Файл: Налоговые регистры по НДФЛ (Теоретические основы ведения налоговых регистров).pdf

 Доходы группируйте по налоговым ставкам и разносите по разным разделам регистра.

 Структурируйте раздел, в котором отражают вычеты. Их удобнее показывать отдельно по каждому коду. Суммы вычетов, которые полагаются сотруднику и которые предоставлены ему фактически, тоже лучше показывать отдельно.

 Все показатели в регистре (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону). Валютные показатели пересчитывайте по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).

 Заполняется регистр с учетом справочников, утвержденных ФНС России:

• персональные данные человека заполните с помощью справочников «Коды документов» и «Коды регионов»;
• гражданство, адрес и код страны постоянного проживания нерезидентов посмотрите в Общероссийском классификаторе стран мира, который утвержден постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. В отношении налоговых резидентов укажите код России – 643;
• коды доходов и налоговых вычетов смотрите в приложениях 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387.

Налоговые вычеты положены только резидентам в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ).

 Ситуация: как отразить в регистре налогового учета по НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?

 В налоговом регистре отпускные отражайте в том месяце, когда их выплатили.

 В регистре доходы отразите на дату их фактического получения. Дата фактического получения дохода в виде отпускных – это день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника). Поэтому в регистре сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором их выплатили. Так поступайте и в случаях, когда отпуск начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, отпуск закончится в феврале 2016, отпускные выплатили в январе, в регистре всю сумму отпускных отразите в январе 2016 года.

 Это следует из подпункта 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

 Приведем пример, как отразить отпускных в налоговом регистре по НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом.

Организация ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву оклад в размере 15 800 руб. С 25 ноября по 13 декабря ему предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет. Стандартные вычеты ему не положены.

---

20 ноября сотруднику выдали аванс по зарплате за отработанное время в первой половине ноября в сумме 7900 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).

21 ноября Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. – 1300 руб. = 8700 руб.

В тот же день организация перечислила сумму налога (1300 руб.) в бюджет.

Несмотря на то, что отпуск сотрудника закончился в декабре, сумму начисленных отпускных бухгалтер включил в его налогооблагаемый доход за ноябрь.

28 ноября бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату за ноябрь (за период с 1 по 24 ноября) в размере 13 158 руб. С общей суммы зарплаты Кондратьева бухгалтер удержал и уплатил в бюджет НДФЛ – 1711 руб.

Зарплату за вторую половину ноября Кондратьеву выплатили 5 декабря в сумме 3547 руб. (13 158 руб. – 1711 руб. –7900 руб.).

В графе «Ноябрь» регистра налогового учета за год бухгалтер указал сумму отпускных 10 000 руб. с кодом дохода 2012 и сумму начисленной за ноябрь зарплаты 13 158 руб. с кодом 2000.

Ситуация: какой код дохода указать в регистре по НДФЛ при выплате компенсации за неиспользованный отпуск?

Указать код 4800 «Иные доходы».

Коды доходов в регистре указывают в соответствии с приложением 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Однако в этом справочнике нет специального кода для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск. Раньше, разъясняя порядок заполнения формы 2-НДФЛ в отношении таких доходов, налоговая служба рекомендовала использовать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380). Этими рекомендациями можно руководствоваться и в настоящее время.

Ведение регистра налогового учета по НДФЛ

3. Налоговый регистр по НДФЛ

В течение года организации, выплачивающие физическим лицам доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам (выполнения работ, оказания услуг, авторским), должны вести учет этих доходов, а также сумм исчисленного и удержанного с них НДФЛ в регистрах налогового учета.

Налоговый регистр по НДФЛ ведется по каждому физическому лицу в электронном или бумажном виде.

С 2011 г. карточки по форме 1-НДФЛ отменены (п. 16 ст. 2 Закона N 229-ФЗ). И форму налогового регистра по НДФЛ вы должны разработать сами. Он должен содержать все перечисленные сведения (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 2 Письма Минфина от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321):

---

- фамилию, имя и отчество физического лица, его ИНН - при наличии (если ИНН нет, то паспортные данные);

- статус налогоплательщика (налоговый резидент или нет);

- суммы и виды выплаченных доходов и предоставленных налоговых вычетов. Виды доходов и вычетов указываются по кодам, утвержденным ФНС;

- даты выплаты доходов;

- суммы исчисленного и удержанного НДФЛ;

- даты удержания и перечисления НДФЛ;

- реквизиты платежных поручений, по которым удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Пример. Налоговый регистр по НДФЛ

Заработная плата Иванова Ивана Ивановича - 30 000 руб. в месяц, выплачивается два раза в месяц равными частями. Иванову И.И. предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка. 11.01.2017 организация выплатила Иванову материальную помощь - 5000 руб., а 20.02.2017 вручила подарок к 23 февраля стоимостью 590 руб. (включая НДС). Заработная плата перечислена на его счет в банке:

- за январь - 19.01.2017 и 02.02.2017;

- за февраль - 21.02.2017 и 02.03.2017.

НДФЛ с заработной платы за январь перечислен в бюджет 02.02.2017, а за февраль - 02.03.2017.

