Файл: Анализ логистических издержек (анализ влияния внешней и внутренней среды на принятие управленческих решений).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Проблема взаимосвязи среды и организации в менеджменте стала встречаться в первой половине ХХ века в работах А. Богданова и Л. Берталанфи. Тем не менее в менеджменте значение внешней среды для организаций было осознано лишь только в 60-е годы, в условиях наращивания и нарастания кризисных явлений в экономике.

В наше время стала актуальной проблема с анализом внешней и внутренней среды, т.к. под нормальным влиянием изменений, происходящих во всем мире и мировой экономике в том числе, появляются новые формы организаций.

Каждая организация по логичным причинам находится и функционирует в среде. Любое действие всех без исключения организаций возможно только при тех обстоятельствах, если среда даёт возможность его несомненного осуществления.

Так как от аппарата управления зависит работа и жизнь организации, менеджеру нужно искать самые лучшие и желательно эксклюзивные факторы внутренней и внешней среды и видеть и находить способы воздействия на эти реагирования, потому как организация является открытой системой и она зависит от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром. В связи с этим, организации должны предпринимать действия и приспосабливаться к изменениям как внешнего, так и внутреннего окружения, чтобы обеспечить достижение и выживание поставленных целей. Поэтому они постоянно анализируют и оценивают состояние внешней и внутренней среды.

Цель курсовой работы – анализ влияния внешней и внутренней среды на принятие управленческих решений.

На основе цели работы можно сформулировать следующие задачи:

1.Изучить литературу по данной проблеме.

2.Проанализировать проблемы возникающие в организации под воздействием внешних и внутренних факторов (на примере МУ « Комитет по физкультуре и спорту» Администрации г. Калтана)

3.Выработать рекомендации по решению проблем МУ « Комитет по физкультуре и спорту» Администрации г. Калтана.

Объектом исследования – взаимоотношения МУ « Комитет по физкультуре и спорту» и Администрации г. Калтана.

Предмет исследования – деятельность МУ « Комитет по физкультуре и спорту» Администрации г. Калтана.

Именно эти задачи будут решены в ходе работы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АНАЛИЗА ВЛИЯНИЯ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ НА ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

1.1 Понятие внутренней среды и классификация ее факторов

В этой главе мы узнаем о раскрытии лучших существенных внутренних переменных организации, каждая из которых играет не маловажную роль в обеспечении эффективной работы организации. Внутренние переменные являются результатом деятельности менеджеров и находятся под их влиянием.

Организация это открытая система, состоящая из многих взаимозависимых частей, тесно связанных с внешним миром. Внутренние переменные — это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, это состав и взаимосвязи сложной системы организации.

Состав — это совокупность элементов, образующих систему. Состав включает только элементы данной системы, которые являются элементами первого уровня. И это подразумевает собой то, что в состав организации, например, входят цехи, но не входят производственные участки. В связи с этим исследование системы подразумевает также и углубленное исследование составляющих ее элементов. Этим нам с вами поясняется понятие «состав» в широком смысле этого не маловажного и весьма интересного слова, поясняющего также и составляющие самих элементов системы, т.е. компонентов второго, а затем третьего и других уровней. При таких условиях состав организации может включать и цехи, и участки, и бригады.

Состав содержит в себе системы, деление единого целого на составляющие его элементы. Структура, имеет абсолютно противоположный характер значения, она обеспечивает композицию системы, соединение отдельных элементов в единое целое. Она решает кому и какую роль играть, место и назначение элементов в системе, формы и степень влияния на другие элементы. Установление роли, места и назначения элементов в системе обеспечивается:

1) через связи взаимодействия: с кем и как взаимодействуют; какое воздействие является более сильным, нужным;

2) через отношения соподчинения: определение места в структурной иерархии;

3) через определение влиятельности, ориентированности при сопоставлении параметров разных элементов системы и установлении соответствующих пропорций.

Из выше сказанного очевидно, что в зависимости от выбора, состав организации определяет возможные варианты формирования ее структуры. Из этого следует что той структуре которую вы выбрали, соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации.

Если например взять прядильную фабрику, она включает в себя чесальный, сортировочно-трепальный, прядильный и ленточные цеха, то между ними обязательно будет установлена последовательная технологическая связь: от первого цеха до последнего. И если между подразделениями организации существует последовательная технологическая связь то, на каждой технологической ступени — только одно подразделение.

Присутствие схожести между составом и структурой организации не является полным, нету жесткой фиксации конкретной структуры за определенным составом организации. При одном и том же составе могут быть разные, иногда и значительно различающиеся структуры.

Одной из важнейшей характеристикой является структура. В связи с этим выделяют различные факторы внутренней среды организации. Это и цели, и структура, и технология, и задачи, и совместные ценности, и персонал, и стиль организации, и финансовая система, и стратегия, и информационная система, и бизнес-процессы, и навыки персонала, и культура организации, и власть и некоторые другие параметры.

