Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса: «Складской учет».pdf

Информационное обеспечение включает входные и выходные документы, классификаторы и справочники. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение. Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам и отчет по инвентаризации.

Центральным компонентом информационного обеспечения является информационная база, представляющая собой организованную определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Существуют следующие способы организации информационной базы задачи:

как совокупности локальных файлов;

как интегрированной БД с локальной организацией;

как интегрированной БД с централизованной организацией;

как интегрированной БД с распределенной организацией.

Интегрированная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Пользователи воспринимают такую базу данных как совокупность таблиц. В данной задаче автоматизации целесообразно использовать интегрированную централизованную БД, поскольку вся информация о решаемой задаче будет хранится на серверах, а компьютер пользователя будет использоваться как АРМ для доступа к ИС.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Техническое обеспечение ИС — это комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИС, соответствующей документации на эти средства и технологические процессы.^[4]

В комплекс технических средств входят:

- персональные компьютеры;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства автоматического снятия информации;

- эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Документацию можно условно разделить на три группы:

- общесистемную, включая государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

- специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

- нормативно - справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

В нашем случае в комплекс технических средств войдут:

- компьютер, удовлетворяющий минимальным системным требованиям, для работы программ MS SQL и MS Office Excel;

- подключение к сети Интернет (для доступа к общим и внешним ресурсам);

- принтер или многофункциональное устройство вывода информации на печать для распечатки отчетов.

Выбор такого комплекса технических средств основывается на постановке задачи и выборе ПО, а именно, реализации ИС с использованием MS SQL с возможностью выгрузки данных в MS Office Excel. Т.к. рабочее место специалиста по учету уже оснащено подходящими техническими средствами или требует минимальной модернизации, то данный выбор является экономически целесообразным.

К информационному обеспечению, используемому в разрабатываемой ИС, можно отнести общепринятые типовые формы документов. Это один из двух основных входных документов. Вторым входным документом является разработанная нами унифицированная форма, используемая для вывода отчетности, которая необходима для дальнейшего анализа.

Выходным документом является книга MS Office Excel, содержащая сборник отчетной документации.

Средствами ввода информации являются стандартные формы MS Office, а так же функции VBA для загрузки данных из упомянутых ранее входных документов формата MS Office Excel.

Под программным обеспечением информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.^[5]

Базовое (системное) ПО организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ.

Прикладное ПО непосредственно нацелено на решение профессиональных задач пользователя.

В нашем случае базовым ПО будет операционная система Windows 7, а также пакет программ Microsoft Office, в основном MS Office Excel, а также любой браузер, работающий под этой операционной системой.

Прикладным ПО будет являться разрабатываемая ИС «Складской учет».

Причин выбора приведенного системного ПО несколько:

- большинство пользователей работают в операционной системе Windows с пакетом прикладных программ Microsoft Office, а, следовательно, с целью минимизации затрат на приобретение ПО и переобучения персонала, лучше избежать перехода на иные программные продукты;

- Microsoft SQL – распространенная СУБД, совместимая другим ПО Microsoft, простота взаимодействия с Microsoft Office Excel, который является самым популярным табличным процессором и хорошо подходит под требования к виду выходного документа и пр.;

- продукты Microsoft Office поддерживаются производителем и регулярно обновляются, тем самым достигается высокая степень надежности и безопасности;

- базы данных, разработанные в MS SQL, возможно модифицировать для локального использования.^[6]

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему процесса обработки информации в информационной системе, т.е. преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей. ^[7]

В построенной модели можно выделить логические уровни:

• источники информации - информационная система, в которой хранятся заполненные справочники;
• первичная информация - файлы «Заказы», импортируемые из смежных ИС, документы «Приходная накладная», «Инвентаризация»;
• таблицы с первичными данными - таблицы «Результат инвентаризации» и «Приход», таблица «Повреждения», таблица «Обнаруженные дефекты»;
• результатные документы и файлы - документы «Журнал прихода», отчеты «Отчет по качеству», «Отчет по остаткам», Отчет по инвентаризации», файл «Заказ», содержащий данные о приходе и отгрузке ТМЦ на складе. Этот файл экспортируется в бухгалтерскую ИС для проведения бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• получатели информации - ИС бухгалтерии, начальник склада, менеджер отдела сбыта.

Рисунок 5. Информационная модель системы

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1. Справочники системы.

В системе задействованы следующие справочники (табл.1):

1. Справочник «Группы ТМЦ» - содержит обобщающую информацию о группах ТМЦ: оборудование, агрегат, материал и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2. Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о ТМЦ, поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «признак активности номенклатуры». Признак активности в справочнике необходим для пометок ТМЦ, которые потеряли актуальность, т.к. номенклатура постоянно часто меняется.
3. Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц измерения, которые используются для указания количества ТМЦ, например «шт.», «кг» и т.п. Содержит реквизиты «код» и «наименование».
4. Справочник «Группы дефектов» содержит набор признаков повреждений ТМЦ, видов дефектов. Например «Повреждение упаковки», «Царапины», «Вмятины», «Коррозия» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание», «перечень дефектов».
5. Справочник «Заказчики» - содержит перечень поставщиков ТМЦ по реквизитам «код», «наименование», «комментарий».
6. Справочник «Заказы» - содержит перечень заказов на прием, выдачу или внутреннее перемещение ТМЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».

Таблица 1. Актуализация справочников системы

В системе задействованы следующие Входные файлы:

1) Файлы «Планируемые поставки» поступают из ИС отдела снабжения.

Файл «Планируемые поставки» содержит следующие первичные показатели:

- планируемая дата поступления;

- поставщик;

- основание поставки (номер и дата договора на поставку);

- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о ожидаемых к приему ТМЦ:

- артикул;

- количество ТМЦ;

- категория ТМЦ;

- ссылка на справочник «Перечни дефектов».

Файлы из ИС отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Планируемые поставки» содержит в среднем- 5 записей.

2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели:

- дата заказа;

- номер заказа;

- номер склада;

- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файлы «Заказы» поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей.

3. Входные документы системы

1) Приходная накладная. При поступлении ТМЦ на склад оформляется документ приходная накладная.

Основные реквизиты документа:

- номер накладной;

- дата поступления ТМЦ;

- поставщик;

- основание;

- ФИО сотрудника склада, принявшего ТМЦ;

- ФИО менеджера, ответственного за поставку;

- ФИО водителя, доставившего груз.

Данные табличной части:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- стоимость;

Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк табличной части – в среднем 5.

При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения». Номер накладной формируется автоматически.

4. Формы ввода первичной информации

1) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении инвентаризации. Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- табличная часть «Состав комиссии»;

- табличная часть «Перечень ТМЦ для инвентаризации».

Табличная часть «Состав комиссии» содержит реквизиты:

- ФИО;

- должность.

2.3. Характеристика результатной информации

1. Журнал прихода.

Журнал содержит данные о поступлениях ТМЦ за определенный период времени (рис.6).

Данные формируются на основе таблиц «Приход» и «Повреждения» при поддержке справочниками «Номенклатура».

Рисунок 6. Макет документа «Журнал прихода»

Журнал содержит реквизиты:

- «дата» из таблицы «Приход»;

- «номер накладной» из таблицы «Приход»;

- «поставщик» из таблицы «Приход»;

- «артикул» из таблицы «Приход»;

- «наименование ТМЦ» из справочника «Номенклатура»;

- «количество» из таблицы «Приход»;

- «повреждения» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если повреждений нет; «Да», если повреждения есть (информация об имеющихся повреждениях хранится в таблице «Повреждения»); и «?» – если проверка по количеству еще не была произведена;

- «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (информация о проверке качества хранится в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и «Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не обнаружено); и «?» – если проверка по качеству еще не была произведена;

- специалист по учету – сотрудник склада, осуществлявший приемку (из справочника «Сотрудники»).

В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной.

Журнал прихода является основным отчетом о работе отдела приемки грузов. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.

1. Отчет по качеству

Отчет по качеству (рис.7) содержит результаты проверки качества партии поступившего ТМЦ.