Таблица 2.1

Налоговый регистр по НДФЛ за 2017 г. Ф.И.О. налогоплательщика: Иванов Иван Иванович ИНН: 771234567891 Статус: резидент
Месяц	Доход			Вычет		НДФЛ
	Сумма, руб.	Дата выплаты	Код	Код	Сумма, руб.	Ставка, %	Сумма, руб. ((гр. 2 - гр. 6) x гр. 7)	Дата удержания	Дата перечисления	Платежное поручение (дата, номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Январь	5000	11.01.2017	2760	503	4000	13	130	11.01.2017	11.01.2017	от 11.01.2017 N 3
	15 000	19.01.2017	2000	-	-	13	1950	19.01.2017 <**>	02.02.2017	от 02.02.2017 N 21
	15 000	02.02.2017	2000	126	1400 <*>	13	1768	02.02.2017	02.02.2017	от 02.02.2017 N 21
Итого за месяц	35 000				5400		3848
Итого с начала года	35 000				5400		3848
Февраль	15 000	21.02.2017	2000	-	-	13	1950	21.02.2017 <**>	02.03.2017	от 02.03.2017 N 39
	590	20.02.2017	2720	501	590	13	0	-	-	-
	15 000	02.03.2017	2000	126	1400 <*>	13	1768	02.03.2017	02.03.2017	от 02.03.2017 N 39
Итого за месяц	30 590				1990		3718
Итого с начала года	65 590				7390		7566

---

--------------------------------

<*> Предоставлять стандартный налоговый вычет на ребенка надо только при выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда точно известно, превысил доход работника, исчисленный нарастающим итогом с начала года, 350 000 руб. или нет.

<**> Несмотря на то что доход в виде зарплаты считается полученным только на последнее число месяца, за который она начислена, удерживать НДФЛ лучше при каждой выплате зарплаты. В ином случае, если во второй половине месяца у работника не будет доходов, облагаемых НДФЛ, удерживать НДФЛ будет не из чего. А перечислять НДФЛ, удержанный из зарплаты за первую половину месяца, нужно вместе с НДФЛ, удержанным из зарплаты за вторую половину месяца.

Организацию могут оштрафовать, если она не ведет регистры налогового учета по НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 120 НК РФ, п. 2 Письма ФНС от 29.12.2012 N АС-4-2/22690):

- один год - на сумму 10 000 руб.;

- несколько лет - на сумму 30 000 руб.

4. Обязательные реквизиты регистра

Регистры налогового учета должны содержать (п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) сведения, которые позволят идентифицировать налогоплательщика;

2) вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;

3) вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;

4) суммы дохода;

5) даты выплаты доходов;

6) статус налогоплательщика;

7) даты удержания и перечисления налога в бюджет;

8) реквизиты платежных документов на перечисление налога.

Прокомментируем некоторые реквизиты.

Суммы дохода

Суммы дохода следует указывать в том размере, в каком они были начислены, то есть без их уменьшения на вычеты. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 и ФНС России от 13.10.2011 № ЕД-4-3/16950@.

Дата выплаты дохода

В отношении даты выплаты доходов необходимо отметить следую­щее. НК РФ не содержит такого понятия, как «дата выплаты доходов», в ст. 223 НК РФ определены только даты фактичес­кого получения доходов. Вопрос: какую именно дату следует занести в регистр?

В письме Минфина России от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 говорится, что при выплате заработной платы на карточные банковские счета работников в регистре нужно указывать дату, когда организация перечислила денежные средства. В письме финансового ведомства от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 отмечено, что в регистрах должны фиксироваться даты фактического получения налогоплательщиком дохода, определяемые в соответствии со ст. 223 НК РФ.

---

В более позднем письме от 18.04.2014 № 03-04-06/17867 Минфин России подчеркнул, что датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за которые налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда. Однако указание в регистре даты выплаты дохода, по мнению финансового ведомства, не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Думаем, что это разъяснение и стоит принять к сведению.

При указании статуса налогоплательщика в налоговом регистре целесообразно будет использовать ту же кодировку, что и в справке 2-НДФЛ. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, ставится код 1, для лиц, не являющихся налоговыми резидентами, ставится код 2. В случае, когда налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», указывается код 3 (п. 2.3 Рекомендаций по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). При этом период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за рубеж для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.

Если в организации трудятся иностранцы или граждане РФ, которые в силу своих служебных обязанностей или по другим причинам часто бывают за границей, то в налоговый регистр целесообразно включить таблицу для определения налогового статуса физического лица. Отметим, что количество дней нахождения лица на территории РФ необходимо определять на каждую дату фактического получения дохода лица, то есть последний день месяца, за который выдается заработная плата. Так, например, при выплате зарплаты за октябрь 2014 г. нужно считать количество дней за период с ноября 2013 по октябрь 2014 г. включительно (письмо ФНС России от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@).

Таблица 2.2

Определение налогового статуса физического лица (нарастающим итогом)

Месяц	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь
Количество дней нахождения на территории РФ	35	63	94	124	155	185	216	235	228	246	218	234
Налоговый статус	2	2	2	2	2	1	1	1	1	1	1	1

---