Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи).pdf

В современном мире роль базы данных достаточно высока. Многие предприятия, фирмы используют такой метод хранения информации в компьютере, будь то данные о сотрудниках, о различных коммерческих сделках (купли, продажи и т.д.). При любых банковских операциях (оплата коммунальных услуг, за газ, за свет и т.д.) данные заносятся в базу данных.

База данных – это организованная структура, в которой в специальном формате хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных (СУБД) – это программа, с помощью которой в компьютер вводится информация, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, экспортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется. СУБД это программа, которая осуществляет еще и наиболее быстрое обращение к хранящимся в ней данным.

Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

В СУБД имеется возможность отбора, сортировки отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Актуальность разработки программного продукта состоит в значительном упрощении и автоматизации работы с базой данных учёта и контроля предоставленных услуг салоном красоты.

Целью курсовой работы является разработка базы данных для автоматизации работы салона красоты.

Для достижения данной цели необходимо выполнить следующие задачи:

-сформулировать цель проектирования базы данных;

-определить перечень запросов и задач, которые должна решать созданная база данных;

-построить концептуальную модель;

-сформулировать требования к базе данных;

-построить реляционную модель и выполнить её нормализацию;

-осуществить выбор СУБД и технических средств;

-создать базу данных в среде выбранной СУБД;

-разработать приложение для реализации запросов и решения задач;

-оценить возможности базы данных для ее возможного дальнейшего развития.

Разрабатываемое программное приложение должно удовлетворять следующим требованиям:

-заносить информацию в базу данных;

-выполнять действия по редактированию данных в базе.

-поддерживать целостность базы данных.

-содержать достаточное количество данных для получения полноценной информации.

-выполнять запросы.

-контролировать все вводимые данные.

Для достижения этих задач я буду использовать СУБД «Microsoft Access» и среду программирования «Borland Delphi».

СУБД «Access » является универсальным программным продуктам для создания баз данных, т. к. она обладает обширными функциональными возможностями:

-построение таблиц;

-создание запросов;

-создание экранных форм;

-создание и вывод отчетов на печать;

-хранение данных в удобной для пользователя форме;

производительность, причем она не зависит от особенностей оборудования.

Delphi — это интегрированная среда разработки, в которой используется язык программирования Object Pascal. Delphi является средой RAD (rapid application development — быстрая разработка приложений).

Для создания автоматизированного рабочего места было решено использовать Delphi, так как это среда объектно-ориентированного программирования, основанная на языке Object Pascal. Используется для разработки и поддержки программного обеспечения. В отличии от своего прародителя, языка Pascal, многофункционален и удобен тем, что имеет визуальный редактор приложения, который позволяет создавать внешний облик будущей программы.

Преимущества Delphi по сравнению с аналогичными программными продуктами:

1) Визуальное построение приложений позволяет быстро и качественно создать интерфейс Вашей программы.

2) Высокоскоростной компилятор позволяет быстро и без проблем перевести Ваши программы в машинный код.

3) Улучшенная отладка Ваших программ. Интегрированный отладчик Delphi имеет много полезных свойств.

4) Простые и функциональные способы построения баз данных (БД).

5) Возможность разработки новых компонентов и инструментов собственными средствами Delphi.

6) Разработчик программ может самостоятельно строить объекты для Delphi. Это очень полезно для составления уникальных приложений.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Солон красоты занимается оказанием таких услуг как: спа, массаж, аромотерапия, ручная чистка лица, сауна, светотерапия, укладка и стрижка волос, маникюр, педикюр, наращивание ресниц, а так же пирсинг и тату.. Заказчик делает заявку. Сотрудник салона оформляет заявку, в этой заявке указывается фамилия, имя, отчество и контактный телефон заказчика услуги, вид предоставляемой услуги, фамилия специалиста, который будет выполнять работу, стоимость услуги (начальную), дата и время выполнения услуги. После того как заявка оформлена, сотрудник салона вносит ее в электронную базу данных. Данной программой могут пользоваться любой пользователь который имеет опыт работы с ПК, предварительно пройдя курсы подготовки работы с программой.

Запросы, которые можно реализовать с помощью АИС:

- запрос оказание услуг по статусам (выполнено/ не выполнено, оплачено/не оплачено и т.д.);

- запрос услуги по категориям (видам);

- запрос обращаемые лица;

Отчеты, которые можно реализовать с помощью АИС:

- отчет категории услуг;

-отчет обращаемые лица;

-отчет оказание услуг по статусам;

Описание предметной области является одним из этапов, входящим в анализ предметной области, в нем отражаются данные о салоне, его структура и процессы. От правильного и четкого описания деятельности специалиста салона зависит дальнейший анализ, на котором основывается проектирование АИС.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Типовая структура бизнес-процессов управления салоном представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

Этап 1. «Планирование». На данном этапе собирается информация, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

Этап 2. «Организация». После разработки плана нужно обеспечить его реализацию - довести мероприятия до сотрудников, замотивировать и обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.

Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода нужно собрать фактическую информацию о выполнении запланированных работ и достигнутых результатов.

Этап 4. «Контроль». После проведения учета план сопоставляется с фактической информацией и проводится анализ план-фактных отклонений.

