Файл: Проектный офис как инфраструктура.pdf

Введение

В последнее время во многих компаниях растет потребность в ведении проектной деятельности. Это обусловлено объективными причинами - влиянием внешней и внутренней среды бизнеса. При этом даже в крупных проектно-ориентированных компаниях могут возникать сложности с координированием всех проектных ресурсов компании, определением и разработкой общей методологии проектного управления, централизованным мониторингом всех процессов и обучением сотрудников.

Для эффективного решения этих, и ряда других важных задач, применяются проектные офисы – подразделения, осуществляющие централизацию и координацию управления проектами компании. Кроме того, проектный офис представляет собой центр компетенции, в котором накапливаются знания и опыт управления проектами в компании. Следует отметить, что формирование и поддержка работы проектного офиса является сложной задачей, которая может успешно решаться только при высоком уровне зрелости компании в области управления проектами.

В литературе приводиться множество разнообразных определений Проектного офиса. В силу «трудностей» перевода Проектный офис называют Офисом Управления Проектами, Центром Управления проектами, а в зависимости от масштаба Офисом Управления Программами, Департаментом Управления Проектами и т.п. Однако все многообразие определений можно свести к двум трактовкам:

1. Проектный офис как инфраструктура;

2. Проектный офис как подразделение.

В данной работе рассмотрим основные понятия Проектного офиса (как подразделения) и необходимые составляющие эффективного функционирования Проектного офиса (как инфраструктуры).

1. Проектный офис как инфраструктура

1.1. Понятие офиса проекта

В настоящей главе рассматриваются новые для российской практики вопросы организации офиса проекта — специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы последней затрагиваются в аспектах, касающихся ее работы в рамках офиса. Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

- команда как организационная структура существует на время реализации проекта;

- состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например,

- члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с иной, основной деятельностью;

- члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;

- члены команды проекта могут функционировать территориально распределено не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.

Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное из которых — необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.

Офис проекта — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций. Основное назначение офиса проекта в данной трактовке — обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта — это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как:

- определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:

- головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.;

- набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

- виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В связи с тем, что детальный состав офиса — и как комплекса рабочих мест, и как программно-телекоммуникационной среды — существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.

В много проектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему:

на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга.

На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;

на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах;

на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В одно проектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Экспертная оценка показывает: такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.

Основные требования к организации офиса проекта:

- наличие реального управленческого офиса— помещения;

- единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);

- информационная технология управления проектами;

- база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

- компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;

- виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов).

Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например, Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта.

1.2. Основные принципы проектирования и состав офиса проекта

В данном разделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест.

Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений:

1. Помещение:

- проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта;

- проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

2.Оргтехника и вспомогательное оборудование:

- устройства для организации документооборота;

- организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков,

оборудование для проведения совещаний и пр.;

- организационная техника— копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

- средства безопасности— сигнализация, регламентация доступов в помещение;

- хозяйственный инвентарь и оборудование;

3.Программно-компьютерные комплексы, средства связи и теле коммуникаций:

- компьютерная техника— сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

- программное обеспечение;

- средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи,

пейджеры, мобильные телефоны.

Все эти аспекты взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.

В настоящей главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их места при организации офиса.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес- процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.

Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции — соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.

По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект, и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов.

Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса:

- информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по

времени и издержкам его выполнение;

- должно быть исключено дублирование бизнес-операций;

- менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.

Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов, однако следует отметить, что их структура определяет локализации и структуру офиса. Поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды проекта должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса проекта. Все шаги должны производиться на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и желательно с интеграцией в единой базе данных. Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например, продукта Visio2000. При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.