Файл: коммуникации в организации.pdf

продуманной Проблемы обмена человек информацией вследствие возникнет искажения сообщений могут последние возникать также знаний вследствии фильтрации. секретами Концепция властной относится к тенденции искажения сообщений по их сотрудники вверх, вниз с уровня на уровень организации или отдела. В сохраняя организации существует таких потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного какого-то уровня на другой наблюдается уровень организации или отдела если направлялись только те сообщения, настроение которые его касаются. Для схемой движения сообщению или втором сообщению тщательнее ясности намечено сведения критицизм суммировать и потребителей перед телефонного сообщений в разные реакции сегменты организации. различают Поскольку именно присутствуют управляющие определяют, какие типы сообщения направлять, позитивные всевозможные преграды в вызывать межличностных контактах могут зачастую подталкивать их к сегменты отсеиванию одних и причины акцентированию других сообщений. Такой отбор стать причина непопадания важной информации в другой источником организации условиях поступления туда с пространство искажением содержания. многих Согласно одному исследованию, лишь 63% теми содержания информации, видеоленты отправляемой советом директоров, направит доходило до вице-президентов, 40% - до дают начальников цехов и 20% - до рабочих. [11]

Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.[6, с.167] Руководители высшего обладают более статусом, поэтому тенденция снабжать только положительно информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку «не хочет сообщать начальнику плохие новости». Далее, поскольку часто хотят одобрение от , они могут ему только , что он хочет услышать. Исследования показали, что статусные различия сильно отражаются на качестве обмена информацией. Дополнительной причиной поступающей наверх может быть внимание руководителей звена к сообщениям с этажей власти сравнению с информацией от их подчиненных. В числе других причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела. [11]

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ. В этом случае могут возникнуть причине большого информации, невозможности и со стороны отбирать действительно и важную информацию. [6, с.167]

Элвин Тоффлер в «Шок будущего» : «Вполне может так, что информации, захлестывающие , могут заметно способность думать и у руководителей, терзаемых принимать неотложные, непрерывные, срочные решения». Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден менее важную и оставлять только , которая кажется наиболее важной; же относится и к обмену информацией. К сожалению понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации. [11]

НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ. Проблемой многих предприятий является усложненная структура , в которой информация бы «запутывается» прохождении по , искажается или неправильно трактуется. [6, с.167]

Если структура продумана плохо, руководителя планировать и реализации поставленных сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Некоторые из эффективно управляемых компаний перешли к «с малым числом управления и каналами прямого информационного обмена».

К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать при обмене могут конфликты различными группами отделами организации. [11]

Современная точка заключается в том, даже в организациях с управлением некоторые не только , но даже, быть, и желательны, т.к. конфликт во многих ситуациях помогает выявить разнообразие точек зрения, дает дополнительную информацию, помогает выявить большее число альтернатив или проблем и т.д. [10, с.321]

Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или руководители, находящиеся в конфликта, могут только способствовать коммуникационных связей организации, но и коммуникационные сети достижения собственных в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной. [15, с.207]

Ясно,что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.[11]

Совершенствование коммуникаций в организациях

Если есть в коммуникативном процессе, , должны существовать их преодоления. Таких путей существует несколько (квалифицированный менеджер, имеющий большой опыт работы, может владеть своими собственными секретами преодоления преград). [6, с.167]

РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ. Именно это вызвало необходимость на предприятии информационного менеджмента, в свою очередь создание системы knowledge- (управление знаниями).

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен оценивать качественную и стороны своих потребностей, а также потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как показано , информационные потребности в мере зависят целей руководителя, им решений и показателей оценки его работы, а его отдела и подчиненных. [11]

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДЕЙСТВИЯ.  включают в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль. [6, с.168]

Опыт показывает, что организации, планирующие свою деятельность, функционируют более успешно, чем организации, свою деятельность не планирующие. В организации, использующей , отмечается увеличение прибыли к объему , расширение сферы , повышение степени работой специалистов и рабочих. [8, с.111]

Термин организация в употребляется в двух . Первое значение относится к упорядочению деятельности людей, второе – к раскрытию структуры предприятия. [8, с.128]

Мотивация – процесс побуждения себя и других людей к достижению личных целей и целей организации.

Определение контроля : это процесс отклонения от величин и действий в хозяйственной деятельности. [8, с.147]

СИСТЕМЫ ОБРАТНОЙ . В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы часть системы -управленческой информационной в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Например, фирма «» направляет работников главной штаб- на заводы, по стране, обсуждения вопросов, с качеством продукции. Подобным образом мэр города лично посещает районы, чтобы удостовериться в нормальной реализации различных государственных программ, или с той же целью направляет от своего имени работников муниципалитета. Рассматривая необходимость связи в организации, из специалистов обмену информацией : «Эффективно работающий преодолевает разрыв собою и своими путем создания системы коммуникаций, гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там».

СИСТЕМЫ СБОРА ПРЕДЛОЖЕНИЙ. Системы сбора разработаны с целью поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных - снижение остроты фильтрации или идей на снизу вверх. [11]

Это могут анонимные ящики анонимные звонки. На многих предприятиях (например, Siemens) такие ящики существуют в подразделениях и цехах. [6, с.168]

К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие стимулирование и располагающие , объясняющим, почему или иная внедряется, позволяют понять причины или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Систему сбора можно создать и -иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на - работают менеджеры, же отвечающие задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы. [11]

ИНФОРМАЦИОННЫЕ БЮЛЛЕТЕНИ, публикации и видеозаписи организации тоже относятся к информационному менеджменту, или knowledge-менеджменту. [6, с.168]

Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные могут входить с обзором предложений поводу управления, темы охраны работников, нового , нового вида или услуг, намечено предложить в скором времени, «работник месяца», руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Технология видеозаписи дала в руки организаций еще одно средство формирования информационных каналов. Использование видеозаписей «Интернэшнл Пейпер». Английская фирма «Бритиш Петролеум» раз в квартал выпускает видеогазету под названием «Трубопровод». Эта газета главные события в компании, действующей многих странах , ее рассылают филиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты компания использует даже для того, чтобы ознакомить своих работников с предпринимаемой реорганизацией.

Фирма «Ай Эм» также видеоленты. Обычно они сопровождают печатные материалы. В одной из финансовый директор финансовые достижения отделения за год. Лента дополнена годовым отчетом, опубликованным в информационном бюллетене фирмы. Печатный материал возможность оценить по существу, а позволяет работникам составить собственное о стиле и особенностях , возглавляющих компанию. [11]

СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ . Оснащение предприятий персональными компьютерами, установками Internet и Intranet, электронная почта, факсы, видеоконференции и т.п. [6, с.168]

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер оказал огромное на информацию, руководители, вспомогательный и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно традиционно неиссякаемый телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в телефонной связи одному человеку несколько сообщений людям, а затем и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. [11]

Выводы

Речь является универсальным средством , поскольку при информации при речи менее теряется смысл сообщения.

Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

Эффективность коммуникационных организации, как так и неформальных, тем, как доходит управленческая до адресата и она сохраняет адекватность, пройдя по коммуникационным каналам.

Главным во внутренней среды организации являются цели, структура, задачи, технология и люди; во внешней – окружающая организацию среда.

Чтобы эффективно конфликтом в организации, знать, какие бывают, как возникают и протекают и их можно устранить.

Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коммуникация – это передача информации от одного человека к другому. Безусловно, информация центральную роль в существовании человека и людей. Информация выступает как средство коммуникации. Если нарушаются потоки внутри и связи с внешним , само существование предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда соответствующим образом и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации.