Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса: «Складской учет».pdf

Актуальность темы. За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждый год количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода деятельности компании и управления ею. При применении компьютера "количество переходит в качество": увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение работы организации.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций необходимо решить следующие задачи:

1. Собрать материал о предприятии;

2. Проанализировать сущность задач учета складских операций;

3. Обосновать использование вычислительной техники;

4. Обосновать разработки по всем видам обеспечения;

5. Построить инфологическую модель.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход товаров на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Целью курсовой работы является проведение модернизации информационной системы автоматизации складского учета в ООО "Логистика".

1 глава. Аналитическая часть

Автоматизация рабочего процесса значительно сокращает время на обработку, учет поступающего потока информации. Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.^[1]

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Автоматизация рабочего поможет сократить трудозатраты на выполнение повторяющихся задач. Появится возможность полной аналитики работы предприятия и контроль на всех этапах деятельности.

Входящий информационный поток включает в себя:

- Данные о Заказчиках (договоры и т.д.)

- Данные о Заказах (характеристики, сроки и условия хранения ТМЦ и др.)

Выходной информационный поток включает:

- Статистика заказов на хранение ТМЦ

- Отчеты по хранению и выдаче ТМЦ

Система должна предоставлять возможность:

- авторизации пользователей;

- регистрации новых заказов;

- просмотра базы заказов;

- поиск заказов по базе

- информирования клиентов об изменениях статуса заказа;

- внесения данных в информацию о заказе;

- вывода отчетов по группам заявок Заказчика за необходимый период.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Разрабатываемая информационная система должна обеспечивать выполнение следующих бизнес-процессов:

Регистрация Заказчиков, заказов, ТМЦ (товарно-материальных ценностей);
Обеспечение возможности просмотра информации о конкретном заказе, а также ее редактирование;
Обеспечение возможности просмотра информации о конкретном ТМЦ, а также ее редактирование;
Мониторинг информации об обслуживаемых Заказчиках;
Возможность экспорта данных в MS Excel для создания отчетности.

Бизнес-процессы – это последовательность взаимосвязанных действий или задач, результатом которых является создание определенного продукта или услуг. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением и может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес - процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3, которые позволяют анализировать деятельность предприятия с трех ключевых точек зрения.

IDEF0 позволяет проанализировать деятельность предприятия с точки зрения функциональности системы и может быть использована для моделирования широкого класса систем, для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов - работ, которые взаимодействуют между собой, а также отображаются информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является «Контекстная диаграмма» — это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует объект или набор объектов. Каждый блок может иметь различные типы связанных с ним стрелок. Стрелки обозначают людей, место, вещи, события или понятия. В диаграммах IDEF0 имеется четыре основных типа стрелок.

Вход блока представляет ресурс или информацию, которая должна быть использована или преобразована блоком, чтобы произвести продукцию (всегда направляются в левую сторону блока). Каждый блок должен иметь по крайней мере одну стрелку контроля или управления (всегда входит в вершину блока). Управление представляется в виде правил, инструкций, политики компании, процедур или стандартов, и влияет на деятельность без фактического преобразования чего-либо. Стрелки выхода (направляются из правой стороны блока) — это продукция или информация, произведенная блоком. Каждый блок должен иметь по крайней мере одну стрелку выхода.

Механизмы исполнения — это ресурсы, которые обеспечивают выполнение действия, преобразование объекта (стрелка направлена в нижнюю часть блока). Механизмами исполнения являются персонал компании, машины или оборудование, которые обеспечивают выполнение деятельности.

Построим контекстную диаграмму для предметной области (Рис.1).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

Используем декомпозиционное разложение моделирования бизнес-процессов для подробного описание блоков. При каждой декомпозиции блока создается новая диаграмма, при этом число декомпозиций не ограничено и зависит только от уровня сложности модели. Декомпозируем контекстную диаграмму на 3 функциональных блока (Рис.2):

- Прием ТМЦ на склад;

- Хранение и учет ТМЦ;

- Выдача ТМЦ.

Рисунок 2. Диаграмма IDEF0

Для документации механизмов передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных DFD (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации в качестве дополнения модели бизнес - процессов, выполненной в IDEF0. Цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами. DFD - диаграмма может содержать работы, внешние сущности, потоки данных и хранилища данных. Однако функционал диаграммы DFD не учитывает взаимодействие между бизнес-функциями.

Декомпозиция блока «Прием ТМЦ на склад» еще на четыре действия представлена (Рис.3):

- Проверка товарно-транспортной накладной;
- Проверка ТМЦ;
- Внесение данных о ТМЦ в БД;
- Передача ТМЦ на хранение.

Рисунок 3. Диаграмма DFD «Прием ТМЦ на склад»

Диаграммы методологии IDEF3 (workflow diagramming) используются для анализа с точки зрения последовательности выполняемых работ и для описания логики взаимодействия информационных потоков. Этот метод основан на очередности событий с элементами логики. Методология IDEF3 позволяет акцентировать внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов. Проведем декомпозицию блока «Проверка товарно-транспортной накладной», который является элементом декомпозиции блока «Прием ТМЦ на склад» на четыре действия (Рис.4):

- Принятие товарно-транспортной накладной;

- Проверка поставщика;

- Проверка реквизитов документов;

- Проверка соответствия и количества ТМЦ.

Рисунок 4. Диаграмма IDEF3 проверки товарно-транспортной накладной

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот включает в себя следующие этапы:

1. Процедура приемки ТМЦ на склад:

- ТМЦ поступает на базу хранения с приходной накладной;

- специалист по учету на базе хранения проверяет приходную накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

- Производит осмотр поступающих ТМЦ и принимает их на склад;

- ТМЦ перемещается на склад и специалист по учету делает запись в книге учета о месте хранения (склад, полка, место).

2. Процедура инвентаризация включает в себя:

- специалист по учету на складе вручную осматривает и переписывает данные о ТМЦ и его количестве в книге учета;

- данные сверяются в книге учета ТМЦ лицами, ответственными за отчетность по складу и составляется отчет по данным инвентаризации ТМЦ.

3. Процедура отгрузки ТМЦ со склада:

- поступает накладная на отгрузку ТМЦ;

- выполняется проверка накладной и регистрация ее в книге учета

входящих документов;

- поступает указание специалистам по учету склада на поиск нужного ТМЦ и отгрузку;

- Заказчик производит осмотр и производит отгрузку;

- Регистрация в книге учета факт отгрузки ТМЦ;

- Отгрузка ТМЦ техническими средствами.^[2]

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Внедрение ИС «Складской учет» предполагает возложение выполнения основных операций по накоплению, хранению, учету и выдаче информации на вычислительную технику. Пользователь выполняет только часть ручных операций и операции, требующие управленческих решений.

Автоматизация позволит обеспечить повышение качества данных, повышение прозрачности склада, сокращение операционных затрат. Потребность в информации - первейшая задача автоматизации складского хозяйства предприятия. Информация о реальном количестве ТМЦ на складе, которую может предоставить информационная система, критически важна при распределении ТМЦ по заказам. Развернутая аналитика по ТМЦ позволит в любой момент получить нужную информацию и исключить риск ее потери.^[3]

Информационное обеспечение, как важнейший элемент ИС и ИТ, предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.