Файл: Налоговые регистры по НДФЛ (Теоретические основы ведения налоговых регистров).pdf

Как правило, дата удержания налога совпадает с датой выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это правило не выполняется для доходов в натуральной форме. Кроме того, есть вопросы с определением даты удержания налога при выплате заработной платы.

При выплате дохода в натуральной форме удержать НДФЛ сразу невозможно. Эту нужно сделать при ближайшей денежной выплате (письмо Минфина России от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420). Например, работнику вручили подарок 18 ноября, а ближайшая выплата заработной платы — 30 ноября. В этом случае в налоговом регистре дата выплаты дохода будет указана 18 ноября, а дата удержания НДФЛ — 30 ноября.

Как уже говорилось ранее, датой выплаты дохода в виде заработной платы будет последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). По мнению Минфина России, налоговый агент должен удерживать и перечислять налог один раз в месяц при окончательном расчете (см., например, письма от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214 и от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209). Таким образом, в налоговом регистре в качестве даты удержания НДФЛ при выплате заработной платы нужно указывать последнее число соответствующего месяца.

Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление НДФЛ. Напомним, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налог следует перечислять не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (для доходов в натуральной форме или в виде материальной выгоды — не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога).

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты вправе разрабатывать формы налоговых регистры по НДФЛ ­самостоятельно с учетом обязательных реквизитов только с 2011 г. (изменения были внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ). До 2011 г. учитывать доходы физических лиц нужно было по форме, разработанной Минфином России. Однако такая форма так и не была разработана, поэтому Минфин России (письмо от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155) допускал возможность использования самостоятельно разработанной формы или формы 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год», утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. Форму 1-НДФЛ можно взять за основу для налогового регистра и сейчас, но в нее следует добавить такие обязательные реквизиты, как дата выплаты дохода, дата удержания и перечисления налога в бюджет, а также реквизиты платежного документа.

5. Реквизиты для добавления

Как уже было указано выше, исходя из позиции Минфина России (письма от 18.04.2014 № 03-04-06/17867, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321), можно сделать вывод, что в налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.

Кроме того, поскольку регистр НДФЛ является основанием для заполнения справки 2-НДФЛ, то целесообразно в регистре отразить данные, необходимые для заполнения раздела 2 этой справки. По мнению автора, в регистре, кроме ИНН и ФИО физического лица, стоит указывать такие реквизиты, как дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, серию и номер документа, адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код региона, район, город, населенные пункт, улица, дом, корпус, квартира), адрес в стране проживания (код страны, адрес). В этом случае заполнить справку 2-НДФЛ будет проще.

Также, в налоговом регистре следует фиксировать данные о предоставленных налоговых вычетах физичес­кому лицу в течение налогового периода. Ведь такая информация необходима для заполнения справки 2-НДФЛ. Еще можно посоветовать добавить в налоговый регистр такой реквизит, как сумма дохода с учетом налоговых вычетов.

Заключение

Таким образом, подводя итоги, можно определить следующие правила ведения регистра налогового учета по НДФЛ:

ПРА­ВИ­ЛО 1. На каж­до­го ра­бот­ни­ка еже­год­но нужно за­во­дить от­дель­ный ре­гистр.В нем надо от­ра­жать все вы­пла­чи­ва­е­мые ра­бот­ни­ку до­хо­ды неза­ви­си­мо от того, по какой став­ке они об­ла­га­ют­ся. Об­ла­га­е­мые по раз­ным став­кам (9, 13, 15, 30 или 35%) до­хо­ды нужно от­ра­жать от­дель­но, к при­ме­ру в раз­ных раз­де­лах ре­гистра. Кста­ти, имен­но такой прин­цип дей­ству­ет при за­пол­не­нии спра­вок 2-НД­ФЛ (по каж­дой став­ке — от­дель­ные раз­де­лы 3—5).

