Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Темпы развития информационных технологий достигают внушительных результатов. Поэтому современные информационные системы являются не только средством для хранения и обработки больших объемов данных, но также могут на основе первичных данных осуществлять расчет оптимальных планов управления ресурсами организации.

Компании, осуществляющие деятельность, направленную на реализацию какой-либо продукции должны оперативно пополнять запасы. Поскольку это помогает обеспечить сбытовую деятельность организации.

Также покупка сырья и материалов направлена на обеспечение бесперебойной реализации продукции и избеганию отсутствия материалов на складе. Поэтому покупку сырья и материалов невозможно представить без применения информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка.

Обеспечение процессом сбыта продукции необходимыми ресурсами будет являться весьма трудоемким процессом без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе реализации продукции. Кроме того, развитие информационных систем и технологий позволило складскому учету стать доминирующей формой организации товародвижения на высоко-конкурентных рынках экономически развитых стран.

Поскольку использование традиционных способов извлечения необходимой информации из потока данных не является достаточно оперативным, определяющим фактором в управлении организацией становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности закупочной деятельности.

Объектом исследования является бизнес-процесс покупки сырья и материалов.

Предметом исследования является автоматизация процесса покупки сырья и материалов.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса покупки сырья и материалов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.

---

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Покупка сырья и материалов направлена на обеспечение бесперебойной деятельности организации. Входными информационными потоками процесса являются:

1. Производственное задание – документ, на основании которого рассчитывается необходимое количество сырья и материалов для производства.
2. Расписание изготовления готовой продукции – документ, на основании которого рассчитываются сроки доставки сырья и материалов.
3. Количество запасов на складе – документ, на основании которого рассчитывается необходимое количество сырья и материалов для производства.

Выходными информационными потоками процесса являются:

1. План закупок – документ, в котором перечислены наименования и количество сырья и материалов, необходимых для закупки.
2. Договор купли-продажи – документ, в котором описаны условия закупки сырья и материалов.

Границы рассматриваемой задачи включают следующие функции:

1. Ввод параметров для расчета оптимальной партии сырья и материалов.
2. Расчет оптимальной партии сырья и материалов.
3. Выбор поставщиков;
4. Заключение договоров купли-продажи.

Рассматриваемая задача связана с задачей планирования производства, поскольку данные, полученные в результате планирования производства будут использованы при планировании закупок.

Важность задачи для организации в целом обусловлена минимизацией издержек, возникающих в процессе простоя производства в связи с отсутствием необходимого сырья и материалов.

В ходе решения задачи покупок сырья и материалов задействованы специалисты отдела закупок, задачей которых является своевременное обеспечение производства необходимыми сырьем и материалами в нужном объеме.

Характеристика существующих бизнес-процессов

На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма процесса покупки сырья и материалов. Управление процессом осуществляется согласно регламенту. Механизмами процесса являются редактор MS Excel, в котором осуществляется расчет оптимальной партии закупок сырья и материалов и специалист отдела закупок. Входными потоками процесса являются производственное задание, расписание изготовления готовой продукции и количество запасов на складе. Выходными потоками процесса являются план закупок и договор купли-продажи.

---

Процесс покупки сырья и материалов включает в себя следующие подпроцессы:

1. Расчет объема закупок.
2. Поиск поставщиков.
3. Заключение договоров купли-продажи.

Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов представлена на рисунке 2.

На рисунке 3 представлена модель процесса расчета объема закупок. Специалист отдела закупок согласно полученным документам вводит данные о производстве, которые включают в себя количество и наименование готовой продукции, в табличный процессор «MS Excel» в качестве параметров решения задачи.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса

Рисунок 2. Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов

Рисунок 3. Модель процесса расчета объема партии закупок

С помощью функции «Поиск решения» в процессоре формируются параметры оптимальной партии сырья и материалов. Специалист оформляет полученные результаты в документ. В итоге получается план закупок, согласно которому осуществляется покупка сырья и материалов.

