Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ).pdf

Важно понимать, что оптимизация того или иного процесса тоже стоит денег. И один из критериев внедрения придуманных идей оптимизации чего-либо является стоимость.

Например, автоматизация заполнения заказов клиентов. До этого этим занимался специальный менеджер, задача которого была связь между клиентом и оформлением заявки в системе с помощью звонка. Но можно заменить процесс связи сотрудников с клиентами, если они просто будут сами заполнять данные о себе и необходимых им товарах. Звучит достаточно просто, но на самом деле это требует вложения многих ресурсов. Мало того, что это изменит процессы компании, так еще и создаст новый сценарий для прошлых клиентов, что может отпугнуть их. Основные затраты при сотруднике, который отвечает на звонки – его заработная плата и обслуживание оборудования, которое он использует. Тогда как для автоматизации данного процесса потребуются программисты, которые обновят сайт и сделают форму для заказа, оформят базу, куда и как это будет собираться. Плюс необходимо будет за такой системой следить. Что требует приличное количество времени, сил и денег.

Поэтому так важно каждый раз при изменении какого-то процесса убедиться в том, что он действительно окупится и принесет только пользу компании. Что процесс в долгосрочной перспективе повысит эффективность работы сотрудников и приумножит доход.

Программное обеспечение для разработки моделей бизнес-процессов.

Сложность построения бизнес-процессов заключается в том, что требуется не только начертить схему действий работы предприятия, но и расписать те или иные процессы, происходящие в организации, регламентировать и своевременно донести эту информацию до сотрудников, после протестировать на практике, а обнаружив недостатки, продумать варианты их исправления.

Для построения пошаговых схем бизнес-процессов используют BPMN (Business Process Model and Notation) – специальная система с условными обозначениями и их описанием в XML. Достаточно простая система, отображающая бизнес-процессы в виде диаграмм, ориентированная на бизнес-пользователей, так и на технических специалистов. Спецификация стандартизирует условия и наборы инструментов, что позволяет облегчить использование и понимание условных обозначений для всех пользователей.

Схема состоит из событий и шлюзов. События – это действия, совершаемые в бизнес-процессе. Примеры событий: клиент оставляет заявку на сайте; клиент оплачивает заказ; сбор и упаковка заказа и так далее. Шлюзы – связки, которые существуют между событиями. Позволяют объединить между собой события в схему с помощью связок «далее», «если», «или», «и». Способствуют созданию веток в бизнес-процессе.

Существует множество программ, которые позволяют моделировать и отслеживать бизнес-процессы компании. Рассмотрим некоторые из них.

Bizagi Process Modeler

Bizagi Process Modeler – бесплатное программное обеспечение, которое позволяет визуализировать бизнес-процесс организации. Важно понимать, что данная программа – это только графическое представление моделируемого бизнес-процесса. Все остальные функции – роли, бизнес-правила – доступны в других версиях приложений от компании Bizagi.

Рисунок 4. Интерфейс Bizagi Process Modeler. Источник: https://www.researchgate.net/figure/Bizagi-Process-Modeler_fig2_330057751 Дата обращения: 06.05.2020

Основные плюсы программы:

бесплатно;
несколько человек одновременно могут работать над файлом;
разные языковые вариации интерфейса;
файлы можно редактировать, сохранять и экспортировать в различные форматы;
подключение к другим программам с помощью API;
используются web-сервисы и SOAP.

Но имеются и свои минусы:

отсутствуют расширенные функции для управления, разработки и исполнения бизнес-процессов;
перевод элементов интерфейса не всегда корректный;
документация к работе программы на английском языке.

Intalio BPMS

Intalio BPMS – бесплатная система с открытым исходным кодом, разработанная для управления бизнес-процессами. Насчитывает самое большое количество установок по всему миру. Есть возможность апгрейда уровня поддержки за определенную стоимость для более крупных предприятий. Программа позволяет моделировать, контролировать и управлять бизнес-процессами компании. Возможна симуляция ситуаций и тестирование определенных сценариев.

Intalio BPMS использует системы BPMS, что позволяет сочетать в себе не только методологии по моделированию и оптимизации бизнес-процессов, но еще и возможность их автоматизации с помощью программного обеспечения.

Рисунок 5. Интерфейс Intalio BPMS. Источник: https://www.youtube.com/watch?v=oQB7OR0-TPk Дата обращения: 10.05.2020

IBM WebSphere Business Modeler

Программный продукт IBM WebSphere Business Modeler реализует в себе весь функционал, необходимый для моделирования и оптимизации бизнес-процессов. Подходит для организаций любого профиля.

Рисунок 6. Интерфейс IBM WebSphere Business Modeler. Источник: https://docplayer.ru/89412712-Ibm-websphere-business-modeler.html Дата обращения: 04.05.2020

Система отличается своим функционалом от похожих по назначению программ. Одна из ключевых особенностей – интеграция с другими продуктами компании IBM, что позволяет быстро переключаться между необходимым софтом, если организация активно использует пакет IBM.

Business Modeler может описывать бизнес-процессы с помощью диаграмм, используя стандарты BPMN.

Инструмент Crystal Report позволяет создавать отчеты любого типа, используя объекты существующей модели. Отчеты можно экспортировать в Word, Excel и различные текстовые форматы файлов.

