Файл: Документирование и инвентаризация).pdf

Документы должны составляться четко, разборчиво, без подчисток, загрязнений и других дефектов, которые бы вызывали сомнение в подлинности документа и правильности хозяйственной операции. Свободные строки в документах должны перечеркиваться[10].

Ошибки в первичных документах исправляются корректурным способом, т.е. неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнуто, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. Если ошибка обнаружена учетными работниками в документе, составленном не в бухгалтерии (например, авансовом отчете подотчетного лица), о необходимости ее исправления сообщают лиц, допустивших ошибку. Они также должны подписывать предупреждение о сделанных исправлениях.

Такие документы, как отчеты материально ответственных лиц о наличии и движении товарно-материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении, целесообразно проверять в их присутствии. Если будет обнаружена ошибка, то ее исправляют не только в экземпляре отчета, добавленного в бухгалтерию, но и в копии отчета, остается у материально ответственного лица. При этом перечеркивают не одну неправильную цифру в сумме, а всю сумму и над ней надписывают полностью правильную сумму[10].

Порядок исправления ошибок в документах, составленных машинным способом, определяется указаниями об организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической (доказательной) силы. В кассовых и банковских документах никакие исправления, даже оговорюсь, не допускаются.

Документы, связанные с оформлением денежных операций (денежные чеки, векселя и др.), составляют на специальных бланках, которые изготавливают таким образом, чтобы в них нельзя было сделать никаких исправлений (например, печатают бланки таких документов на бумаге с водяными знаками и т.п.), их называют бланками строгого учета и за хранением и использованием их устанавливают контроль. Если при составлении документа на таком бланке допущена ошибка, из-за чего бланк был испорчен, то он погашается перечеркиванием или надрезанием и сохраняется для последующей проверки использования бланков этих документов. Вместо испорченного выписывают новый, правильный документ.

За достоверность информации, содержащейся в документе, и качественное его составления несут ответственность лица, подписавшие документ.

1.2 Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и заканчивая сдачей их на хранение в архив.

Общие этапы, через которые проходят все документы, - это выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах. Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота[13].

Выписка первичных документов представляет собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому следует сокращать записи в документах, применять комбинированные формы документов, которые выполняют различные контрольные и учетные функции. Основным же направлением совершенствования первичного учета является автоматизация записей хозяйственных операций.

Как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерия проверяет правильность оформления документов, т.е. законность оформленных операций, правильность заполнения документов и арифметических подсчетов.

В процессе составления документов бухгалтерия осуществляет на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что некоторые документы составляют не работники бухгалтерии, а материально ответственные лица и другие оперативные работники.

Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, приписок и др.

Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным (старшим) бухгалтером. Последующий контроль документов осуществляется непосредственно в бухгалтерии. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка - продолжение того предварительного контроля, который предшествует совершению операций[13].

При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, четкость заполнения реквизитов, отсутствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию. Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб предприятию.

При арифметической проверке документов выясняется правильность указанных в документе натуральных и стоимостных показателей, правильность таксировки (т.е. умножения количества на цену, суммирование отдельных показателей и подсчет итогов).

Работники бухгалтерии должны принимать документы, не вызывающие сомнения в правильности их составления и оформления, в законности и целесообразности подтверждаемых ими хозяйственных операций, без арифметических ошибок. При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления или переписывания[13].

Если в процессе проверки обнаруживаются подделки каких-либо реквизитов, особенно подписей, или другие злоупотребления, такие документы оставляются в бухгалтерии для выяснения причин и принятия, необходимых мер в отношении виновных.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Многие поступающие документы содержат только натуральные показатели. Поэтому необходимо в этих документах, преимущественно по приходу и расходу материалов, сдаче продукции на склад и т.д., проставить цены и суммы, т.е. произвести их расценку, или таксировку. Цены проставляются на основании данных о ценах.

После таксировки документы, как правило, группируют, т.е. собирают за определенный период (день, неделю, месяц) по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных записей на счетах бухгалтерского учета.

Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей путем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или иным однородным признакам.

В настоящее время многие сводные документы, группировочные ведомости составляются на ПЭВМ. На основании группировки и подсчета итогов в документах производятся бухгалтерские записи - указывается корреспонденция счетов по данной операции или группе однородных операций. Этот этап обработки бухгалтерских документов называется контировкой документов[13].

Если по однородным документам составляются накопительные группировочные ведомости или другие сводные документы бухгалтерского оформления, то в них заранее указывается корреспонденция счетов и итоговые суммы оказываются записанными по соответствующим бухгалтерским счетам.

Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры. Порядок записей зависит от применяемой в организации формы учета.

Составление бухгалтерской записи по каждой операции имеет очень важное значение, так как от ее правильности зависит в дальнейшем точность и достоверность учета. Если указаны неправильно корреспондирующие счета, то это приводит к неверному отражению операции на счетах, т.е. к искажению экономической взаимосвязи между процессами. На отыскание и исправление допущенных ошибок затрачивается много времени. Бухгалтерские записи делают обычно бухгалтеры, которые ведут учет соответствующих операций: материалов, заработной платы, производства, основных средств и т.д.

После составления отчетности документы в переплетенном виде в папках передаются для хранения[15].

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации[15].

Требование своевременности и точности учета обусловливает необходимость налаживания такой системы выписки и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота, устранению излишних этапов на пути движения документов, уменьшению времени их обработки.

Документооборот в каждой отдельной организации определяет главный бухгалтер. Его указания, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников данного предприятия. Документооборот предусматривает не только порядок составления, использования и бухгалтерской обработки документов, но и ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов.

Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов: рациональное и своевременное составление документов, последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности организации, рациональная их обработка, сокращение пути прохождения документов, систематическое изучение и совершенствование документов.

Глава 2. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации

2.1 Понятие, цели и классификация инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоя­нием и движением хозяйственных средств является документа­ция, что, однако, не исключает возможности расхождения учет­ных записей с фактическими остатками средств организации.

Правила проведения инвентаризации определены Методи­ческими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их прове­дения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове­ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем орга­низации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обя­зательно[16].

Обязательные инвентаризации проводятся:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, про­даже, а также в случаях, предусмотренных законодатель­ством при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия;

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фон­дов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

-при смене материально ответственных лиц (на день прием­ки-передачи дел);

-при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;