Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» (Объекты и единицы учета библиотечного фонда).pdf

Введение

Внедрение автоматизации в библиотеку должно повысить производительность и качество труда работников библиотеки, эффективно обеспечивать пользователя необходимыми ему данными и ресурсами.

Процесс автоматизации деятельности библиотеки должен позволить и обеспечить:

·доступ к удаленным базам данных для возможности заказа книг из других фондов библиотек

·достаточно быстрый процесс выдачи и приема книг.

·автоматизированный учет должников

·заказ литературы с использованием базы данных рекомендованных пособий

·быстроту поиска необходимой читателю литературы использованием электронных каталогов библиотеки

·полный доступ к полнотекстовым и электронным ресурсам, имеющимся к библиотеке

Таким образом, целью решения задачи автоматизации является снижение времени, затрачиваемого библиотекарем на оформление различных документов, связанных с выдачей и приемом книг, снижение до минимума количества ошибок, допускаемых при заполнении, оптимизация сбора библиотечной статистики.

Целью данной работы является Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».

Задачи работы – изучить:

Движение библиотечного фонда;

BPwin - мощный инструмент моделирования диаграмма последовательности;

разработки функциональной диаграммы – IDEF0;

модель «Как есть»;

модель «Как будет».

Глава 1 Движение библиотечного фонда

Объекты и единицы учета библиотечного фонда

Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы. К ним относятся:

издания и неопубликованные документы;

аудиовизуальные документы (АВД);

микроформы;

электронные издания.

В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах, что устанавливает ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» (с изм.).

К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся:

название;

экземпляр.

Название– это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.

Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:

годовой комплект;

метрополка;

переплетная единица (подшивка).

Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.

Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой.

Под переплетной единицей(подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.

Для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).

Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.

Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

диск – для грампластинок и компакт-дисков;

катушку, кассету – для магнитных фонограмм;

рулон – для диафильмов;

комплект – для комплекта диапозитивов;

бобину – для кинофильмов;

кассету – для видеофильмов.

Издания, представляющие собой комплект, например, альбом компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.

Для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.

Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.

АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание.

Порядок учета библиотечного фонда

Инструкция № 590 устанавливает как обязательные, так и факультативные принципы учета библиотечных фондов. Согласно ей организация обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета.

Учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (счету, накладной, акту и т. д.) – это суммарный учет

Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа, или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Суммарный учет. Суммарный учет ведется в форме книги суммарного учета библиотечного фонда (далее – Книга) или в другой форме, например, журнала, листов суммарного учета библиотечного фонда как в рукописном виде, так и в виде машинограмм.

Для отражения информации о движении библиотечного фонда инструкция предписывает ввести в Книгу три части:

 первая часть – «Поступление в фонд»;

 вторая часть – «Выбытие из фонда»;

 третья часть – «Итоги движения фонда».

В первой части фиксируются сведения о поступающих в фонд документах, т. е. такие показатели, как:

дата и номер записи;

источник поступления;

номер и (или) дата сопроводительного первичного документа;

количество (всего, а также по видам, содержанию и языку коренной национальности);

стоимость.

Распределение документов по видам и содержанию во второй и третьей частях Книги происходит аналогично тому, как это делалось в первой части

Во второй части выбытие документов из библиотечного фонда отражается по причинам исключения из фонда, с указанием сведений о списанных документах – «передано», «продано» или «сдано в макулатуру».

В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.

Данные о поступлении АВД, микроформ, электронных изданий отражают в первой части Книги с детализацией по видам документов; данные об их выбытии и итоги фиксируют аналогичным образом во второй и третьей частях соответственно.

Суммарному учету подлежат также и периодические издания независимо от материальной основы носителя информации. Итоги движения периодических изданий на основании актов могут подводиться за квартал, полугодие или год в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета. Индивидуальный учет. Каждый экземпляр или каждое название документа подлежат дифференцированному индивидуальному учету.

Индивидуальный учет документов постоянного и длительного хранения осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу присваивается индивидуальный инвентарный номер. Такой номер записывают не только в инвентарной книге, но и на самом документе, закрепляя его за документом на все время нахождения в библиотечном фонде.

Для библиотеки с функциями получателя бесплатного обязательного экземпляра к документам постоянного хранения относится, например, один экземпляр отечественных документов.

Индивидуальный учет документов может осуществляться также путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, которые содержат информацию, теряющую свое значение через непродолжительный период времени, вследствие чего данные документы исключаются из фонда библиотеки.

Существуют следующие формы индивидуального учета документов библиотечного фонда:

книжная (инвентарная книга);

карточная (карточка учетного каталога);

листовая (лист актового учета);

регистрационная карточка на определенный вид издания, в т. ч. заполняемая на АВД или электронные документы. Обязательными для форм индивидуального учета являются:

дата записи;

номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда;

инвентарный номер; автор и заглавие;

год издания;

цена;

отметка о проверке;

номер акта выбытия.

Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При маркировке необходимо:

обозначить принадлежность;

соблюсти эстетику;

обеспечить долговечность маркировочного знака;

сохранить текст или другую знаковую информацию.

Бухгалтерский учет поступления

Согласно Инструкции № 107н библиотечные фонды учитываются в качестве объектов основных средств независимо от стоимости отдельных экземпляров книг на субсчете 018 «Библиотечный фонд» на балансе бюджетного учреждения. Износ по библиотечным фондам не определяется.

Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета

При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции № 590.

Централизованное снабжение документами.

При централизованном снабжении документами в адрес библиотеки поступает извещение Формы № 280 (0504805) с приложением копии счета поставщика на отправленные издания.

Библиотека в общем порядке учитывает полученные документы и передает в бухгалтерию извещение, копию счета и акт о приеме документов на учет.

Выбытие документов из библиотечного фонда

Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

Исключением являются:

федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

Учет таких документов наряду с положениями Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.).      Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.

Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:

устаревшего содержания;