Рис. 5.11. Результат построения отчёта

√ Откорректируйте созданный отчёт: установите жирный шрифт для шапки таблицы и предусмотрите вычисление ИТОГО по всему отчёту для графы К выдаче. Для этого перейдите в режим Конструктора, в котором вы увидите макет отчёта (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Макет отчёта

√ В области верхнего колонтитула выделите все поля щелчком на имени поля при нажатой клавише Ctrl, вызовите команду Формат-Шрифт-Жирный.

√ В макете отчёта в области Примечание отчета поместите поле. Для этого вызовите команду Конструктор-Элементы управления-Поле. Выполнив операцию протаскивания, задайте размер поля. Как только вы отпустите левую клавишу мыши, в Примечании отчёта появятся две рамочки. В одной из них введите надпись ИТОГО, в другой задайте формулу для подсчёта итога по графе К выдаче: =Sum([К выдаче]) (рис. 5.13). Для просмотра отчёта щёлкните правой клавишей на ярлычке отчёта и в появившемся контекстном меню выберите команду Представление отчёта.

Рис. 5.13. Подготовка примечания в отчёте

√ Сохраните свою базу данных на своём носителе информации.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены запросы?

2. Какие виды запросов вы знаете?

3. С помощью чего можно создавать запросы?

4. Для чего используют запрос с параметром?

5. Как можно задать вычисления в запросах?

6. Что означает запись в условии запроса « =50»?

7. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?

8. Для чего предназначены отчеты?

9. Назовите все области, входящие в макет отчёта

10. Какие способы создания отчетов вы знаете?

11. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?

---

Лабораторная работа № 6

Использование форм в базе данных

Цель работы: освоить на практике технологии создания форм базы данных, формирования кнопочной формы.

Задание

1. Выполнить задания, помеченные в методических указаниях по выполнению работы символом √

Методические указания по выполнению работы

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в таблицы, корректировки существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты. Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи форм. Но использование форм создаёт ряд преимуществ:

• при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

• разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

• вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

• в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала;

• возможность отображения результатов вычисления по каждой записи;

• возможность скрыть при просмотре части данных БД;

• возможность разрешения на модификацию данных только у части полей;

• возможность размещения в форме управляющих элементов (командных кнопок, кнопок раскрытия и т.п.), что превращает формы в объекты, подобные диалоговым окнам Windows.

При работе с формой для перемещения по всему множеству записей таблицы можно использовать:

• клавиатуру: PgUp - переход к следующей записи, PgDn - возврат к предыдущей записи, Home - переход к 1-й записи таблицы, End - переход к последней записи таблицы;

• кнопки навигации, расположенные внизу формы, активизируемые левой клавишей мыши (рис. 6.1).

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов.

Переход к новой записи

Переход к

1-й записи

Переход к следующей записи

Переход к последней записи

Возврат к предыдущей записи

Окно номера текущей записи

Рис. 6.1. Кнопки навигации в форме

Существует несколько способов создания форм:

• с помощью Мастера форм;

• автоматически, используя команду Создание-Форма;

• в режиме Конструктора форм;

• сохраняя таблицу или запрос как форму.

Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.

√ Создайте форму с именем Сотрудники ввод для ввода данных в таблицу Сотрудники.

---

• Вызовите команду Создание - Мастер форм.

• В диалоговом окне Создание форм выберите таблицу Сотрудники и все поля для размещения их в форме. Щелкните по кнопке Далее.

• В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы (в один столбец, ленточный, табличный, выровненный), задайте имя формы - Сотрудники ввод. Щелкните по кнопке Готово.

√ Аналогично создайте формы Клиенты ввод, Заказы ввод.

Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора форм.

Конструктор работает с формой как с совокупностью объектов. Объекты, в свою очередь, характеризуются набором определенных свойств и действий.

Бланк формы включает несколько областей, главной из которых является область данных, содержащая поля таблицы. В заголовке и примечании отображается служебная и/или пояснительная информация.

Размер каждой области бланка может быть изменен путем установки мыши на ее границу, захвата границы левой клавишей мыши и перетаскивания её на новое место.

Размер самого бланка формы также может быть изменен мышью путем перетаскивания его границ.

Набор инструментов, доступных в режиме конструктора и позволяющих формировать собственную структуру формы, расположен в опции Элементы управления вкладки Конструктор панели Инструменты конструктора форм.

Свойства объекта представлены на пяти вкладках:

1. Макет - содержит перечень свойств, связанных с оформлением объекта.

2. Данные - содержит перечень свойств, связанных с источником данных.

3. События - содержит перечень доступных для объекта событий.

4. Другие - содержит перечень свойств, не вошедших в три первых категории.

5. Все - содержит перечень всех событий и свойств в алфавитном порядке.

Значения свойств можно изменять: путем ввода с клавиатуры новых значений в окно; выбора из списка; настройкой в диалоговом окне.

Все объекты в процессе настройки формы можно перемещать; удалять; менять в размерах.

Одиночный объект выделяется однократным щелчком левой клавишей мыши, а группа объектов – с помощью кнопки Выбрать или щелчком левой клавиши мыши при нажатой клавише Ctrl.

Размер объекта можно менять путем:

• Выделения объекта, что приводит к появлению по его периметру рамки с маркерами изменения размера. При установке на один из таких маркеров указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Захват мышью маркера и его перемещение приводят к изменению размера объекта;

• Точной установкой размеров объекта в полях Ширина и Высота окна свойств.

Перемещение объекта реализуется путем его выделения и перетаскивания мышью.

Удаляется объект с бланка формы путем выделения и нажатия клавиши Delete клавиатуры.

Примечание: Переход к общим свойствам всей формы реализуется вызовом контекстного меню в окне формы, но вне пределов его поля.

---

Для текстовых объектов формы доступны изменения следующих параметров: размера; цвета текста; цвета фона; толщины; наклона; подчеркивания. Изменение этих свойств выполняется в панели Инструменты конструктора форм стандартным образом.

Для графических объектов доступны следующие параметры: цвет линии/границы; толщина линии/границы; вид рамки.

√ В заголовке формы Сотрудники_ввод разместите текст Сотрудники фирмы (жирным шрифтом).

Для полного устранения поля с бланка формы необходимо его выделить и одним из рассмотренных ранее способов удалить.

Новое поле размещается в бланке формы путем нажатия кнопки Поле на панели Элементы управления и щелчка левой клавишей мыши в месте его будущего расположения на бланке формы, что приводит к появлению связанного объекта, состоящего из поля ввода и его надписи. Далее вызываются его свойства, и на вкладке Данные в одноименном свойстве выбирается связываемое с ним требуемое поле таблицы или задаётся выражение для расчета значений, отображаемых в данном поле. Правила построения выражений рассматривались ранее применительно к формированию запросов. Выражение можно просто внести в окно требуемого свойства в соответствии с синтаксисом языка VisualBasic. Надпись поля, при необходимости, модифицируется.

√ Создайте Форму Просмотр сведений о сотрудниках, разместив в ней поля ФИО, Должность, Заработная плата. Предусмотрите в форме вычисление налога (13% от Заработной платы).

Форма также позволяет вводить данные в таблицу на основе фиксированных списков или значений, определяемых связанными таблицами. Для этого в форме должно быть размещено поле со списком.

Специализированные формы

Выше рассматривались универсальные формы, которые можно использовать как для ввода информации в таблицы, так и для просмотра и/или модификации. Однако формы позволяют дифференцировать доступ к данным путем установки следующих режимов:

- запрет на изменение существующих данных;

- запрет на добавление новых данных;

- запрет на изменение значений некоторых полей в форме;

- отображение в форме только части полей исходной таблицы.

Два первых режима устанавливаются путем вызова окна общих свойств формы и задания значений Нет для опций Разрешить добавление, Разрешить удаление и/или Разрешить изменение на вкладке Данные.

Третий режим предполагает, что вызывается окно свойств конкретного поля и на вкладке Данные задается значение Да для свойства Блокировка. Если ставится задача временного устранения с бланка формы некоторого поля, то на вкладке Данные задается значение Нет для свойства Доступ. При этом само поле дезактивировано, но отображается в форме в теневом режиме, т.е. сохраняется возможность изменения его свойств.

√ Задайте для формы Просмотр сведений о сотрудниках свойства таким образом, чтобы она была доступна только для просмотра сведений.

---

С помощью команды конструктора форм Эмблема в форме можно разместить графические изображения, используемые как информационные объекты или элементы оформления бланка. Для этого необходимо после вызова данной команды на панели инструментов выбрать положение будущего изображения на бланке формы щелчком левой клавиши мыши, а далее указать положение графического файла в памяти компьютера.

Если рисунок используется в качестве фона для формы, необходимо его предварительно растянуть по размерам формы и в опции Положение вкладки Упорядочить панели Инструменты конструктора форм установить опцию На задний план.

√ В примечание формы Просмотр сведений о сотрудниках добавьте объект Кнопка (Конструктор - панель инструментов Элементы управления - Кнопка).

После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Создание кнопок на форме

• В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.

• Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

• В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

• Мастер кнопок создал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

√ Самостоятельно создайте кнопки Поиск записи, Удаление записи.

Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

√ Создайте форму Ввод данных, на которой предусмотрите вкладки с именами Сотрудники, Клиенты, Заказы. На каждой вкладке разместите соответствующую форму.

• Создайте пустую форму.

• Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

• Добавьте еще одну вкладку. Для этого надо вызвать контекстное меню, предварительно щёлкнув на ярлычке вкладки, и вызвать команду Вставить вкладку.

• Переименуйте ярлычки вкладок на Сотрудники, Клиенты, Заказы. Для этого измените свойство Имя в окне свойств соответствующей вкладки.

• Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники ввод.

• Аналогичным образом поместите формы Клиенты ввод и Заказы ввод на соответствующие вкладки.

• Данную форму сохраните с именем Ввод данных.

В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных.

√ Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

---

Смотрите также файлы

• Лаба 1.docx

• МРОСРС (Ч2) Информационные технологии в природопользовании (ЭиП(П)) бак 2016.pdf

• Контрольная Интергент-технологии.doc

• Программа + ГИА.docx

• Приложение А.pdf