Файл: Реинжиниринг бизнес процессов ( Общие понятия реинжиниринга бизнес-процессов ).pdf

Следует сказать, что проекты реинжиниринга связаны с большими затратами и высокими рисками. Статистика говорит о том, что доля успешных проектов реинжиниринга в мире составляет всего 30%. Исходя из этого, можно выявить следующие типичные ошибки реинжиниринга.^[21]

1. Излишняя детализация и потеря цели при обследовании. Это приводит к тому, что функциональные подразделения начинают делиться все больше и больше. Например, так появляются, «бизнес-процессы финансового отдела». Этот подход полностью заменяет изначальную концепцию бизнес-процесса, сменяя ее функциональной организацией управления.
2. Разрыв во времени при проектировании. Анализируя схемы бизнес-процессов, необходимо все тщательно спланировать и уже потом внедрить новый бизнес-процесс. Если на анализ уходит слишком много времени, то его результаты станут устаревшими.
3. Проблемы реализации проекта. После того, как были получены результаты проекта по реинжинирингу предприятие остается один на один с проблемой, как эти рекомендации помогут в дальнейшем.

Система управления бизнес-процессами призвана решать перечисленные проблемы реинжиниринга.^[22]

Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время возникает потребность в новых подходах, способных увеличить эффективность бизнеса в быстро изменяющихся условиях бизнес-среды. Ответом на эту потребность явился процессный подход к управлению бизнесом, новой теоретической концепции, основанной на понятии бизнес-процесса. Бизнес-процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Конструирование и перестройка бизнес-процессов отныне стали новыми и самостоятельными видами менеджерской деятельности. Реинжиниринг – это кардинальная и революционная перестройка бизнес-процессов компании, которая обеспечивает переход к новым принципам построения организации. Реинжиниринг необходим для связи с высокой динамичностью современного делового мира. У реинжиниринга стоит следующая цель: сделать продуктивным не каждое звено бизнеса в отдельности, но и, чтобы вся система их взаимодействия была направлена на достижение такого эффекта, который невозможно получить каждому в отдельности, но возможно достичь путем совместных усилий, организованных оптимальным образом.

---

Раздел 2. Основные этапы и принципы реинжиниринга

Весь процесс реинжиниринга основан на двух базовых понятиях: «будущий образ фирмы» и «модель бизнеса». Рассмотрим их подробнее.

Будущий образ фирмы^[23] – это более простой образ оригинала, который отражает его основные черты и не учитывает его второстепенные детали.

Модель бизнеса^[24] – это представление основных хозяйственных процессов фирмы, которые взяты во взаимодействии с деловой средой фирмы. Модели составляются и просчитываются с помощью специальных компьютерных программ. Модели бизнеса могут быть полезны при определении характеристики основных процессов деловой единицы и установить необходимость их реинжиниринга.

Объект реинжиниринга – это не организации, а процессы, проходящие в ней. Компании воспроизводят реинжиниринг не отделы продаж или производства, а работу, выполняемую персоналом отделов, обозначенных выше.^[25]
Примером улучшения управления процессами вместе с образующими бизнес компании является придание наименований этим процессам, которые должны отражать их начальное и конечное состояния. Эти наименования обязаны отражать все те работы, выполняемые в хронологическом промежутке между стартом и концом процесса. Понятие «производство» больше подходит к процессу, который происходит от момента закупки сырья до момента отгрузки готового продукта. Сюда же можно отнести следующие процессы, выполняемые по этому принципу:^[26]

1. Разработка продукта выполняется от выработки концепции до создания прототипа;
2. Продажа выполняется с момента выявления потенциального клиента до получения им заказа;
3. Выполнение заказа считается от оформления заказа до осуществления платежа;
4. Обслуживание выполняется от получения запроса до разрешения возникшей проблемы.

После идентификации процессов необходимо понять, какие именно из них должны быть подвергнуты реинжинирингу, и каким должен быть порядок реинжиниринга. Бизнес-процесс — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой с помощью управляющего воздействия и ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, или, другими словами, результаты процесса, несущие в себе ценность для потребителей. Бизнес-система – это связанное множество бизнес-процессов, результатом которого является выпуск продукции в виде товаров и услуг.^[27]

---

Ниже рассмотрены реконструируемые бизнес-процедуры, измененные под влиянием реинжиниринга. Рассмотрев их ближе, можно понять, каким образом проведение реинжиниринга бизнес-процессов способствует повышению эффективности работы компании.^[28]

1. Несколько рабочих процедур объединяются в одну. Для того, чтобы перепроектировать процессы нужно исключить технологии «сборочного конвейера», в рамках которых на каждом рабочем месте выполняются простые задания или рабочие процедуры. Ранее они выполнялись разными сотрудниками, а теперь они интегрируются в одну процедуру, то есть происходит горизонтальное сжатие процесса. Если все шаги процесса к одной работе привести все-таки не получается, то создается команда, которая отвечает за этот процесс.

Из-за того, что в команде несколько человек, это приводит к каким-либо задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Но плюс в том, что потери здесь гораздо меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются разным подразделениям компании, которые могут располагаться на различных территориях. Помимо этого, при традиционной организации сложно выявить ответственного за быстрое и качественное выполнение работы. Статистика показывает, что горизонтальное сжатие ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз.^[29]

2. Исполнителями принимаются самостоятельные решения. В ходе процесса реинжиниринга осуществляют не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов. Это происходит за счет самостоятельного принятия решения исполнителем, тогда, когда при обычной организации работ он должен был действовать при помощи управленческой иерархии.