ПРА­ВИ­ЛО 2. В ре­ги­стре все вы­пла­чен­ные ра­бот­ни­ку до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по став­ке 13%, и предо­став­лен­ные вы­че­ты от­ра­жа­ют­ся как по­ме­сяч­но, так и на­рас­та­ю­щим ито­гом с на­ча­ла года. Ведь НДФЛ по этим до­хо­дам рас­счи­ты­ва­ет­ся на­рас­та­ю­щим ито­гом с на­ча­ла года по ито­гам каж­до­го ме­ся­ца за вы­че­том НДФЛ, удер­жан­но­го в преды­ду­щих ме­ся­цах те­ку­ще­го года.

А вот до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по дру­гим став­кам, можно от­ра­жать толь­ко по­ме­сяч­но. В этом слу­чае НДФЛ ис­чис­ля­ет­ся от­дель­но по каж­дой сумме до­хо­да без предо­став­ле­ния вы­че­тов.

ПРА­ВИ­ЛО 3. Если ра­бот­ник при­нят на ра­бо­ту не с на­ча­ла года, то в на­ча­ле ре­ги­стра можно ука­зать такие све­де­ния.

Сумма до­хо­да бе­рет­ся из справ­ки 2-НД­ФЛ с преж­не­го места работы. Эта ин­фор­ма­ция нужна для при­ня­тия ре­ше­ния о том, да­вать ра­бот­ни­ку вы­че­ты на детей или нет. Ведь если доход с на­ча­ла года пре­вы­ша­ет 280 000 руб., то вы­че­ты уже не предо­став­ля­ются.

Если ра­бот­ник имеет право на дет­ские вы­че­ты, то в на­ча­ле ре­ги­стра лучше сде­лать еще одну таб­лич­ку.

Из нее будет сразу видно: с ка­ко­го ме­ся­ца надо на­чать предо­став­лять вычет и когда пе­ре­стать это де­лать, какую сумму вы­че­та предо­ста­вить и какой код вы­че­та при­сво­ить.

Вы­че­ты на детей со­труд­ни­ку предо­став­ля­ют­ся за каж­дый месяц ка­лен­дар­но­го года неза­ви­си­мо от того, были в этих ме­ся­цах до­хо­ды, об­ла­га­е­мые по став­ке 13%, или нет.

ПРА­ВИ­ЛО 4. В ре­ги­стре можно не от­ра­жать до­хо­ды, ко­то­рые в пол­ной сумме не об­ла­га­ют­ся НДФЛ, на­при­мер по­со­бия по бе­ре­мен­но­сти и родам, еже­ме­сяч­ное по­со­бие по уходу за ре­бен­ком до по­лу­то­ра лет.

А вот до­хо­ды, ко­то­рые не об­ла­га­ют­ся НДФЛ в пре­де­лах уста­нов­лен­но­го ли­ми­та (на­при­мер, су­точ­ные свыше 700 руб., ма­те­ри­аль­ная по­мощь и по­дар­ки, об­ла­га­е­мые в части, пре­вы­ша­ю­щей 4000 руб. в год и др.), в ре­ги­стре от­ра­жать надо. При­чем в ре­ги­стре до­хо­ды надо от­ра­жать в пол­ной сумме, а на необ­ла­га­е­мую сумму ука­зы­вать код вычета.

ПРА­ВИ­ЛО 5. Если у ор­га­ни­за­ции есть обособ­лен­ные под­раз­де­ле­ния, то на­ло­го­вые ре­ги­стры по НДФЛ нужно вести в каж­дом ОП от­дель­но.

На каж­до­го, кто по­лу­ча­ет до­хо­ды и в го­лов­ном под­раз­де­ле­нии, и в обособ­лен­ном, нужно за­ве­сти два ре­ги­стра

А если ра­бот­ник од­но­вре­мен­но по­лу­ча­ет до­хо­ды и в ГП, и в ОП, то на него надо за­ве­сти два ре­ги­стра по НДФЛ. В этом слу­чае для пра­виль­но­го рас­че­та НДФЛ вы­че­ты на детей удоб­нее предо­став­лять в ка­ком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.