Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» (Объекты и единицы учета библиотечного фонда).pdf

Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.

К таким документам относятся:

научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;

общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;

популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;

справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;

учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;

документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;

научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;

правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;

справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;

другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие реставрации (или когда их восстановление экономически нецелесообразно).

Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;

комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;

различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

Приемка-передача книг

Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.

На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).

В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.

Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда

Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.

Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.

При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, – акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями:

зафиксированными в читательском формуляре напоминаниями о возврате документов, направленными в адрес читателя заказным письмом или открыткой с уведомлением о вручении, а также справкой из адресного стола;отказом на взыскание по исполнительному листу.

Взамен утерянных от читателей могут быть приняты другие документы. Такая замена фиксируется в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании записей, сделанных в этой тетради, составляются акты на поступление и выбытие документов из библиотечного фонда, которые регистрируются в соответствующих частях книги суммарного учета библиотечного фонда.

Глава 2 Программа StarUML

BPwin - мощный инструмент моделирования, разработанный фирмой Computer Associates Technologies который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. BPwin может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес-процесс, которого коснутся эти изменения.

С помощью BPwin пользователь может сделать свою работу более продуктивной. Действия и другие объекты создаются буквально несколькими щелчками мыши, а затем легко отбуксированы в нужное место. Интерфейс BPwin, выполненный в стиле "проводника" облегчает навигацию и редактирование сложных процессов с иерархической структурой. Развитые возможности изменения масштаба представления позволяют быстро найти и сосредоточиться на необходимой для работы части модели процесса.

BPwin (теперь AllFusion Process Modeler) — программный продукт в области реализации средств CASE-технологий. Позволяет проводить описание, анализ и моделирование бизнес-процессов. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка. В настоящее время выпускается компанией Computer Associates. Распространяется на коммерческой основе.

Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти методологии по-своему уникальны. Каждая из них может быть выполнена отдельно с помощью BPwin, но их совокупность заключённая в модель даёт аналитику полную картину предметной области клиента.

Полное (новое) название BPwin: AllFusion Process Modeler

Работа с программой начинается с создания новой модели, для которой нужно указать имя и тип (рис.1).

Рисунок 1- Начало работы с программой

От выбора типа модели зависит в каких нотациях можно производить декомпозицию работ. Так, если выбрать тип Business Process (IDEF0), то в созданной модели можно производить декомпозицию работ в нотациях IDEF0, IDEF3 и DFD; если выбран тип Data Flow (DFD) — в нотациях DFD и IDEF3; если же выбран тип Process Flow (IDEF3) — то только в нотации IDEF3. После ввода имени модели и выбора ее типа BPWin сразу предложит задать параметры модели (рис. 2):

Рисунок 2 - Работа с мастером «Свойства проекта»

При этом по умолчанию в мастере указана нотация для разработки функциональной диаграммы – IDEF0.

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) – одна из самых распространенных нотаций описания бизнес-процессов, основанная на методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique - технология структурного анализа и проектирования). Данная нотация применяется для моделирования различных автоматизированных и неавтоматизированных систем. Идея IDEF0 лежит в том, что бизнес-процесс отображается в виде прямоугольника, в который входят и выходят стрелки. Нотация IDEF0 – показывает взаимодействие процессов в общем виде, без лишних подробностей.

После задания свойств модели появляется главное окно программы (рис. 3)

Рисунок 3 – Окно программы

Затем предлагается заполнить описание проекта (рис. 4) .

Рисунок 4 – Описание проекта

Устанавливаем параметры шрифта и фона (рис. 5 и рис. 6).

Рисунок 5 – Параметры шрифта

Рисунок 6 – Параметры фона

Затем устанавливаем параметры функционального блока (рис. 7) .

Рисунок 7 - Параметры блока

После этого приступаем к нанесению на диаграмму стрелок. По правилам нотации IDEF0 каждый блок может иметь четыре различных типов связанных с ним стрелок. Обязательно есть стрелки вход и выход – то с чем работает процесс, а также есть стрелки механизмов (персонал, оборудование) и управляющие стрелки. Направление стрелок строго описано в нотации: для входа – левая сторона блока, выход – правая сторона блока, управление всегда приходит в вершину блока, механизмы – снизу работы. При этом ввиду того, что на контекстной диаграмме всего одна работа, все стрелки граничные.

Глава 3. Построение диаграмм

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

Модель Как есть

Построим модель Как есть (рис. 8, 9).

Рис. 8 Функциональная модель нулевого уровня «Управление библиотечным фондом»

Книги

Выходными данными являются:

Отчеты

Рис.9 Функциональная модель первого уровня «Управление библиотечным фондом» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с документами тратится много времени, возникает путаница с бумагами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.