Традиционная организация работ, ориентированная на выпуск массовой продукции предполагает, что исполнители не владеют временем и знаниями, которые нужны для принятия решений. Реинжиниринг борется с этими предположениями, отказываясь от массового производства и обучает работников на современном образовательном уровне. За счет этого сотрудники наделяются большими полномочиями, и их роль в компании растет, а в результате компания получает значительное повышение отдачи работников.

3. Процесс не стоит на месте и идет в естественном порядке. Реинжиниринг процессов перестает упорядочивать их в линейном порядке, свойственного традиционному подходу. Таким образом, процессы распараллеливаются там, где это возможно.

---

4. У процессов есть различные варианты исполнения. У традиционного процесса задача состоит в производстве массовой продукции для массового рынка, поэтому он исполняется единообразно, не обращая внимания на исходные условия при всех возможных входах процесса. В настоящее время повышенная динамичность рынка ведет к тому, что процесс должен иметь разные версии исполнения, которые определяет конкретная ситуация и состояние рынка. Традиционные процессы – это довольно сложные процессы. Они учитывают различные исключения и частные случаи. Что касается новых процессов, то они понятны и просты. Каждый вариант накладывается только на одну соответствующую ему ситуацию.

5. Работа должна выполняться в том месте, где это целесообразно. В традиционных компаниях она реализовывается по функциональным подразделениям, а это достаточно расточительно и медленно.

6. В процессе реинжиниринга уменьшается количество проверок и управляющих воздействий.^[30] Проверки и управляющие воздействия не несут никакой материальной ценности, поэтому его задача – сократить их до минимума. У традиционных процессов их множество, а единственная задача, которую они выполняют – это контроль за соблюдением исполнителями предписанных правил. К сожалению, на практике не редко оказывается, что стоимость проверок и управляющих воздействий окупается и превосходит стоимость заказа требуемого продукта. Но и здесь реинжиниринг предлагает более сбалансированный подход. Вместо проверки каждого из выполняемых заданий перепроектированный процесс часто агрегирует эти задания и осуществляет проверки в отложенном режиме, что приводит к заметному сокращению времени и стоимости процессов.

7. Количество согласований сводится к минимуму. Именно согласования не производят никаких непосредственных ценностей для заказчика. Реинжиниринг минимизирует согласования при помощи сокращения внешних точек контакта.

8. «Уполномоченный» менеджер призван обеспечивать единую точку контакта. Этот механизм «уполномоченного» менеджера необходим тогда, когда шаги процесса либо трудны, либо распределены так, что их не получается объединить силами небольшой команды. «Уполномоченный» менеджер – это некий буфер между сложным процессом и заказчиком. Он поступает с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс. Чтобы выполнить эту роль, менеджер должен уметь отвечать на вопросы заказчика и решать его проблемы, имея для этого доступ ко всем используемым информационным системам и ко всем исполнителям.

---

9. Преобладает смешанный централизованно/децентрализованный подход. При использовании современных технологий у компаний появляется возможность действовать полностью автономно на уровне подразделений, при этом сохраняя возможность пользоваться централизованными данными.

Так как реинжиниринг бизнес-процессов становится очень популярным, то его часто путают с другими подходами^[31]:

1. Автоматизация бизнес-процессов. Здесь информационные технологии также играют важную роль, как и в реинжиниринге бизнес-процессов.

2. Реинжиниринг программного обеспечения. Задача реинжиринга программного обеспечения заключается в переписывании на основе современных технологий устаревших ИС без изменения самих автоматизируемых процессов.

3. Реструктурирование (restructuring), уменьшение размерности (downsizing). Эти понятия обозначают уменьшение возможностей компании, к примеру снижение производственных мощностей, для соответствия текущим вниженным требованиям.

4. Реорганизация (reorganizing), «выравнивание организации» (flattening). «Выравнивание» может являться результатом реинжиниринга. Данные процессы имеют дело с организационными структурами, а реинжиниринг с процессами.

5. Улучшение качества, глобальное управление качеством. Управление качеством и реинжиниринг обращают все свое внимание на бизнес-процессы, но есть важное отличие: управление качеством вбирает в себя уже имеющиеся процессы и пытается их улучшить, а реинжиниринг заменяет существующие процессы на новые.

Ниже приведены основные этапы процесса реинжиниринга:^[32]

1. Формирование желаемого образа фирмы. Будущий образ формируется благодаря разработке стратегии фирмы, ее основным ориентирам и способам их достижения. Важное значение среди стратегических целей имеет ориентация на потребителя. Грамотно выбранные цели реинжиниринга позволяют найти направления, которые действительно могут быть успешно улучшены и являются необходимыми для выбранного бизнеса.

2. Создание модели реального или существующего бизнеса фирмы. По-другому этот этап называют ретроспективным или обратным реинжинирингом. Здесь происходит переустановка системы действий, работ, с помощью которых компания осуществляет свои цели. Производится детальное описание и документация основных операций компании, кроме того оценивается их эффективность. Чтобы создать модель существующего бизнеса используются результаты анализа организационной среды, данные контроллинга. Еще на этом этапе определяются процессы, требующие коренной перестройки.

---