Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ).pdf

В настоящее время трудно представить компанию, которая в своем штате насчитывает менее 3 сотрудников. Это приводит к тому, что предприятиям необходимо сталкиваться с различными моделями управления персоналом. От руководителей компании зависит насколько эффективной и действующей моделью это будет. Существует множество различных инструментов, которые позволяют дать оценку.

Управление персоналом является вынужденной необходимостью для большинства руководителей. Умение организовать работу своих сотрудников, создать им комфортные условия и замотивировать на выполнение задач – критерии для успешного функционирования штата организации.

Объектом исследования работы является система мотиваций сотрудников. Предметом исследования – использование существующих инструментов в виде бизнес-процессов и их оптимизация, для комфортной реализации и поддержки систем мотиваций в компании.

Актуальность темы исследования определяется проблемой неэффективной модели управления в большинстве отечественных компаниях.

Основная цель работы – изучение и внедрение методов управления и мотивации персонала в организациях с процессным типом управления.

Задачи исследования:

Изучить организационную структуру предприятий и методы построения, оптимизации бизнес-процессов.
Изучить существующие методы мотивации персонала.
Проанализировать изученную информацию и объединить ее в систему оптимизации процессов для создания дополнительных стимулов к работе у сотрудников.
Используя полученные навыки и результаты, применить их на практике.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Процессный подход к управлению

Организационная структура позволяет управлять организацией. Это основной элемент управления, отражающий состав и иерархию существующих в компании подразделений, их взаимодействие, а так же размещение, величину, профиль деятельности организации. В зависимости от подхода к управлению подразделения объединяются в общий аппарат с единой целевой функцией.

Существует три подхода к управлению:

Функциональный подход – набор функций, которые исполняют сотрудники, и которые распределены между подразделениями. Нет ориентировки на достижение результата и развитие, персонал одного отдела исполняет только прописанные действия, не желая ориентироваться на другие отделы. Зачастую присутствует конфликт интересов.

Проектный подход – проектная ответственность и делегирование полномочий ответственному лицу. Проект – деятельность, с определенными целями, для реализации которой собирается команда. Двойное руководство команды: проектный руководитель и функциональный руководитель. Ориентируется на результат, то есть на клиента.

Процессный подход – в данном случае каждая структурная единица выполняет определенные технологические процессы, в которых она учувствует. В процессном подходе работник компании несет ответственность не только за выполняемые им функции, но и за процессы, в которых он принимает участие. Отмечается важность результата и функций параллельных единиц структуры, которые являются членами того же процесса. Появляется общая ответственность не только за работу отдельного сотрудника, но и за результат процесса, распределенного между всеми участниками.

Выделяют следующие преимущества процессного подхода: широкий ассортимент, новые сегменты рынка, надежные поставщики и дифференцированная цена.

Процесс – это взаимосвязанные между собой виды деятельности, которые постоянно взаимодействуют друг с другом, преобразующие входы в выходы. Совокупность и менеджмент процессами называется бизнес-процессы компании.

Бизнес-процессы

Предприятие, стремящееся к экономической стабильности совершенствованию своей деятельности и развитию на рынке, использует определенные инструменты управления бизнес-процессами.

Но для эффективной и слаженной работы данного инструментария проводятся следующие подготовительные меры:

Формирование системы бизнес-процессов.
Переход к процессному методу управления организацией.
Наличие отдела, занимающегося мониторингом и усовершенствованием бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 1. Схема бизнес-процесса.

Бизнес-процесс подразумевает под собой описание последовательных происходящих в компании шагов-действий, т.е. процессов, результатом которых является продукт, предоставляемый клиенту. Существует четыре типа, на которые делятся бизнес-процессы компании.

Первый – основные бизнес-процессы, определяющие ее деятельность. Определяются они признаками: результатом процесса является конечный продукт имеющий ценность для клиента; процесс увеличивает стоимость производимого продукта; прямая цель данных процессов заключается в получении прибыли; за эти процессы клиент готов платить деньги.

Второй тип – обеспечивающие бизнес-процессы – бухгалтерский учет предприятия или наём необходимого персонала.

Третий – бизнес-процессы управления – ничего не производят, но они организуют работу всех остальных процессов. Их особенность заключается в то, что они являются единоразовыми проектами по внедрению новых систем управления.

Четвертый тип – это процессы развития. Улучшают бизнес-характеристики компании: выйти на новый уровень конкурентоспособности, повысить прибыль и далее.

Рисунок 2. Схема связи типов бизнес-процессов. Источник: http://www.betec.ru/indexprint.php?id=36&sid=02 Дата обращения: 02.05.2020

Все бизнес-процессы строятся по определенной схеме, имеют входы и выходы, своих участников и необходимые для выполнения ресурсы.

Из чего состоит бизнес-процесс:

Владелец с правами и управляющие воздействия.
Входные ресурсы, которые будут использованы и переработаны в процессе для получения конечной продукции.
Поставщик, предоставляющий ресурсы для процесса.
Ресурсы, исполнители, необходимые инструменты, оборудование, то с помощью чего перерабатывается начальное сырье.
Конечная продукция – выход.
Потребитель, получающий конечный результат деятельности.

