Файл: Теория баз данных в экономических системы.doc

1. Сведения о банковских операциях.

2. Данные о проданных изделиях и закупленных материально – технических запасах.

3. Сведения о заказанных и поступивших комплектующих и материалах.

4. Данные об энергозатратах, поступлении сырья и другие сведения административно–хозяйственного характера.

С точки зрения ввода, методов разработки и вывода данных подобные операционно-учетные системы достаточно просты в разработке и использовании, но с точки зрения анализа информации не всегда удобны. Потребность в анализе информации привела корпорации к необходимости создания обширных, структурированных по отделам производственных информационных сетей, которые в свою очередь связаны с рабочими местами сотрудников. С ростом объема данных, циркулирующих в корпорации, управление, поиск и доступ к ним становятся все сложнее. Основное преимущество Microsoft Access при использовании в крупных фирмах состоит в том, что он обладает способностью осуществлять связь с базами данных разных форматов, находящимися на рабочих станциях, сетевых серверах или больших ЭВМ. Microsoft Access позволяет легко получить прямой доступ к исходным данным, построить запрос для извлечения необходимой информации и создать отчет, по полученным данным. Именно способность получать данные из многих источников, в сочетании с легкостью использования позволяет Microsoft Access создавать эффективные системы обработки информации. Т.к. Microsoft Access может работать в режиме коллективного доступа к базам данных различных форматов, то он является хорошим средством разработки приложений для рабочих групп, которые хранят данные на серверах локальных сетей своих подразделений и в то же время периодически пользуются приложениями других подразделений и сбрасывают данные на серверы корпорации. Пример такой структуры приведен на рисунке 3.

В приложениях, ориентированных на небольшие рабочие группы, хранение и коллективный доступ к информации может осуществляться при помощи только одного Microsoft Access. В случае же больших приложений используется специальный сервер (Microsoft SQL Server), а Microsoft Access в этом случае выступает в роли клиента. Чаще всего в крупных корпорациях Microsoft Access используется в общей информационной системе как пользовательская среда для обработки данных. Соответствующим образом подготовленные пользователи могут применять Microsoft Access для создания собственных отчетов диаграмм и запросов.

Таким образом, области применения Microsoft Access в крупной фирме заключаются в следующем:

1) Приложение для рабочих групп.

2) Системы обработки информации.

В качестве персональной СУБД.

Microsoft Access является удобным средством для компьютерной обработки личной информации. Так как Microsoft Access упрощает процесс создания форм и отчетов и позволяет с помощью макросов и модулей легко связывать их, разработка больших личных приложений занимает мало времени.

Области применения в качестве личной СУБД:

1. Введение инвестиционного портфеля.

2. Справочник по адресам.

3. Различные виды каталогов.

Основной сервер корпорации

Сервер 1 корпорации

Сервер 1 подразделения

Рабочая станция 1

Рис. 3. Информационная структура корпорации.

2.1.3 Архитектура Microsoft Access.

Объекты базы данных Microsoft Access.

Microsoft Access (МА) называет объектами все, что может иметь собственное имя в смысле МА. Термин « база данных » обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными. В том числе и те, которые определяются для автоматизации работы. Всего в Microsoft Access определено 6 основных объектов.

1. Таблица.

Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы таблицы) служат для хранения различных характеристик субъектов (например, ФИО и адреса клиентов), а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте (например, о клиенте по фамилии Иванов). Для каждой таблицы необходимо определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальное для каждой записи значение) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.

2. Запросы.

Запрос – это объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц на основе заданных критериев. Для определения запроса можно использовать так называемый запрос по образцу, в котором определяется критерий поиска нужной информации, или написать инструкции на языке SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление, обновление или добавление данных. С помощью запросов можно так же создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Формы.

Форма – это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране и управления работой приложения.

Можно использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных таблиц или наборов записей запросов. С помощью форм можно в ответ на какое – то событие запустить макрос или модуль. Причем форма может быть распечатана.

4. Отчет.

Отчет – это объект, предназначенный для форматирования, вычисления итогов

и печати выбранных данных.

5. Макрос.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Microsoft Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме будет открывать другую форму.

В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или пропуска тех или иных указанных в нем действий. Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов. Из одного макроса можно запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль.

Модуль – это объект, содержащий программу на языке VBA для приложений, позволяющий разбить некоторый процесс, на несколько небольших процедур и обнаружить ошибки, которые невозможно найти, используя макросы.

Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения или непосредственно привязанными к формам или отчетам для реакции на те или иные события.

Взаимосвязи основных объектов Microsoft Access.

Все объекты в МА взаимосвязаны друг с другом. Схематично связь между ними можно представить в следующем виде (рис.4).

В таблицах хранятся данные, которые можно извлечь с помощью запросов. Используя формы, можно выводить данные для пользователя и изменять их. Формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы. Для выполнения необходимых вычислений и форматирования данных запросы могут использовать

встроенные функции или функции, созданные с помощью языка VBA. События, происходящие в формах или отчетах, могут запускать макросы или модули.

Событие – это любое изменение состояния объекта в Microsoft Access. Например, открытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи и т.д., для обработки события можно создать макрос или модуль. С помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения, открывать фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы. Используя язык VBA можно создавать, модифицировать и удалять любой объект Microsoft Access.

2.1.4 Разработка проекта приложения.

Основные этапы разработки приложений.

