Файл: Разработка конфигурации. Складской учет..pdf

Введение

Для эффективной работы в современных условиях предприятие должно быть оснащено информационными средствами на базе компьютерных систем. Благодаря информационным технологиям обеспечивается рациональное использование ресурсов организации. Финансовые и материальные ресурсы всегда ограничены. Поэтому в качестве ключевого фактора успеха экономической деятельности предприятия выступает принятие своевременных и правильных решений о том, как и где необходимо сосредоточить ресурсы для того, чтобы достичь наибольшего эффекта. Актуальная и своевременная информация позволяет концентрировать финансовые и материальные ресурсы в нужном месте и в нужное время для реализации наиболее приоритетных задач.

Объектом исследования курсовой работы является ИТ - компания ООО «СпецПК».

Актуальность темы настоящего исследования состоит в разработке программного приложения и базы данных, которые поспособствуют автоматизации уникальных бизнес-процессов ООО «СпецПК» в области складского учета.

Объектом исследования является ООО «СпецПК».

Предметом исследования является автоматизация учета товаров на складе для ООО «СпецПК».

Целью курсовой работы является создание информационной системы автоматизации учета товаров на складе в компании ООО «СпецПК».

Для достижения указанной цели должны быть решены такие задачи:

1. Рассмотрение работы предприятия ООО «СпецПК» и представление его технико-экономической характеристики.
2. Изучение предметной области и бизнес-процессов учета товаров на складе компании ООО «СпецПК».
3. Проектирование и разработка складской информационной системы автоматизации.
4. Выполнение расчета технико-экономической эффективности, которая будет получена от внедрения на предприятии складской информационной системы автоматизации.

I Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Анализ понимания взаимосвязей и структуры автоматизируемых процессов требует построения структурно-функциональной модели, при помощи которой можно будет выявить и проанализировать узкие места в управлении. Такой анализ поспособствует оптимизации общей схемы бизнеса.

Моделирование будет проводиться при помощи стандарта IDEF0 в контексте АS-IS. Эта модель предназначается для описания бизнес-процессов, существующих в организации.

Методология функционального моделирования IDEF0, представляющая собою часть SADT, эффективно и наглядно отображает весь механизм деятельности организации в виде иерархической системы функций, взаимно связанных между собой. Она позволит понять, к каким результатам приведет проводимая работа; что выступает в качестве управляющих факторов; какая информация или объекты представляют собой необходимый набор для реализации процессов управления. Благодаря нотации IDEF0 могут быть выявлены недостатки бизнес-процессов. Это серьезная помощь в анализе деятельности предприятия.

На рис. 1.1 показана контекстная диаграмма автоматизируемого процесса. На этом рисунке отображен нулевой уровень диаграммы, отражающей сущность автоматизируемых бизнес-процессов. На диаграмме видно, какие именно данные входные, а какие выходные, с учетом каких ограничений и посредством каких исполнителей протекает процесс.

Рис. 1.1. Контекстная диаграмма процесса управления товарами на складе

Декомпозиция процесса управления товаром на складе представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Декомпозиция диаграммы процесса управления товаром на складе

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим процесс учета товаров на складе.

Если в компанию поступает новый товар, то начальником склада проводится инвентаризация. После успешной инвентаризации, начальник склада вносит сведения о новом товаре в реестр склада компании. На основе уже присутствующих товаров на складе новому товару присваивают артикул, наименование, количество позиций в наличии и прочие данные. Затем начальник склада составляет акт об инвентаризации нового товара. Этот документ передается на подпись директору (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Декомпозиция блока А1. Складской учёт

Учет проданного товара со склада требует отражения количества проданного товара в специальной книге складского учета. Начальником склада вносятся в эту книгу сведения о количестве позиций проданного и оставшегося в наличии товара. Внесенная информация подкрепляется проведенной инвентаризацией. Ведомость учета товаров формируется на основе заполненных табелей (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Декомпозиция блока А2. Учёт проданного товара

Начальник склада, основываясь на документах об инвентаризации, рассчитывает количество необходимого товара и передает эти сведения в отдел закупок. Отдел закупок проводит расчет затрат и производят покупку необходимого товара. (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Декомпозиция блока А3. Расчёт и покупка необходимого товара

Начальник склада получает сведения о затратах на покупку необходимого товара. Затем он анализирует и обрабатывает полученную информацию, формируя статистическую отчетность по специальному шаблону. Сформированная отчетность передается директору на проверку (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Декомпозиция блока А4. Формирование отчётности

Исходя из приведенной диаграммы приходим к выводу о том, что на предприятии должна быть внедрена система упрощенной инвентаризации. Ее прототипом будет являться информационная система складского менеджмента, наиболее полно реализующая потребность в автоматизации этого бизнес-процесса.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Используемый на предприятии способ приема товара и способ учета сопряжен с большой трудоемкостью в учете товаров и разрозненностью информации. Это приводит к неверной интерпретации или утрате сведений.

В настоящее время нет возможности в короткий срок получить информацию об общем количестве процессов складского учета и провести анализ ключевых причин возникновения проблемных вопросов у персонала. Нет возможности и проанализировать причины неверного учета товаров, оценить неэффективность или эффективность работы склада.

Схема документооборота складского учета представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Схема документооборота складского учета

Временные характеристики работы процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1

Характеристики процессов работы отдела закупок по подаче заявок на покупку необходимого товара

Как можем видеть из таблицы, начальник склада ежедневно затрачивает, в среднем, 11 часов (705 минут) на внесение необходимой информации в книгу учета. Также он занимается поиском и анализом нужной информации. С учетом того, что рабочий день составляет 12 часов, то можно сделать вывод, что на непосредственную работу по решению проблем и подачи заявок на покупку необходимого товара остается менее 10 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Основные недостатки, присущие существующей практике управления и обработки заявок на покупку товара:

• Сложность определения очереди заявок.
• Неудобство контроля над исполнением заявок.
• Большое количество бумажных заявок.
• Высокая трудоемкость обработки данных.
• Невысокая производительность труда.
• Низкая оперативность, снижающая качество работы отдела.
• Несовершенство процесса сбора, обработки, хранения и передачи информации.
• Несовершенство организации сбора исходных данных и их регистрации.

В результате проводимой автоматизации предполагается сократить время на создание и передачу заявок до трех минут. В таблице 2 приведен расчет эффекта внедрения системы.

Таблица 2

Расчет эффекта внедрения

Следовательно, ожидаемая экономия рабочего времени – 2,5 часа в день. Это дает возможность повысить эффективность работы специалистов.

Автоматизация позволит постоянно получать точную информацию о количестве и приоритете заявок, сократить время на подготовку аналитической отчетности, а также на передачу документов в электронном виде.

Автоматизация требует использования таких средств, как компьютер, принтер, локальная вычислительная сеть, специализированное программное обеспечение.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Разрабатываемая система должна предоставлять возможность автоматизации учета товара на складе и заявками на его покупку.

Полученные сведения накапливаются в базе данных и обрабатываются системой с дальнейшей возможностью оперативного доступа для просмотра отчетов, контроля текущей ситуации, анализа документации, внесения обновлений и корректировок в информационную базу, изменения условно-постоянных данных в справочниках, анализа обобщенных данных за период времени по всем товарам или по каждой отдельной позиции.

Регистрация входной информации, содержащей данные оперативного учета новых заявок на покупку товара, осуществляется с помощью первичных аналитических документов. Внесение такой информации в базу данных осуществляется посредством интерфейсной формы ввода. При этом произведенные операции при необходимости могут быть отменены (т. е. обеспечивается возврат исходных значений).

Учет операций по товарам осуществляется в информационной системе с контролем финансово-управленческих данных, а также с возможностью отмены транзакций. При совершении операции система выдает отчет, который может быть распечатан.

Клиентский блок системы должен быть многооконным и изменяемым под задачи отдельных операций. Клиентский блок должен быть эргономичным в управлении, обеспечивать функцию быстрой навигации и поиска.

Главное кнопочное меню обеспечивает доступ к модулям информационной системы. Разрабатываемая система предоставляет интуитивно понятный и удобный пользовательский интерфейс. Количественно-суммовая информация, накапливаемая в базе данных, анализируется в модуле аналитики с дальнейшим выводом выходных данных на монитор компьютера.

Параметры обрабатываемых данных корректируются с учетом установленного пользователем временного интервала, а также в зависимости от конкретного магазина. Система содержит итоговую информацию по всему предприятию за весь период.

Информационная система должна предусматривать возможность последующего расширения и реорганизации для добавления функций и улучшения ее возможностей. Кроме того, должен обеспечиваться надлежащий контроль за вводом данных при отсутствии избыточности. Разрабатываемая система также должна обеспечивать целостность базы данных и надежное хранение информации.

В информационной системе используется пять видов кодирования, предназначаемых для расчетов по затратам на покупку товара, однозначной идентификации товаров на складе, сотрудников отдела закупок и договоров с поставщиками. В таблице 3 указаны используемые системы кодирования.