Одним из методов который относится к группировке факторов внутренней среды может дать определение их через те или иные методы общих характеристик — наличие взаимовыгодных целей, преобразование ресурсов, разделение труда, зависимость от внешней среды, необходимость и наличие управляющего органа, образование подразделений. Сгруппируем выше перечисленные факторы следующим образом (таб. 1).

При проведении непосредственно анализа таб. 1, из выше сказанного мы можем сделать не хитрый вывод, что исследователи делают упор в основном на один критерий — преобразование ресурсов. Это связано с тем, что организация создается для преобразования ресурсов в конечный результат. Кроме этого, нужно подчеркнуть определенную связь и взаимообусловленность событий, что не позволяет каждый из них жестко отнести только к одной группе. Показанная в табл.1 группа факторов внутренней среды основана на ситуационном и системном подходах и характеристике организации как единого целого, имеющего общие со всеми организациями и специфические черты.

Таблица 1

Исходя из этого деления на классы можно использовать деление фактов на субъективные и объективные, основываясь лишь на то, что предприятие представляет собой социотехническую систему. К классу объективных характеристик внутренней среды можно сопоставить цели, задачи, структуру, технологию, информационную систему, финансовую систему, стратегию, а также персонал и др. В группе субъективных факторов, определяя характеристиками и отношениями людей в организации, можно классифицировать совместные ценности, стиль организации, навыки персонала, власть, культуру организации.

Данная выше нам классификация фактов не является единой возможной, хотя в наше время другой классификации авторы не имеют.

Смотря на организацию как на меняющеюся систему, можно разграничить все факторы на три группы: преобразования, вход, выход, процесс.

1.2 Подходы к выделению параметров внутренней среды организаций

Цели организации — это конечные состояния системы или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе [10,177]. У организации по вполне объяснимым причинам могут быть разнообразные цели. Чтобы иметь прибыль, менеджеры и бизнесмены обязаны обрисовать цели, в разработке новой продукции, объемы продаж, цены на нее, качество услуг и отбор персонала. Каждое подразделение организации метят в свои конкретные цели, которые должны вносить определённый результат в достижение целей всей компании.

По определению М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основные внутренние переменные организации - это структура, цели, задачи, люди и технология [10,176].

Цель определяет направление. Именно эту формулировку можно считать мотивационным началом многих людей. Если понятно, в каком направлении следует идти, то путь намного облегчается. Ещё более мотивационная формулировка и толчок к правильным мыслям. Обоснованная цель служит организующим фактором для принятия решения. Целью может быть намеченное задание или условие, послужившее причиной для принятия решения. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее измерение. И эти все условия должны совпасть, иначе не будет столь молниеносного результата.

Только когда мы разделяем цели мы понимаем их предназначение, одним целям отдавать все внимание, а другие — отложить. Цели подразделяются на промежуточные, краткосрочные, долгосрочные, конкурирующие, дополнительные и независимые. Из-за анализа информации образуются новые цели. При слишком больших и амбициозных целях, которые, само собой очень трудно-достижимы, формируются промежуточные цели.

Структура организации — это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать целей организации. Выше излагалось, что чертой организации является раздельный труд. Структура организации требует установки горизонтального и вертикального разделение труда в ней. Из этого следует логичный и резонный вопрос, как осуществить разделение труда в организации. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной работы. Вертикальное разделение труда с легкостью создает иерархию управленческих уровней в организации.

Сфера контроля в организации часто варьирует в управлении и подразделениям. Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. Чем больше сфера контроля, тем меньше уровней управления создается в организации и наоборот. Эти простые истины. Идеальной сферы контроля не существует, ее примерные значения от 2 до 60 и больше человек.

Задача — это предписанная работа, часть работы или серия работ которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи делятся на три вида: информационные, на прямую контакт с людьми и с предметами. Руководство ставит задачи в структуре, каждая должность занимается рядом задач, и делает весомый как и необходимый вклад в достижение целей компании.

Технология — четвертая важная внутренняя переменная. Типы производств бывают: единичными, массовыми, серийными.

Технология, применяемая в компании, зависит от типа производства. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с машинами, изобретениями.

Серийное производство это выпуск партий изделий циклично. Единичное производство это неповторяющиеся операции. В единичном производстве изготавливаются отдельные изделия. Похожие действия в таком изготовлении не раз могут повторится. В массовом производстве участвую такие элементы как механизация и автоматизация производства, конвейерный способ сборки. Массовое производство это изготовление небольшой номенклатуры изделий, постоянной достаточно длительное время. Такой тип производства имеет характерные черты большой удельный вес однородных, повторяющихся операций.

Ресурсы организации это важнейший элемент в управлении компании. Для того что бы организация добивалась своих целей и могла хоть приблизительно формулировать свои краткосрочные и долгосрочные цели она должна иметь представление о наличии или отсутствие готовой выпускной продукции. Выполнение задачи это использование технологии как средства преобразования ресурсов. Влияние этой переменной на управление в большей мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией.