Файл: Документирование и инвентаризация).pdf

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет на предприятии - важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности. На основе бухгалтерского анализа может быть определена тенденция развития предприятия.

Бухгалтерский учет позволяет представить полную картину имущественного и финансового состояния предприятия. В нем содержится всеобъемлющая синтетическая и аналитическая информация по основным средствам, материальным, трудовым и денежным ресурсам, что позволяет управлять процессом хозяйственной деятельности и контролировать исполнение плана по прибыли.

Значение бухгалтерского учета, как одного из средств управления современным предприятием, определяется, прежде всего, тем, что он является одним из источников экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. За правильное и полное представление этой информации и отвечает главный бухгалтер.

Бухгалтерский учет, как  и любая другая наука, разрабатывает  собственные способы исследования своего предмета. Совокупность таких способов представляет собой метод бухгалтерского учета. Отдельные, конкретные способы являются составными частями метода, его элементами[11].

Метод бухгалтерского учета  включает всего восемь способов (элементов): документация, инвентаризация, счета бухгалтерского  учета, двойная запись, оценка, калькуляция, бухгалтерский баланс, отчетность.

Организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации каждой хозяйственной операции в специальных документах или в технических носителях информации. Все последующие записи в бухгалтерском учете производят только на основании документов. Документация - это способ первичной регистрации хозяйственных операций в учетных документах или технических носителях информации и обоснования правильности бухгалтерских записей[11].

По ряду причин не все  явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в документах в момент их совершения, например естественная убыль и т.п. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств путем их подсчета в натуре. Данные инвентаризации используют для документального оформления неучтенных операций, чтобы установить соответствие учетных данных об имуществе его фактическому состоянию.

Инвентаризация - способ уточнения показателей  учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Цель данной курсовой работы - рассмотрение сущности таких элементов метода бухгалтерского учета, как документация и инвентаризация.

Для достижения этой цели в курсовой работе решаются следующие  задачи:

- выявление требований, предъявляемых к составлению  документов; рассмотрение классификации документов;

- изучение документооборота в бухгалтерском учете и его основных этапах; порядка и сроков хранения бухгалтерских  документов;

- изучение сущности инвентаризации, её видов, общего порядка проведения инвентаризации, документального оформления инвентаризации;

- изучение ситуаций, когда проведение инвентаризации является обязательным;

- изучение срока проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Глава 1. Документирование хозяйственных операций

1.1 Понятие документация, ее значение и требования к ней

Особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями, которые осуществляются на предприятии. Для обеспечения такого наблюдения каждую хозяйственную операцию оформляют соответствующим документом.

Термин «документ» происходит от лат, documentum, что означает «свидетельство, доказательство». И является письменным доказательством фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.

Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования по составлению документов регламентируются Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 18.07.2017) "О бухгалтерском учете".

Однако значение документации в хозяйственной работе предприятий не ограничивается только тем, что ее используют для обоснования учетных записей. Документация играет важную роль в управлении деятельностью предприятия. В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и т.д.) даются распоряжения на осуществление хозяйственных операций (перечисление или выдачу денежных средств, отпуск материалов, выполнение работ и т.п.). Для работников, выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц, исполнителей работ и др.), документы являются обоснованием осуществленных ими операций[6].

Документы имеют практическое значение для предварительного и последующего контроля за целесообразностью и законностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность сделки, оформленной этим документом. Это помогает соблюдению хозяйственной дисциплины и действующего законодательства[6]. Последующий контроль осуществляют учетные работники при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов. Этот контроль распространяется главным образом на оправдательные документы для установления законности и хозяйственной целесообразности операций, а также проверки правильности оформления самих документов.

Документы имеют важное значение для обеспечения контроля за сохранностью имущества хозяйства, рациональным его использованием. Прием и отпуск материальных ценностей, использования денежных средств, осуществления расчетов только на основании надлежаще оформленных документов предотвращают злоупотребления со стороны должностных лиц. Практика показывает, что недостатка, растраты и бесхозяйственность, различные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются неправильно и несвоевременно, учет ведется неудовлетворительно[10].

Документы должны и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а потому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают документом доказательную, юридическую силу в том случае, если он составлен своевременно и надлежащим образом оформлено.

Документы используют при анализе хозяйственной деятельности, для финансового контроля, аудита и документальных, ревизий.

С применением в учете электронной вычислительной техники для сбора и обработки информации, наряду с бумажными документами, все большее распространение получают машинные носители учетной информации. Некоторые из них отражают хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения, другие - составляются по данным первичных носителей информации и используются для удобства ее обработки, автоматического ввода в вычислительную машину. Внедрение в учет усовершенствованных ЭВМ позволяет автоматически фиксировать и отражать их содержание в запоминающем устройстве машины и получать после обработки информацию, необходимую для управления и контроля.

От качества оформления документов во многом зависит полнота и достоверность показателей учета и отчетности. Поэтому к документам предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.

Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения полной информации о выполненной операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами[6].

Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа. Так, реквизиты документа, оформляющего, например, выработка рабочего и принадлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной или лимитно-заборной карты, то есть документов, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей. Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.

Обязательными реквизитами каждого документа являются: название предприятия, от имени которого составлен документ; название документа, его номер, код формы, дата составления документа (число, месяц, год), содержание хозяйственной операции и ее измерители (натуральные, трудовые , денежный) подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации в документах могут содержаться и другие дополнительные реквизиты.

При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствующих кодов. Документы, составленные с помощью средств вычислительной техники на машиносчитываемых носителях, используются в бухгалтерском учете при условии предоставления им юридической силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных согласно требованиям установленных стандартов и утвержденной системе кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации.

Если документ не имеет какого-либо из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и не может быть основанием для учетных записей. Так, если в акте на недостаток товарно-материальных ценностей, возникшей по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет должным подписей, то транспортная организация может отказаться от возмещения недостачи и предприятие несет убытки, поскольку акт не будет доказательной силы и судебный орган не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие несет убытки также и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и оформлено правильно[10].

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Документы составляют на бланках типовых форм или на бланках специализированных форм, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм.

Документы должны иметь форму, удобную для использования как при ручной обработке, так и при обработке на вычислительных машинах. Для этого реквизиты документов размещают в определенном порядке: сомножитель и множитель, делимое и делитель - в смежных графах, а рядом с ними - графа для записи результатов вычисления; выделяют и берут в жирную рамку те показатели, которые используют при обработке на вычислительных машинах.

Документы принято составлять на бланках, изготовленных типографским способом, с таким расчетом, чтобы от руки или на печатной машинке заполнить только те показатели, которые характеризуют соответствующую операцию. Рациональное строение документов способствует правильному оформлению хозяйственных операций и отражению их в учете. Сама форма документа как бы подсказывает, какую информацию следует представить, оформляя сделку[10].

Итак, форма документа должна быть простой, понятной, удобной для дальнейшей обработки и одновременно со всей полнотой характеризовать соответствующую операцию, удовлетворяя при этом требования не только бухгалтерского, но и оперативного и статистического учета.

Большое значение в выполнении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых форм документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях и в организациях различных отраслей и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов, товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карт, расчетно-платежных ведомостей и других документов. Унификация документов, обеспечивает возможность сосредоточивать в одном документе информацию для всех видов учета, облегчает ее обработку на вычислительных машинах, создает условия для централизованного изготовления бланков документов массовыми тиражами, что удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовления.