Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Запасы-склад (приходование товара)..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Темпы развития информационных технологий достигают внушительных результатов. Поэтому современные информационные системы являются не только средством для хранения и обработки больших объемов данных, но также могут на основе первичных данных осуществлять расчет оптимальных планов управления ресурсами организации.

Компании, осуществляющие деятельность, направленную на реализацию какой-либо продукции должны вести складской учет. Поскольку он помогает контролировать объемы поступления товара, объемы реализации и количество остатков продукции на складе.

Также складская деятельность направлена на обеспечение ресурсами организацию. Поэтому складской учет невозможно представить без применения информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка.

Обеспечение процессом сбыта продукции необходимыми ресурсами будет являться весьма трудоемким процессом без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе реализации продукции. Кроме того, развитие информационных систем и технологий позволило складскому учету стать доминирующей формой организации товародвижения на высоко-конкурентных рынках экономически развитых стран.

Поскольку использование традиционных способов извлечения необходимой информации из потока данных не является достаточно оперативным, определяющим фактором в управлении организацией становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности складского учета.

Объектом исследования является бизнес-процесс складского учета.

Предметом исследования является автоматизация складского учета.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса взаиморасчетов с поставщиками.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.

---

Разработать контрольный пример реализации.

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Бизнес-процесс «Запасы - склад» заключается в оприходовании ТМЦ (запасов) на складе организации. В процессе оприходования запасов на склад организации проходят ряд этапов.

Поступление товаров заключается в учете полученного товара. Для учета прибывших товаров рекомендуется выделение отдельного помещения, а после того как товары будут учтены, можно отправлять товары на склад [2].

Для оформления приема ТМЦ существуют следующие способы:

1. Товары с документами и счетами, в этом случае все данные заносятся в документ, учитывающий поступление ТМЦ.
2. Товары без документов. В этом случает необходимо составление акта о фактическом наличии товара.

Процесс оприходования ТМЦ на складе организации включает в себя следующие этапы:

1. Оценка количества ТМЦ.
2. Оценка качества ТМЦ. Для осуществления оценки качества необходимо распаковать некоторое количество упаковки и оценить содержимое. Если качество товара не соответствует заявленному, то вся партия отправляется поставщику.
3. Разгрузка ТМЦ и загрузка склада. Каждому выделенному под ТМЦ месту присваивается уникальный номер [3].

Таким образом границы рассматриваемой задачи будут включать процесс отгрузки ТМЦ от поставщика, проверки ТМЦ и учета поступления ТМЦ. Процесс размещения ТМЦ на складке в рамки поставленной задачи включен не будет.

Входными информационными потоками решаемой задачей является информация о ТМЦ, которая отражена в документах: договоре купли-продажи ТМЦ и счете-фактуре. Выходными информационными потоками будут информация об остатках ТМЦ на складе компании.

Решаемая задача связана с ведением бухгалтерского учета и планированием закупок ТМЦ. Обе связанные задачи решаются на основании данных об остатках ТМЦ на складе [4].

Важность задачи в целом для компании заключается в снижении издержек, связанных с простоем производства или реализации ТМЦ. Необходимость контроля остатков ТМЦ на складе обусловлена процессом принятия управленческих решений.

В процессе решения задачи задействованы работники склада: кладовщики и главный кладовщик, осуществляющий контроль работы склада.

Результатными показателями, полученными на основании данных складского учета являются данные о количестве остатков ТМЦ на складе компании.

Входящими документами, на основании которых рассчитываются результатные показатели являются: договор купли-продажи ТМЦ и счет-фактура. Результатным документом является отчет об остатках ТМЦ на складе компании.

---

Характеристика существующих бизнес-процессов

Основным бизнес-процессом предметной области является процесс учета поступления ТМЦ. Управление процессом осуществляет главный кладовщик. Механизмом процесса является кладовщик.

Входящими потоками являются: ТМЦ, договор, счет-фактура. Выходящими потоками являются: брак, акт о браке, отчет об остатках ТМЦ на складе. Модель процесса представлена на рисунке 1 [8].

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Процесс включает в себя проверку ТМЦ в ходе которой может быть выявлен брак, который возвращается поставщику.

Рисунок 1. Модель процесса учета поступления ТМЦ

Рисунок 2. Модель процесса учета поступления ТМЦ

После проверки ТМЦ, кладовщик осуществляет учет отгруженных товаров. После того как ТМЦ учтены, по требованию руководства или в конце отчетного периода, кладовщик формирует отчет об остатках ТМЦ на складе компании.

На рисунке 3 представлена декомпозиция процесса проверки ТМЦ. Проверка ТМЦ включает в себя проверку целостности тары. Если тара повреждена, такой товар возвращается поставщику. Если тара целая, осуществляется выборочная проверка поступивших ТМЦ. Если выявлен брак, составляется акт о браке и ТМЦ возвращаются поставщику. Если полученные ТМЦ проверены и некачественных ТМЦ не выявлено, они передаются на склад для дальнейшего учета [10].

Н рисунке 4 представлена модель процесса учета ТМЦ. Кладовщик заполняет карточку ТМЦ на каждый новый поступивший ТМЦ. В карточке отражается количество поступивших ТМЦ. После того как карточка заполнена, кладовщик вносит записи в приходную книгу.

На рисунке 5 представлена модель процесса формирования отчетности. Кладовщик осуществляет выборку документов за определенный временной период. Из выбранных документов отбираются данные для формировании отчета. Отчет об остатках ТМЦ на складе включает в себя данные об остатках на начало периода, данные о поступлении ТМЦ, данные о выбытии ТМЦ и данные об остатках ТМЦ на конец периода.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе взаиморасчетов с клиентами участвуют следующие документы:

1. Договор.
2. Счет-фактура.
3. Акт о браке.

---

Рисунок 3. Модель процесса проверки ТМЦ

Рисунок 4. Модель процесса учета ТМЦ

Рисунок 5. Модель процесса формирования отчетности

1. Карточка ТМЦ.
2. Приходная книга.
3. Отчет об остатках ТМЦ.

Схема документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Схема документооборота

Исполнитель Действие	Поставщик	Бухгалтер
Проверка ТМЦ	Договор купли-продажи Счет-фактура	Договор купли-продажи Счет-фактура
Учет ТМЦ		Договор купли-продажи Счет-фактура Карточка ТМЦ Приходная книга
Формирование отчетности		Отчет об остатках ТМЦ

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Договор	Счет-фактура	Карточка ТМЦ	Приходная книга	Отчет об остатках ТМЦ
Количество документов в год, шт.	20 000	20 000	20 000	20 000	12
Количество символов в документе, шт.	100 000 000	80 000	40 000	40 000	100 000 000
Частота возникновения в год	20 000	20 000	20 000	20 000	12
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	500 000	500 000	500 000	500 000	400 000

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса взаиморасчетов с клиентами были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность ведения учета платежей по счетам на бумажных носителях.
3. Высокие временные затраты на формирование отчетности (Отчет по взаиморасчетам).
4. Низкий уровень оперативности данных о финансово-хозяйственной деятельности компании.
5. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

---

Исходя из описанных недостатков, осуществим расчет планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков.

Суммарные трудозатраты на ведение документооборота составляют 2 400 000 человеко-часов ежегодно. Внедрение информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение документооборота на 60%, что составит 960 000 человеко-часов. Снижение уровня трудозатрат на формирование документооборота является значительным, что говорит об обоснованности внедрения информационной системы.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных и выходных документов автоматизируемого бизнес-процесса. Входными документами являются: договор и счет-фактура. Перечисленные документы будут внесены в информационную систему и на их основании будет осуществляться учет поступлений ТМЦ и услуг. Из перечисленных документов не является унифицированным только договор купли-продажи.

Выходными документами будет являться отчет об остатках ТМЦ на складе. Этот документ не является унифицированным и представляет собой отчетные формы. Отчет об остатках ТМЦ содержит информацию о наименовании ТМЦ, данных об остатках ТМЦ на начало периода, данных о поступлении ТМЦ, данных о выбытии ТМУ и остатке ТМЦ на конец периода. Документ должен иметь возможность печати и сохранения в форматах: .doc, .docx, .xlsx, .xls для обеспечения удобства дальнейшей обработки.

В рассматриваемых документах используется один классификатор: единицы измерения.

Информационная база должна быть организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Операционная система является основой программного обеспечения ПК. Она представляет собой комплексы системных и служебных программных средств, обеспечивающих взаимодействие пользователя с ПК. Операционные системы различаются способами реализации алгоритмов управления ресурсами ЭВМ, методами проектирования, аппаратными платформами и т.д [6].

Операционные системы классифицируют по следующим признакам:

1. Количество пользователей, работающих одновременно:

---