Этап 5. «Регулирование». На последнем пятом этапе принимается решение о последующих действиях - корректировки плана, поощрении или наказании сотрудников, которые эти планы реализовывали.

По протеканию во времени бизнес-процессы организации могут быть:

- непрерывно повторяющимися, циклическими. Это может быть выполнение заказа клиента, реализация миссии компании.

- периодически повторяющиеся бизнес-процессы. В основном это различные контрольные мероприятия, или бизнес-аудит компании.

- однократные, или «разовые» бизнес-процессы организации, позиционирующие себя как реализация различного рода проектов, в том числе проектов разработки продукции, инвестиционных и т.д.

По степени взаимодействия с внешней средой, выделяют бизнес-процессы протекающие внутри организации и внешние, которые способствуют связям организации с внешней средой в лице других организаций (поставщики, потребители, конкуренты, органы контроля и т.д.), а так же конечных потребители товаров, работ, услуг в качестве отдельных физических лиц.

По функциям исполнения бизнес-процессы организации могут быть классифицированы как:

- межфункциональные, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений;

- внутрифункциональные, т.е. процессы подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Исследование создаваемого бизнес-процесса начинается с изучения документации. Рассмотрим несколько важных аспектов документооборота любого бизнес-процесса. Начнем с «получения документов».

Для того чтобы получить документы, их нужно для начала запросить. Формулировка запроса важна. Запрос — это конечно условное понятие. Можно «запросить» документы письменно, а можно и устно. Но в любом случае, вы должны дать пояснение — какие конкретно документы вам необходимы. Несмотря на то, что набор документов отличается от компании к компании, он имеет определенную структуру и общие понятия.

Классификация документов:

- управляющие документы:

регламент — основной документ процесса, в котором указана вся информация о процессе. Регламент включает в себя абсолютно все, что необходимо знать о процессе, начиная от модели процесса и его участников, и до ключевых показателей эффективности.

инструкция — подробное, пошаговое описание выполнения того или иного подпроцесса.

скрипт — по сути, скрипт отображает дерево действий, все ветвления сценария. Как правило понятие «скрипт» используется в сфере ИТ и отображает поведение системы в тех или иных сценариях. Но так же называют дерево развития разговора, к примеру, с клиентом. Такой скрипт отражает предпочтительные фразы в зависимости от реакции клиента.

процедура — в большинстве своем лишний документ, описывающий один из подпроцессов. Лишний потому, что описание подпроцесса должно входить в общую модель бизнес процесса. Весь документ можно заменить одной диаграммой процесса в составе модели и регламента.

Документами процесса являются все те документы, которые появляются непосредственно в процессе. К примеру, в процессе «Оказания услуг» появляется документ «кассовый чек». Или другой пример, в котором документ не выходит за рамки процесса — в том же процессе «Оказание услуг», помимо кассового чека, делается «запись в журнале оказанных услуг». Понятие документ, не означает наличие отдельной «бумажки». Запись в журнале это документ. Электронная заявка или форма это тоже документ. Даже электронное письмо является документом, с точки зрения управления бизнес-процессами. Иными словами, документ это информация, имеющая определенную форму — бумажную или электронную.

Функциональные документы:

должностные инструкции — содержат в себе описание прав и функциональных обязанностей сотрудников, которые можно отнести к бизнес-процессу;

политика, положение — документы общей направленности, тем не менее из них можно почерпнуть полезную информацию. К примеру, если вы занимаетесь процессом «Управление качеством», то вам может понадобится «Политика качества» и / или «Положение о отделе контроля качеством».

Документы, отражающие определенные показатели процесса

К данной категории относятся отчеты, информационные и аналитические записки и т.д.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Проектируемая информационная система бизнес-процесса по учету предоставленных услуг салоном красоты способна упростить работу персонал и улучшить контроль за качеством путем:

автоматизация системы управления учёта и контроля оказания услуг;

повышение качества оказания услуг учёта и контроля оказания услуг;

улучшения контроля сроков выполнения услуг;

улучшение условий труда;

получение информации в виде отчётов;

совершенствование регистрации заказов;

оперативное управление заказами;

улучшение работы фирмы;

улучшение контроля не выполненных заказов;

получение справочной информации о сотрудниках салона;

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Проектируемая информационная система состоит из следующих подсистем: подсистема рабочего места, горизонтальная подсистема, вертикальная подсистема, подсистема управления, подсистема оборудования, внешняя подсистема.

Функции системы:

- регистрация поступающих заказов;

- оперативное распределение всех заказов в режиме реального времени;

- регистрация изменений об состоянии заказа;

Данная информационная система оперирует определенными данными, которые, в свою очередь, преобразуются, хранятся и передаются от одной внешней сущности к другой. В разрабатываемой информационной системе внешней сущностью является «Заказчик». «Заказчик» делает «Заказ». В это время он выбирает услугу. После выбора услуги «Заказ» получает статус «Обработка заказа». После этого заказчик производит «Выбор специалиста». После «Выбора специалиста» производится платеж «Исполнителю». Специалист выполняет «Оказание услуги». После «Оказание услуги», специалист высылает выполненный заказ и свои реквизиты для получения платежа за выполненную работу.