Основы методологии проектирования прикладных программ были заложены в 60-х годах прошлого века. В самом начале приходилось тратить не менее 60% всего необходимого времени на проектирование и лишь 40% на написание и отладку программы. Современные технологии разработки прикладных программ делают построение приложения дешевыми и быстрыми. Однако, несмотря на мощность средств разработки, если не потратить определенных усилий на постановку задачи и принципов работы приложения, то потом придется потерять значительно больше времени на всевозможные переделки.

Этапы разработки приложений:

1) Уточнение задач.

Необходимо составить список всех основных задач, которые должны решаться этим приложением, включая и те, которые не нужны на данный момент, но могут потребоваться в будущем.

(1)

Модуль

( функции или программы )

Макрос

(3)

Запросы

( просмотр данных )

Формы

запустить

запустить

Таблицы

( хранимые данные )

1. – Выполнить, вызвать.

2. – Выполнить функцию.

3. – Запустить.

4. – Открывать и форматировать в формах, отчетах и запросах.

5. – Запустить печать, форматирование, просмотр.

• Д ействие.

• П оток данных.

Рис. 4. Схема связей объектов в МА.

1. Последовательность выполнения задач.

Необходимо объединить основные задачи в тематические группы и затем упорядочить задачи каждой группы так, чтобы они располагались в порядке их выполнения.

2. Анализ данных.

Необходимо составление подробного перечня всех данных, необходимых для решения каждой задачи. Определить какие из них будут исходными и не будут изменяться в процессе выполнения задачи, которые будут добавлены или наоборот, удалены.

3. Определение структуры данных.

После предварительного анализа всех необходимых для приложения элементов данных нужно упорядочить их по объектам и соотнести объекты с таблицами и запросами базы данных.

4. Разработка макета приложения и пользовательского интерфейса.

Задав структуру таблиц в Microsoft Access легко создать макет приложения с помощью форм и связать их между собой, используя макросы или процедуры VBA.

5. Создание приложения.

В случае простых задач созданный макет является практически готовым приложением. Однако довольно часто приходится писать процедуры, позволяющие полностью автоматизировать решение намеченных в проекте задач, создать специальные формы, обеспечивающие переход от одной задачи к другой и решить ряд других вопросов, которые нужны для создания приложения.

6. Тестирование и усовершенствование.

После завершения работ по отдельным компонентам приложения необходимо проверить функционирование приложения в каждом из возможных режимов. По мере функционирования приложения могут возникнуть предложения по расширению или добавлению тех или иных функций, а также возможной отмене некоторых. Подобные усовершенствования могут происходить на данном этапе и по мере эксплуатирования приложения.

При разработке приложения СУБД могут использоваться два подхода к проектированию:

1. Проектирование «сверху вниз», при котором разработка приложения начинается с определения основных функций и задач.

2. Проектирование «снизу в вверх», при котором сначала проводится анализ данных и определяется их структура.

При построении некоторых СУБД могут использоваться сочетания обоих подходов. Например, начиная с определения задач и их группировки можно решить ограничиться одной базой данных или нет (подход «сверху вниз»). Базы данных привязываются к решению определенных, связанных между собой групп задач или функций. Для каждой задачи определяется набор необходимых данных, затем собираются все поля данных для связанных задач и начинается процесс формирования объектов (подход «снизу в вверх»).

Основные принципы проектирования базы данных.

В реляционной СУБД каждую базу данных нужно строить на основе некоторого набора задач или функций. В процессе проектирования возникает вопрос как в ориентированной на конкретные задачи базе организовать хранение данных, используя преимущества реляционной модели и избежать лишних затрат, связанных с неэффективным использованием памяти, заключающихся в следующем:

1. Создание дубликатов полей.

2. Резервирование памяти под максимально возможное число предметов.

3. Использование памяти для хранения сведений, которые могут быть вычислены.

4. Использование составных полей, включающих различные объекты.

Для решения этих проблем используется процесс, называемый нормализацией. Он позволяет организовать поля данных в группы таблиц. В основе процесса нормализации лежит математическая теория, которую можно сформулировать в виде определенных правил:

1. Уникальность полей.

Неэффективное использование памяти является основным недостатком ненормализованных таблиц, поэтому удаление избыточных полей из таблиц является одним из решений этой проблемы.

Определение: каждое поле таблицы должно предоставлять уникальный тип информации. Это правило означает, что необходимо избавиться от повторяющихся полей и разделить составные поля на отдельные элементы данных.

Если использовать первое правило, то возникают повторяющиеся данные, которые необходимы для поддержания связей между таблицами. Разрешить проблему может следующее правило нормализации.

2) Первичные ключи.

База данных спроектирована хорошо в том случае, если каждая запись любой таблицы однозначно идентифицируется. Это означает, что значение некоторого поля или нескольких полей не повторяется ни в одной другой таблице. Такой идентификатор называется первичным ключом.

Определение: каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких полей.

3. Функциональная зависимость.

После определения первичных ключей для каждой таблицы необходимо проверить, что бы все данные, включенные в таблицы, относились к соответствующим объектам, т.е. необходимо, чтобы каждое поле функционально зависело от первичного ключа.

Определение: для каждого значения первичного ключа значения столбца данных должны относится к объекту таблицы и полностью его описывать.

Это правило может использоваться двояко. Во–первых, в таблице не должно быть данных, не относящихся к объекту, определяемому первичным ключом. Например, в каждом заказе требуется информация о заказчике, но сам заказчик является самостоятельным объектом, и данные о нем располагаются в отдельной таблице.

Во – вторых, данные в таблице должны полностью описывать объект. Например, получателем заказанных книг не обязательно должен быть заказчик (может быть – это подарок). Поэтому следует ввести данные о получателе в таблицу.