Файл: "Защита информации в процессе переговоров и совещаний".pdf

В ходе повседневной деятельности предприятий, связанной с использованием конфиденциальной информации, планируются и проводятся служебные совещания, на которых рассматриваются или обсуждаются вопросы конфиденциального характера. Прелатом обсуждения могут быть сведения, составляющие государственную тайну, вопросы конфиденциального характера, касаются проводимых предприятием научно-исследовательских, опытно-конструкторских и иных работ, предусмотренных его уставом, или коммерческой стороны его деятельности^[13].

Совещания могут быть двух типов – внешние и внутренние.

Рисунок 3. Виды совещаний

Внешние совещания представляют собой такие совещания, в ходе которых принимают участие сотрудники и представители сторонних организаций. Риск хищения конфиденциальной информации в данном случае резко возрастает.

Внутренние совещания организовываются таким образом, чтобы все участники данного совещания были сотрудниками данного предприятия.

Совещание всегда планируется либо руководителем предприятия, либо его заместителем.

Меры по защите конфиденциальной информации в ходе подготовки и доведения совещания, принимаемые руководством предприятия (структурным подразделением, организующим совещание), должны быть как организационными, так и организационно-техническими.

Следует отметить, что планирование совещания и переговоров также включают в себя мероприятия по обеспечению информационной безопасности информации до, в ходе и после проведения данного совещания или переговоров.

Планирование мероприятий по защите информации проводится заблаговременно до начала совещания и включает выработку конкретных мер, определение ответственных за их реализацию должностных лиц (структурных подразделений), а также сроков их осуществления. При планировании совещания предусматривается такая очередность рассмотрения вопросов, при которой будет исключено участие в их обсуждении лиц, не имеющих к ним прямого отношения.

Особого планирования требуют внешние совещания, на которых будут присутствовать представители сторонних организаций. Планирование таких совещаний должно проходить тщательным образом. Речь идет об обеспечении высокого уровня информационной безопасности для секретной информации, которая будет анализироваться, и рассматриваться на планируемом совещании.

Работу по планированию мероприятий в области защиты информации, проводимых в ходе совещания с участием представителей сторонних организаций, возглавляет руководитель предприятия, непосредственное участие в планировании принимает заместитель, в ведении которого находятся вопросы защиты информации на предприятии.

Заместитель руководителя информации также несет функции координирования совещания, которое было тщательно спланировано.

Рассмотрим, какие основные разделы содержит в себе план мер, которые должны обеспечить защиту конфиденциальной информации от ее утечки.

1) Правильно и точно определить состав участников совещания, а также необходимо вовремя их оповестить о том, что планируется совещание. Для этого, необходимо сформировать список лиц, которые будут участвовать в данном совещании, а также составить перечень предприятий, сотрудники которых должны присутствовать, и приглашены на данное совещание. Этот пункт необходимо выполнить, если речь идет о внешнем совещании.

2) Необходимо должным образом подготовить помещение, в котором будет проходить совещание.

3) Необходимо принять ряд целесообразных и обоснованных организационно-экономических мер, которые позволят избежать акустического прослушивания информации, которая будет обсуждаться в ходе осуществления совещаний и переговоров.

4) Оборудовать рабочие места участников совещания таким образом, чтобы у них была возможность автоматизировано следить за ходом совещания. Но, в то же время, необходимо тщательно принять меры по обеспечению защиты от акустического прослушивания.

5) Если в ходе совещания будет использоваться киноаппаратура, то порядок ее работы и использования должен быть также регламентирован.

6) Организация пропускного режима на территории и в служебных помещениях, в которых проводится совещание — виды пропусков и проставляемых на них условных знаков или шифров для прохода в конкретные служебные помещения; количество и регламент работы основных и дополнительных контрольно-пропускных пунктов для прохода участников совещания на территорию и в служебные помещения.

7) Необходимо организовать соответствующим образом порядок допуска к вопросам, поставленным в повестку совещания.

8) Осуществление записи (стенограммы), фото-, кино-, видеосъемки совещания — порядок и возможные способы записи, съемки, стенографирования хода совещания и обсуждаемых вопросов с учетом их конфиденциальности; должностные лица или подразделения, отвечающие за техническое обеспечение данных процессов^[14].

9) Необходимо составить четкий регламент и порядок прохождения на совещание посторонних лиц, порядок и способы охраны данного служебного помещения.

10) Организация учета, хранения, выдачи и рассылки материалов совещания — порядок учета, хранения, размножения, выдачи, рассылки и уничтожения материалов совещания, а также рабочих тетрадей или блокнотов, предназначенных для записи обсуждаемых участниками совещания вопросов; порядок обращения с данными носителями информации непосредственно в ходе совещания и после его окончания. Особое внимание уделяется порядку учета, хранения, размножения и использования материалов совещания, зафиксированных на магнитных носителях (исполненных в электронном виде).

11) Надлежащим образом необходимо оформить документы лиц, которые принимают участие в данном совещании. Это делается для того, чтобы знать данные всех участников совещания, в случае обратиться к ним. Это паспорта, командировочные удостоверения, предписания и доверенности на участие в переговорах или совещание, а также иные документы, которые могут подтвердить не только личность человека, но и его целесообразность и необходимость участия в данном совещании.

12) Немаловажное значение имеет и визуальная проверка помещения после проведения совещания. После визуальной проверки необходимо провести проверку с применением специальных технических средств. Это необходимо для того, чтобы выявить различные технические устройства, забытые участниками совещания, которые являются конфиденциальной информацией, а также его личных вещей.

Непосредственную разработку плана подготовки и проведение внутреннего совещания осуществляет организующее его структурное подразделение предприятия. В этом подразделении назначается должностное лицо, отвечающее за разработку плана, его согласование с другими заинтересованными подразделениями предприятия, режимно-секретным подразделением (службой безопасности) и представление в установленном порядке на утверждение руководителю предприятия (его заместителю) ^[15].

Таким образом, в заключении раздела можно прийти к следующим выводам:

- любое совещание, если оно требует использования конфиденциальной информации, должно быть спланировано надлежащим образом.

- существуют внешние и внутренние совещания. Внешние совещания представляют собой такие совещания, в ходе которых принимают участие сотрудники и представители сторонних организаций. Риск хищения конфиденциальной информации в данном случае резко возрастает.

Внутренние совещания организовываются таким образом, чтобы все участники данного совещания были сотрудниками данного предприятия.

Совещание всегда планируется либо руководителем предприятия, либо его заместителем.

- службой обеспечения безопасности на предприятии должен постоянно реализовываться мониторинг возможных каналов утечки конфиденциальной информации, особенно на переговорах, совещаниях и иных деловых дискуссиях. В случае необходимости в соответствии с согласованием руководства предприятия. Принимаются дополнительные меры, которые должны повысить защиту конфиденциальной информации, а также свести к минимуму вероятность утечки данной информации с деловых дискуссий.

2.2 Защита конфиденциальной информации при проведении переговоров и совещаний

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными.

Разрешение на проведение таких совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель предприятия^[16].

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями с обязательным предварительным информированием руководителя службы конфиденциального делопроизводства. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмотренных вопросов, принятые решения и состав присутствующих на каждом вопросе сотрудников. Доступ сотрудников осуществляется на основе действующей разрешительной системы.

Ответственность за обеспечение защиты информации и сохранении тайны в ходе подготовки и проведения такого совещания несет руководитель, организующий данное совещание. В процессе подготовки совещания составляются:

Программа проведения совещания,

Повестка дня,

информационные материалы,

проекты решений,

список участников совещания по каждому вопросу повестки дня

Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов.

Документы (в том числе договоры, контракты), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны иметь конфиденциальных сведений. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы) в проектах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые и участникам совещаний, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Список участников совещания составляется отдельно по каждому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники предприятия, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии. Имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения и наименования документов, подтверждающие их полномочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемого предприятия может при необходимости заменяться ее условным обозначением.

Документы, подтверждающие полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу может служить письмо, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы^[17]. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в подразделении конфиденциального делопроизводства.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других предприятий и организаций, согласовываются с руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание^[18].

Одновременно с визированием подготовленных документов руководители указанных служб и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.

Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющим лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников предприятия и других организаций разрешается и осуществляется только сотрудниками службы безопасности.