Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Корпоративный стандарт компании).pdf

         Создание проектного офиса как обособленного подразделения целесообразно при достижения компанией определенного уровня зрелости в управлении проектами. В борьбе за эффективное распределение ресурсов проектов, повышение количества успешно реализуемых проектов, повышения качества мультипроектного управления, формирования внутрифирменных стандартов управления проектами, распределения приоритетов проектов существенно может помочь создание в рамках корпорации такой структуры как Проектный офис (Project Management Office).

Мультипроект(НТК) - это Программа или мегапроект, состоящий из множества проектов имеющих логические, ресурсные или другие взаимосвязи.

         Проектный офис как подразделение(PMBOK®) – “это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов».

         Одним из показателей зрелости  организации, а точнее менеджмента организации являются  и осознание необходимости, и создание такого подразделения.

Диапазон его обязанностей можно разделить на следующие сегменты:

·        создание и развитие адекватной организации системы стандартов управления проектами, ее поэтапное внедрение и модернизация, воспитание персонала;

·        анализ всей проектной деятельности организации, сопоставление реализуемых проектов и программ стратегическим целям организации, отбор проектов, формирование портфеля проектов организации;

·        создание единого хранилища результатов проектов,  анализ завершенных проектов,  создание  шаблонов по проектам.

         Данная декомпозиция обязанностей корреспондируется с четырьмя группами функций выделенными господином Ильиным В.В, он выделяет Методический отдел,  Аналитический отдел, Архив и Группу координаторов.

         Внедрение такого звена как Проектный офис позволяет компании:

·        повысить рентабельность реализации проектов;

·        увеличить число успешно завершаемых проектов;

·        сформировать штат профессионалов, готовых использовать передовые методики в управлении проектами.

         Проектный офис в корпорации позволяет компании сформировать систему управления проектами, включая в нее доказавшие свою эффективность методы управления,  планирования и анализа проектов для завершения проектов в рамках заданных ограничений.

         Для создания эффективного Проектного офиса, который не служит бюрократическим заслоном в организации, менеджмент компании должен осознавать его необходимость и оказывать всяческую поддержку на начальных этапах его работы.

         Внедрение Проектного офиса является поэтапным процессом, который требует определенных усилий, как от менеджеров проектов, так и от рядовых сотрудников.

         Инициатива по созданию Проектного офиса должна исходить «сверху»  и  уже позже новая структура, доказав свою эффективность и необходимость будет воспринята всей организацией.

         Внедрение Проектного офиса в компанию, первоначально может встретить сопротивление и даже саботаж со стороны сотрудников организации.

         В результате анализа российского и зарубежного опыта в области создания и внедрения Проектных офисов были сформулированы следующие этапы эволюции Проектного офиса компании:

 «информационный центр». На данном этапе осуществляется постановка целей и задач, определение функций и инфраструктуры Проектного офиса, сбор информации; 

«офис сопровождения проектов». На данном этапе Проектный офис начинает свою работу и в кратчайшие сроки должен показать свою эффективность. Здесь могут рассматриваться такие задачи как:

·        формирование и анализ отчетов,

·        обзоры всей проектной деятельности в организации,

·        внедрение корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и др.

   Таким образом, Проектный офис  еще не работает в полную силу и является структурой анализирующей и аккумулирующей  в себе информацию по проектам. Он только еще формирует свой имидж и начинает оправдывать свое существование,  дает сотрудникам почувствовать необходимость и удобство в использовании общих принципов ведения проектов.

·         «офис управления проектами». На данном этапе Проектный офис окончательно закрепляется в структуре организации и переходит к активным действиям. Он становиться обладателем достаточной информацией о всей проектной деятельности организации, чтобы приступить к ее реформированию, а также приступает к решению более крупных задач:

·        тюнинг сложившейся системы корпоративных стандартов управления,

·        создание на базе этих стандартов программ обучения,

·        проведение тренингов для персонала,

·        «навязывание» инструментария,

·        распределение ограниченных ресурсов компании,

·        формирование портфелей проектов адекватных стратегии компании.

Успешное внедрение Проектного офиса позволит компании:

·        работать над большим количеством проектов ввиду эффективного распределения ресурсов организации;

·        иметь «под рукой» информацию о текущей проектной деятельности компании;

·        оптимизировать финансовые потоки по проектам;

·        формировать портфели проектов в соответствии со стратегическими целями компании и тенденциями развития отрасли;

·        создать эффективную систему обеспечения ресурсами проектов компании;

·        пользоваться единой корпоративной системой управления всеми проектами компании, которая бы учитывала специфику ведения проектов;

·        разработать и  применить компьютерную модель программы или портфеля проектов для анализа параметров проектов;

·        обеспечить правильную расстановку приоритетов проектов, что позволит равномерно распределить нагрузку на персонал и оборудование,  сократить число конфликтов за ограниченные ресурсы организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги, необходимо отметить, что основой успешного воплощения в жизнь любой стратегии является наличие постоянного контроля над реализацией инициатив и использование ряда организационных механизмов. При этом ключевыми факторами успеха являются инфраструктурная поддержка и сопровождение управления проектами на основе проектного офиса как основного центра ответственности за проектную деятельность. В решении бизнес-задач и достижении стратегических целей управления проектом проектный офис должен ориентироваться не только на их реализацию, но в первую очередь быть инструментом обратной связи и обеспечивать поддержку менеджмента, представляющего противоположные точки зрения и интересы, а также планы на разные сроки. Как показывает практика функционирования проектных офисов в России, данное направление развития в проектной деятельности представляет собой новую сферу в организационном управлении, привлекающую особое внимание профессионального сообщества.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

• Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: максимизация ROI. — М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2004. — 576 с.
• Майк Ньюэлл Проектный офис // Директор ИС, № 1. — Открытые системы, 2002.
• Богданов В. В. Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 248 с. — ISBN 9785916572322.

Приложение 1