Переменные поставщик и потребитель могут быть в данной матрице как внутренними, так и внешними по отношению к организации.

Но мало сформировать и определить все процессы компании в одну систему-схему. Чтобы поддерживать развитие и повышать эффективность организации необходимо оптимизировать все происходящие в ней действия.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов – разработка и реализация соответствующих мероприятий, которые реорганизуют и оптимизируют деятельность компании.

Каждый процесс необходимо оценивать определенными критериями:

Результативность – показатель, определяющий процесс как достижение определенных результатов.
Эффективность – количество ресурсов затрачиваемых на процесс для достижения результата.
Повторяемость – независимо от количества итераций результат всегда одинаковый.
Определенность – все действия зафиксированы соответствующими документами, и выполняемые действия исполняются согласно им.
Адаптируемость – показывает, насколько бизнес-процесс является гибким к изменяемым условиям.
Стоимость – ресурсы, затраченные на создание конечного продукта.
Длительность – промежуток времени от начала и до завершения процесса.

Основываясь на данные критерии можно улучшить тот или иной аспект производства, с помощью замены или изменения существующих переменных. Все зависит от целей, которые ставит компания перед собой. Основываясь на этом, организация стремится добавить новые процессы или улучшить определенный тип уже существующих бизнес-процессов, что позволить усовершенствовать собственную деятельность.

Выделяют два подхода оптимизации бизнес-процессов: кардинальный и постепенный подходы.

Улучшение и совершенствование процессов, не затрагивая существующую организационную структуру управления, используя незначительное количество инвестиций – постепенный подход. Он ориентирован на развитие частей процесса, не на полное его изменение.

Кардинальный подход – значительные изменения в организационной структуре компании, которые влекут за собой фундаментальные изменения в процессах. Предполагает полное изменение существующих процессов, требует значительных ресурсов.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Чтобы достигнуть определенных целей, исследователями были выделены и определены пять различных методов, различающиеся способами решения обнаруженных проблем.

Метод быстрого анализа решения (FAST). Группа людей в течение одного-двух дней совещаются, концентрируя свое внимание на определенных процессах и способах их улучшения. Выбирается план для следующих 90 дней. Руководство принимает или отклоняет запрос.

Бенчмаркинг. Непрерывный процесс, который измеряет данные необходимые для контроля развития продуктов, услуг, других процессов и производственных технологий компании. Производится сравнительный анализ показателей, для дальнейшего принятия решений.

Редизайн существующих процессов. Применяется к уже устоявшимся и хорошо функционирующим процессам, корректируя их из-за требований клиента.

Процесс проектирования (инжиниринг). Готовые решения и технологии используются для создания новых бизнес-процессов в вновь создаваемых компаниях, а так же применяются к организациям с пока малоизвестным видом деятельности.

Реинжиниринг бизнес-процессов (BRP). Кардинальное изменение процессов для достижения видимых результатов в бизнесе. Основная идея метода заключается в определении идеального вида основного бизнес-процесса и определение эффективного способа перехода из существующего бизнес-процесса в оптимальный.

Варианты действий оптимизации бизнес-процессов

Кроме вышеизложенных методов, существуют определенные варианты действий, которые можно принять для оптимизации бизнес процесса.

Рисунок 3. Методы оптимизации бизнес-процессов. Источник: http://www.up-pro.ru/encyclopedia/optimizacija-biznes-processov.html Дата обращения: 05.05.2020

Исключить. Уменьшает существующие уровни процесса, организует и разделяет работы, ликвидирует помехи и их причины.
Упростить. Адаптирует и упрощает существующие действия для ускорения процесса.
Стандартизировать. Применение различных технологий и методов, внедрение общих программ и продуктов, документация этапов, типизация комплектующих.
Ускорить. Автоматизация процессов, создание условий для параллельного инжиниринга, симуляции, упрощенное проектирование образцов.
Изменить. Перейти на другие материалы, использовать иные технологии, методы работы, оптимизировать расположение, объемы заказа или партии, изменить порядок обработки.
Обеспечить взаимодействие всех организационных единиц между собой, объединить рабочие системы и работников.
Выделять и включать главные процессы и необходимые комплектующие.

Оценка стоимости бизнес-процессов

Для корректной оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы предприятия необходимо проводить расчеты существующих процессов. Данное мероприятие позволяет контролировать расходы компании и принимать соответствующие действия для более рационального использования ресурсов.

Для того чтобы рассчитать стоимость бизнес-процесса следует его описать максимально подробно со всеми участниками и используемыми ресурсами, оборудованием и технологиями. Нет необходимости использовать профессиональное программное обеспечение, все расчеты можно осуществить в MS Excel.

Все операции, которые требуют денежных ресурсов, выносятся в отдельный столбец. Частота их возникновения в определенный временной промежуток – коэффициент использования – так же необходима для расчета. Ответственного за операцию – исполнителя, ее продолжительность и другие данные стоит вносить для полной картины понимания происходящего. Стоимость операции плюс стоимость минуты используемого ресурса, времени исполнителя умножается на время операции. Все это умножается так же на количество операций за временной промежуток и на коэффициент использования (k_{использования}).