе код товара), организации поставщика и его контактные сведения.

Ожидается, что автоматизация данной функции позволит повысить быстродействие и снизить трудоемкость получения сведений о поставленных на склад товаров, за счет использования оперативных запросов к компьютерной базе данных и формирования аналитических отчетов на ее основе.

Комплекс задач автоматизации и место решаемой задачи в этом комплексе представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Комплекс задач автоматизации и место решаемой задачи в этом комплексе

Диаграмма позволяет обратить внимание на процессы, автоматизация которых оптимизирует работу торговой точки, а также показывает структуру бизнес-процессов в компании (рисунок 3, 4).

Рисунок 3. Контекстная диаграмма бизнес-процессов компании (IDEF0)

Диаграмма декомпозиции бизнес-процессов центра (IDEF0) приведена на рисунке 4.

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции бизнес-процессов компании (IDEF0)

ИС должна соответствовать требованиям технического задания на ее создание и развитие, а также требованиям нормативно-технических документов, действующих в ведомстве заказчика ИС. Ввод в действие ИС должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным результатам:

• уменьшению времени по учету данных о сотрудниках;  
• уменьшение времени на формирование отчетов, приказов и справок.

Технические средства ИС должны быть установлены так, чтобы обеспечивались их безопасная эксплуатация и техническое обслуживание. 

Требования безопасности устанавливаются в инструкциях по эксплуатации технических средств. Данная информационная система разрабатывается с расчетом на нескольких пользователей – продавца-консультанта и менеджера.