На рисунке 4 представлена модель процесса поиска поставщиков. Специалист отдела закупок осуществляет мониторинг рынка на предмет поставщиков, которые осуществляют продажу сырья и материалов в необходимой отрасли. Затем осуществляется изучение ассортимента поставщиков, наличие акций и условия доставки товаров. В результате получается список поставщиков, с которыми будет проводиться дальнейшая работа.

На рисунке 5 представлена модель заключения договора. Специалист отдела закупок осуществляет ведение переговоров с выбранными поставщиками, в ходе которых решаются вопросы поставок: наличия сырья и материалов, сроков доставки и т.д. Затем осуществляется подготовка договоров купли-продажи, которые подлежат согласованию обеими сторонами. Если в результате согласования возникает необходимость внесения изменений, осуществляется внесение изменений в проект договора и повторной согласование. В результате выполнения процесса заключается договор купли-продажи.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

---

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе взаиморасчетов с клиентами участвуют следующие документы:

1. Производственное задание, которое является основанием для проведения расчетов.
2. Расписание изготовления готовой продукции.
3. План закупок, который является результатов выполнения бизнес-процесса.

Рисунок 4. Модель процесса поиска поставщиков

Рисунок 5. Модель процесса заключения договоров купли-продажи

1. Отчет по остаткам сырья и материалов на складе.
2. Договор на поставку товаров.

Рассмотрим схему документооборота этих документов. Схема документооборота представлена на рисунке 6. В процессе расчета объема закупок осуществляется анализ плана производства, затем параметры плана производства используются для расчета оптимальной партии заказа.

Рисунок 6. Схема документооборота процесса планирования закупок

В таблице 1 представлены временные затраты на формирование документооборота.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	План производства	План закупок	Договор купли-продажи	Отчет по остаткам запасов	Расписание изготовления готовой продукции
Количество документов в год, шт.	5	5	10 000	5	5
Характеристика	План производства	План закупок	Договор купли-продажи	Отчет по остаткам запасов	Расписание изготовления готовой продукции
Количество символов в документе, шт.	30 000	10 000	5 000	5 000	30 000
Частота возникновения в год	5	5	1	5	5
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	130 000	160 000	80 000	60 000	90 000

Как показывает таблица, в текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что процессы анализа и осуществления расчетов для формирования итоговых документов не автоматизировано.

---

После внедрения проектируемой информационной системы, автоматизирующей процесс планирования закупок, будут устранены следующие недостатки:

1. Простои в производстве, возникающие в результате опозданий в поставках сырья и материалов;
2. Затраты, связанные с простоем оборудования;
3. Высокие трудозатраты на расчет показателей, необходимых для планирования закупок;
4. Высокая трудоемкость обработки данных (520 000 ч/часов в год).

В таблице 2 представлен расчет трудозатрат на формирование документооборота при внедрение информационной системы.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	План производства	План закупок	Договор купли-продажи	Отчет по остаткам запасов	Расписание изготовления готовой продукции
Количество документов в год, шт.	5	5	10 000	5	5
Количество символов в документе, шт.	30 000	10 000	5 000	5 000	30 000
Характеристика	План производства	План закупок	Договор купли-продажи	Отчет по остаткам запасов	Расписание изготовления готовой продукции
Частота возникновения в год	5	5	1	5	5
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	80 000	110 000	40 000	20 000	50 000

В результате проведенного анализа можно сделать вывод, что трудозатраты на формирование документооборота после внедрения информационной системы будут снижены с 520 000 чел-час до 300 чел-час, следовательно, внедрение информационной системы можно считать целесообразным.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных и выходных документов автоматизируемого бизнес-процесса. Входным документом является План производства, который содержит данные о наименовании готовой продукции, объеме выпуска готовой продукции. План производства не является унифицированным документом, в каждой организации существует своя форма представления документа, соответственно необходимо оригинальное проектирование на основе документа, используемого в организации. План производства будет загружаться в информационную систему из смежных систем в формате .xlsx, .xls, .xml.

---