Файл: Разработка конфигурации «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

. Система должна повысить производительность работ и сократить время исполнения операций;

. Система должна быть «открытой» - настройка на изменяющиеся условия должна быть доступной работникам организаций, находящихся вдали от фирмы-разработчика;

. Система должна иметь перспективу развития.

2.3 Описание входной и выходной информации

Для того что бы процесс комплексной автоматизации прошел максимально быстро и эффективно, необходимо детально рассмотреть бизнес-процесс, который подвергается автоматизации. Именно с этой целью была построена модель основного бизнес-процесса строительной компании. Для построения использовалась нотация BPMN 2.0.

В целом, основной бизнес-процесс можно разделить на три логические части:

) работа с заявками клиентов,

) проведение подготовительных работ,

) работа на объекте. Рассмотрим модель AS IS, т.е. «как есть». В данном бизнес-процессе задействовано 6 подразделений: коммерческий отдел, сметно-договорной отдел, производственно-технический отдел, отдел материально-технического снабжения, главный инженер и производители работ. Так же, не напрямую, в этом процессе принимает участие и директор. Он выполнят контрольно-руководящие функции. Основной бизнес-процесс ГБУ Жилищник района Южное Бутово представлен в приложении 3.

Как только договор подписан производственно-технический отдел приступает к разработке календарного и общего планов исполнительной документации (А1). На основании этих документов отдел материально технического снабжения составляет план потребностей в материалах и механизмах (А2). Все эти планы передаются на утверждение главному инженеру, который их утверждает и подписывает (А3). Исходя из всех этих документов принимается решение о привлечении субподрядных организаций для выполнения определенных работ, либо же весь проект компания способна выполнить самостоятельно. В таком случае он сразу передается производителю работ (прорабу) для последующего исполнения. Если субподрядчики необходимы, то соответствующая информация передается в коммерческий отдел, где сразу же начинают поиск подходящих организаций, способных выполнить необходимые работы и обсуждаются условия сотрудничества с ними (А4 - А5). После того, как все условия оговорены, соответствующая информация передается в сметно-договорной отдел, где составляют договор с контрагентом (А6). Данный договор передается в коммерческий отдел, где его окончательно согласовывают и подписывают (А7).

Рис.4. Работы на объекте. AS IS.

После того как договор подписан, действия переносятся непосредственно на сам строительный объект. Начинаются строительные работы (А1), периодически производителем работ составляются отчеты о текущем ходе работ (А2). Отчет о текущем ходе выполнения работ направляется в сметно-договорной отдел, где формируется и оформляется соответствующим образом отчет о ходе выполнения работ, который направляется непосредственно заказчику (А3).

Если в ходе работ возникает потребность в материалах, то формируется заявка на поставку материалов (А4), которая направляется в отдел материально-технического снабжения, где проверяют склад, при необходимости, производят поиск поставщиков по базе и обеспечивают поставку материалов (А5). Если работы обеспечены материалами, то они продолжаются (А6).

Как только работы на объекте завершены соответствующая информация отправляется в сметно-договорной отдел, где формируется и передается заказчику итоговый комплект документов (А7). Оговариваются все сопутствующие вопросы и назначается дата сдачи объекта. В присутствии главного инженера, прораба проходит процесс сдачи объекта заказчику (А8). Если заказчик не имеет претензий к качеству работ, то подписывается «Акт приемки выполненных работ», если же выявлены какие-то недочеты, то соответствующая информация передается производителю работ для исправления выявленных недостатков (А9).

После того как все недочеты исправлены и подписан «Акт приемки выполненных работ», основной бизнес-процесс компании можно считать закрытым. Однако, следует иметь ввиду, что одновременно могут выполняться сразу несколько таких процессов.

Внедрение комплексной системы оперативного управления ответственное решение и оно должно быть обосновано. Как правило первый и самый убедительный фактор - это экономическая эффективность. Эффект от внедрения наступает уже в первые месяцы после запуска системы, но максимальный результаты достигаются через год полноценного использования информационной системы. По данным разработчиков 1С, подтвержденных наблюдениями нескольких независимых информационных агентств, тщательно спланированное и полномасштабно осуществленное внедрение системы оперативного управления дает следующие результаты (за 1-2 года после внедрения):

снижение операционных и управленческих затрат на 15%;

- экономия оборотных средств на 2%;

уменьшение цикла реализации на 15%;

снижение коммерческих затрат на 25%;

- снижение страхового уровня складских запасов на 15%;

- уменьшение дебиторской задолженности на 10%;

- ускорение оборачиваемости оборотных активов на 10%;

ускорение оборачиваемости материальных запасов на 20%;

улучшение утилизации основных фондов на 18%.

2.4 Проектирование объектной модели

Рассматриваемый в данной работе процесс автоматизации направлен не на одного отдельно взятого сотрудника и даже не на отдел. Это будет комплексный процесс, в который будет вовлечен весь управленческо-административный персонал.

Внедрение комплексной ИС направлено прежде всего на достижение ряда основных целей организации. Ниже, на рисунке 14 представлена схематичное дерево целей, на котором раскрыты основные цели, которые преследует внедрение ИС.

На верхнем уровне установлена главная цель информационной системы - обеспечения достижения основных целей строительной организации. В свою очередь, главная цель (нулевой уровень) складывается из двух подцелей (целей первого уровня): обеспечение безопасности с точки зрения жизни, здоровья людей, а также экологической безопасности; получение прибыли.

Для достижения этих подцелей выделяются цели второго уровня соблюдение норм и правил, безошибочность расчетов и проектных решений (обеспечивают достижение цели «Безопасность»); поддержка принятия управленческих решений, обеспечение экономии за счет снижения затрат труда на управление, поддержка проектно-сметной деятельности, реинжиниринг бизнес-процессов (обеспечивают достижение цели «Получение прибыли»). Цели второго и третьего уровня связываются между собой. Все цели третьего уровня связаны со всеми характеристиками потребительского

Рис.5 Иерархия целей использования и характеристик потребительского качества ИС организаций.

Нами была рассмотрена работа с информацией всех сотрудников и была составлена диаграмма прецедентов для будущей ИС организации. На этой отображены основные возможные обращения сотрудников к ИС. Данная диаграмма представлена на рис.6.

Из диаграммы наглядно следует, что ряд сотрудников обращаются к одной и той же информации, но в целом, сотрудники работают лишь с определенной областью ИС, не обращаясь к другим данным хранящихся в ИС, следовательно, целесообразно учесть это при внедрении ИС. Необходимо организовать в ИС настраиваемый пользовательский интерфейс, что бы сотрудник имел доступ к необходимой ему информации. Данное условие так же согласуется с требованиями информационной безопасности. Рекомендованная к внедрению ИС «1С: Предприятие 8.3» выполняет все эти требования, обладает настраиваемым пользовательским интерфейсом.

Рис.6. Диаграмма прецедентов ИС организации.

Внедрение ИС окажет непосредственное воздействие на бизнес процесс компании: некоторые задачи, выполняемые сотрудниками до внедрения системы вручную станут выполняться в полуавтоматическом режиме, другие задачи и вовсе исчезнут из поля зрения сотрудников, и станут выполняться в системе без их ведома. Для того что бы проследить, как изменится бизнес процесс после внедрения ИС была построена модель основного бизнес-процесса строительной компании. Для построения использовалась нотация BPMN 2.0. Было построено 2 модели. Первая модель «AS IS», т.е. «как есть» и вторая «TO BE», как будет после внедрения ИС. Модель «AS IS» была рассмотрена в первой главе, теперь рассмотрим «TO BE». В данном бизнес-процессе задействовано 6 подразделений: коммерческий отдел, сметно-договорной отдел, производственно-технический отдел, отдел материально-технического снабжения, главный инженер и производители работ. Так же, не напрямую, в этом процессе принимает участие и директор. Он выполнят контрольно-руководящие функции. Полная модель основного бизнес-процесса компании представлена в приложении 4.

В рамках этого параграфа будет рассмотрен основной бизнес процесс в разрезе 3 основных направлений:

) работа с заявками клиентов,

) проведение подготовительных работ,

) работа на объекте. Модели «AS IS» данных подпроцессов были рассмотрены в первой главе.

Рис.7. Работа с заявками клиентов. «TO BE».

Основной бизнес процесс компании начинается в коммерческом отделе, когда поступает заказ от клиента. Менеджер должен принять и обработать этот заказ, выяснить первичную информацию по заказу (процессы А1 - А2). В отличии от модели «AS IS», менеджер коммерческого отдела обрабатывает заявку клиента с помощью программы «1С: Предприятие 8.3». Все строительные работы выполняются по проекту. Заказчик может прийти как с готовым проектом, разработанным предварительно, так и заказать разработку проекта в компании. Если проект уже есть, то менеджер передает его в производственно-технический отдел, где он проверяется инженерами ПТО. Если же проекта нет, или существующий требует доработки, то инженеры ПТО в контакте с заказчиком разрабатывают проект (А3 - А5).

После того как все работы над проектом выполнены, он передается в сметно-договорной отдел, где по нему составляется смета, а исходя из сметы, договор подряда (А6). На основе сметы в автоматическом режиме формируется договор подряда, который менеджер коммерческого отдела должен согласовать с клиентом и подписать (А7).

Рис.8. Проведение подготовительных работ. «TO BE».

Как только договор подписан производственно-технический отдел приступает к разработке календарного и общего планов исполнительной документации (А1). Вся документация составляется в полуавтоматическом режиме с помощью решения «1С: Предприятие 8.3». На основании этих документов отдел материально технического снабжения составляет план потребностей в материалах и механизмах (А8). Здесь так же используется внедренная ИС. Все эти планы передаются на утверждение главному инженеру, который их утверждает и подписывает (А9). Исходя из всех этих документов принимается решение о привлечении субподрядных организаций для выполнения определенных работ, либо же весь проект компания способна выполнить самостоятельно. В таком случае он сразу передается производителю работ (прорабу) для последующего исполнения. Если субподрядчики необходимы, то соответствующая информация передается в коммерческий отдел, где сразу же начинают поиск подходящих организаций, способных выполнить необходимые работы и обсуждаются условия сотрудничества с ними (А10 - А11).

Рис.9. Работы на объекте. «TO BE».

После того как договор подписан, действия переносятся непосредственно на сам строительный объект. Начинаются строительные работы (А1), периодически производителем работ составляются отчеты о текущем ходе работ (А2). Отчет о текущем ходе выполнения работ направляется в сметно-договорной отдел, где формируется и оформляется соответствующим образом отчет о ходе выполнения работ, который направляется непосредственно заказчику (А3).

Если в ходе работ возникает потребность в материалах, то формируется заявка на поставку материалов (А4), которая направляется в отдел материально-технического снабжения, где проверяют склад, при необходимости, производят поиск поставщиков по базе и обеспечивают поставку материалов (А5). Если работы обеспечены материалами, то они продолжаются (А6).

2.5 Управление взаиморасчетами

Подсистема управления взаиморасчетами используется в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, позволяя оптимизировать финансовые риски предприятия и потребность в оборотном капитале.