Систему можно использовать как систему исполнения, не только проектирования моделей.

Поддерживается различные виды анализа, более 40: статистический, динамический и другие.

Возможна формировка KPI-показателей, привязка их к определенным элементам бизнес-процесса. С помощью имитационных инструментов добиться различных прогнозов для модели. Данная функция позволяет отслеживать выполнение поставленных стратегических и тактических целей организации.

ELMA

Программа ELMA является российской разработкой и находится на рынке уже 10 лет. Существует как коммерческая, так и бесплатная версия продукта. Это нисколько инструмент для моделирования бизнес-процессов. Софт больше ориентирован на отслеживание действий сотрудников и процессов компании, на их оптимизацию без прерываний работы системы. У каждого процесса есть своя эффективность, что позволяет оценить выгоду от любых внесенных улучшений.

Рисунок 7. Интерфейс ELMA. Источник: https://www.elma-bpm.ru/community/edition.html Дата обращения: 11.05.2020

Как утверждаю разработчики, с помощью ELMA компания может свободно перейти на процессное управление. Нет ограничений на количество пользователей и на время использование программы. Внутри есть модуль контроля и управления проектами. Для документов существует свое хранилище, которое так же их классифицирует.

Даже обычный работник компании может пользоваться программой как внутрикорпоративной почтой и инструментом для отслеживания и выполнения задач.

В данной главе были рассмотрены различные подходы к управлению компанией, особенное внимание было уделено процессному подходу. Описание бизнес-процессов, их структура и способы оптимизации. Так же описаны популярные программы, которые используются для моделирования и контроля бизнес-процессов. Информация, собранная с данной главе поможет в дальнейшем определиться с вариантами улучшения бизнес-процессов организации с целью повышения мотивации сотрудников.

ГЛАВА 2. ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ

2.1Оптимизация процессов на ООО «Уральский металлургический завод»

Для предметных примеров обратимся к статье «Мотивация менеджеров по ключевым бизнес-процессам и показателям». Авторы данной статьи разбирают применение организационных новшеств в организации на практике. Они так же выделяют проблему отсутствия алгоритма действий для внедрения разработанных мер. Для начала на предприятии были выделены основные бизнес-процессы, чтобы впоследствии выдвигать гипотезы для их оптимизации.

Первая оптимизация заключалась в том, что на стадии обработки заявок от клиентов и запуска заказов в производство все повторяющиеся процессы были упразднены, порядок документа оборота был упрощен и переведен в электронный формат.

На следующем этапе авторы программы предложили сделать обратную связь для каждого процесса по ключевым показателям. Измерялись бы показатели, влияющие на прибыль компании, каждого учувствовавшего в процессе сотрудника. Было принято «Положение о системе показателей и премировании», которая наглядно делила штат на группы с разными показателями и переводом в премиальные.

Произошла модернизация приложения «1С Бухгалтерия». Данный софт предоставлял отчетность для руководящих должностей компании, но требовал расшифровки. После доработки программы и усовершенствования документооборота, возникающие раньше споры на совещаниях прекратились и топ-менеджеры стали лучше друг друга понимать.

Была так же оптимизирована работа с заказчиками. Их разделили на региональные категории, плюс появилась должность ответственного человека за закупку необходимого сырья и комплектующих.

Кроме того организовали систему предположения количества заказов на предшествующий месяц. Это было сделано для того, чтобы можно было спрогнозировать количество закупаемого сырья. Если прогнозы подтверждались, то менеджеры, которые составляли эти прогнозы, получали максимальное вознаграждение. Из-за избытка или недостатка заказов от клиентов премиальные менеджеров снижались. Это достаточно яркий пример материальной мотивации сотрудников, обсуждаемой ранее.

Третий этап программы заключался в анализе и диагностике проделанных изменений. В онлайн-опросе сотрудники предприятия отвечали на вопросы, связанные с изменениями, которые произошли за последние два месяца в компании. Многие отзывались положительно о внедренных методах. Подчеркивали следующие качества: стабильность, измеримость показателей, частое получение результатов о проделанной работе, достижимость. Так же были и сотрудники, готовые дать отрицательный отзыв, что очень помогло подкорректировать положение и оптимизировать дальше бизнес-процессы.

Чтобы продвигаться дальше в развитии, было принято решение, на четвертом этапе разработать эффективную систему мотивации для менеджеров. Положение продолжает обновляться, и теперь была добавлена информация о сотрудниках, отвечающих за документооборот и предоставление документов к определенному сроку, обновлены неточности связанные со сбором информации и подготовке отчетов.

На пятом этапе проводился опрос контрольной группы сотрудников из 15 человек. Из бесед выяснилось, что у персонала возрос интерес к достижению результатов. Были предложены варианты повышения верхних границ премиальных, при приближении результатов месяца к запланированным показателям.

Ну и заключительным этапом являлось поддержка и мониторинг системы, постоянные доработки в дальнейшем по мере развития предприятия. В ходе проведенного исследования были достигнуты многие показатели и оптимизированы важнейшие бизнес-процессы компании. Но не все сотрудники смогли принять нововведения и адаптироваться к ним, поэтому с ними пришлось расстаться, а на их место взять не менее квалифицированных работников.