Файл: Проектирование реализации операций бизнес–процесса «Предоставление рекламных услуг».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Ведение учета предоставляемых рекламных услуг обуславливает увеличение объемов создаваемых, обрабатываемых и хранимых данных.

Необходимо отметить, что потоки данных чрезвычайно многообразны по источникам и формам их представления, в связи с чем, вопросы внедрения информационных систем учета для любой организации приобретают особое значение.

Эффективность организации бизнес–процессов в организации находится в прямой зависимости от качественного разрешения задач стратегического и оперативного планирования, контроля исполнения, а также продуманной системы хранения, поиска и использования. Необходимость эффективного учета предоставляемых рекламных услуг обусловила создание информационной системы.

Актуальность темы исследования обусловлена стремительным развитием телекоммуникационных средств, программного обеспечения, а также систем информационной безопасности, направленных на повышение производительности и отказоустойчивости современных информационных систем.

Новизна темы исследования обуславливается комплексным подходом к анализу информационной системы учета предоставления рекламных услуг, соответствующих требованиям к функциональным возможностям, производительности, безопасности и отказоустойчивости.

Практическая значимость темы исследования заключается в проектировании информационной системы учета рекламных услуг.

Целью исследования – проектирование реализации бизнес–процесса «Предоставление рекламных услуг».

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, а именно:

Объектом исследования – учет предоставления рекламных услуг.

Предмет исследования – реализации операций бизнес–процесса «Предоставление рекламных услуг» на примере рекламного агенства.

Методы и средства решения поставленной цели состоят в изучение научно–технической литературы по разработке информационных систем, анализ публикаций, затрагивающих вопрос развития информационных систем.

Работа включает в себя введение, аналитический и практический разделы, заключение, а также список использованной литературы.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В настоящее время услугами агентства пользуется около 60 клиентов, постоянных и временных.

Характеристика основной деятельности компании в разрезе технологии IDEF0 приведена ниже.

Деятельность компании осуществляется следующим образом. Менеджер отдела продаж производит поиск клиентов всеми доступными ему средствами, в том числе при помощи телефонных звонков, предложений своих услуг с помощью различного рода рекламы, а также с использованием сайта компании. При обнаружении потенциального клиента менеджер ознакамливает его с предложениями компании, подчеркивая их выгодность, сроками выполнения работ, их стоимостью и другими условиями. При желании клиента он заключает договор, в котором прописаны все условия соглашения.

Каждый договор учитывается в бухгалтерии с помощью книги специальной формы. После оплаты клиентом услуг в установленном порядке производится выполнение работ и предоставление их клиенту.

При учете продаж лицу, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, договоре, виде услуг, ее стоимости, сроке выполнения, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую–либо неактуальную информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который имеет хранится в виде бумажных документов – журналов учета и других.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ продаж фирмы за определенный период

Временные характеристики описанных процессов приведены ниже.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

В деятельности агентства можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне:

• оформление заказа;
• согласование документации;
• оформление документации.

Итоговыми документами являются отчеты, передаваемые либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия для принятия оперативных управленческих решений.

Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются оформления заказа.

Данный участок важен, так как он более времени ёмкий и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на имидже фирмы.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В делопроизводстве компании можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы;
• распорядительные документы;
• документы по личному составу;
• финансово–бухгалтерские документы;
• информационно–справочные документы.

В компании осуществляются следующие виды документооборота:

1. Управленческий. Включает этапы сбора, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений, анализа и обобщения информации для составления оперативных и контроль над их своевременным исполнением;
2. Финансовый. Охватывает все операции и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно–законодательными актами и т.д.), которые участвуют в бизнес–процессах;
3. Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, которая связанна с учетом кадров компании: изменении должности и увольнении сотрудников, переводе, о приеме, штатных расписаниях, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, должностных инструкциях и т.д.^[1]

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) включает в себя:

• систему классификации и кодирования;
• систему унифицированной документации, используемой в ИО;
• информационную базу.

Классификатор – это систематизированных свод наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач. В зависимости от применения они делятся на три группы:

• общегосударственные классификаторы,
• отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенной отрасли (ведомства);
• локальные классификаторы, используемые в пределах организации или группы организации.

В данной работе будет использоваться только локальный классификатор, так как никаких других классификаторов РФ в системе не используется. Классифицировать будем заявки по приоритетности заявки, по компании и по зоне ИТ, к которой принадлежит эта заявка (тип заявки).

Значительную долю внемашинного ИО составляет документация. В условиях автоматизации важное значение придается унификации документации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению документов. Унифицированные формы документов вырабатываются как для всех предприятий РФ (например, формы бухгалтерской отчетности), так и для отдельных предприятий (например, формы управленческой отчетности).

Унификация заключается в тщательном отборе и четком определении необходимой номенклатуры документов. При этом определяются сферы назначения и использования документов и выявляются специфические особенности, характерные для соответствующих видов документов. Документы могут быть унифицированными и локальными.^[2]

Информационные файлы формируются на основе исходной информации, содержащейся в вышеуказанных первичных документах – основных носителях первичной экономической информации в системах машинной обработки данных. К ним предъявляется ряд требований:

• достаточная полнота информации для решения задачи;
• исключение избыточности информации;
• достоверность и своевременность информации;
• согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации на машинном носителе;
• логичность построения документа.

Существует три способа организации информационной базы (ИБ): файловая организация ИБ; интегрированная ИБ, смешанная организация ИБ.

В данном случае наиболее целесообразной организацией ИБ считаю интегрированную организацию ИБ, так как размер базы будет увеличиваться каждый день на 700–800 записей. И оптимальным выбором будет использование СУБД вместо файлового хранения базы данных.

Существует три модели логической структуры базы данных (по способу установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная.

Исходные сведения для решения обозначенной задачи получают из таких документов, как:

• электронное письмо от сотрудника компании с описанием неисправности на неформальном языки в сфере ИТ;
• регламент работы службы горячей линии;
• ежедневное письмо о присутствии Сотрудников IT по всем направлениям;
• письма, регламентирующие изменения ответственных по классифицированным направлениям инцидентам и новым направлениям.

Результаты решения задачи отображаются в таких отчетах и документах, как:

• отчет по согласованным заявках
• отчет заявок по местоположению заявителя
• отчет о логике назначения заявителя.

Для решения поставленной задачи задействованы такие классификаторы объектов, как: города, регионы, улица, код описания неисправности.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Критериями выбора программного обеспечения, установленного на ПК пользователей выступает максимальная минимизация процесса описания заявки/неисправности пользователей и отправки заявки с использованием корпоративной почты компании.

В качестве корпоративного стандарта в компании используется MS outlook 2003. С целью запуска данной программы на ПК пользователя должна быть также установлена операционная система, которая поддерживает запуск указанного приложения.

Исходя из указанных обоснований критерий Win XP Pro sp3 Rus будет использована в качестве пользовательской операционной системы. В результате, на рабочих станциях пользователей должны быть установлены следующие программные продукты:

• Операционная система Windows XP Pro sp3 Rus (или новее);
• Почтовый клиент MS outlook 2003.

Критериями выбора архитектуры реализации проектируемого Программного Комплекса являются:

• совместимость с инфраструктурой серверов;
• возможность создания резервных копий информации и просматривать статистку по обработанным заявкам.

При выборе операционной системы под данное решение был выбран MS Windows Server 2003, поскольку этот вид серверных операционных систем не сильно требователен к ресурсам, а также давно применяется в инфраструктуре компании.