Файл: Теория баз данных в экономических системы.doc

2.3.3. Главная (основная) кнопочная форма.

Обычно последней создаваемой формой является главная кнопочная форма, предоставляющая пользователю прямой доступ к основным объектам приложения. Основная кнопочная форма, может быть простой формой с логотипом, заголовком и несколькими командными кнопками, открывающими основные формы приложения. Создание главной кнопочной формы может осуществляться в режиме конструктора, задавая данной форме определенные свойства, связанные с определением командных кнопок.

Построение всех кнопочных форм, необходимых для управления сложным приложением, является довольно трудоемким процессом, поэтому в Microsoft Access предусмотрена специальная надстройка “Диспетчер кнопочных форм”, которая занимается построением всех кнопочных форм. Эта надстройка применяет сложную, с точки зрения программирования, технику для управления всеми кнопочными формами с помощью одной формы и использует специальную таблицу – драйвер « Элементы кнопочной формы », что позволяет определить любое число кнопочных форм и создать до восьми командных кнопок в каждой из них.

Кнопочная форма, управляющая остальными кнопочными формами, является главной кнопочной формой.

В главной кнопочной форме следует создать командные кнопки, открывающие другие формы, и включить кнопку для выхода из приложения.

В каждой дополнительной кнопочной форме нужно предусмотреть одну кнопку для возврата на предыдущий уровень в иерархии кнопочных форм или для перехода в основную кнопочную форму. Пример этого показан на рис.16.

Гл. Кн. Ф.

Рис.16. Переход по кнопочным формам.

2.3.4 Разработка отчетов.

Использование и виды отчетов.

Отчеты представляют собой средства представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода информации отчеты обладают двумя преимуществами:

1. Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Отчеты могут быть использованы для оформления различных счетов, бланков заказов, почтовых наклеек, материалов для презентаций.

В отчете можно использовать следующие возможности:

1. Для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки. Например:

4. Название ВУЗа.

3. Факультет.

2. Кафедра.

1. Номер группы.

ФИО (сумма стипендии).

2. Для каждой из групп можно задавать отдельные заголовки и примечания.

3. Можно производить сложные вычисления не только внутри одной группы, но и по нескольким группам одновременно.

4. Помимо верхнего и нижнего колонтитула отчет может включать в себя заголовок и примечание.

5. В любой раздел отчета можно включать различные рисунки и диаграммы.

Среди разновидностей отчетов можно выделить следующие:

1. Простые отчеты.

Информация, в которых выдается последовательно.

2. Многостраничные отчеты.

Используются для вывода большого количества информации, принадлежащей одной записи.

3. Подчиненные отчеты.

Используются для вспомогательных операций и передают информацию основным отчетам. Например, расчет каких – то значений может проводиться в подчиненном отчете, а сами значения выводятся в основном.

Режимы создания отчетов.

Для создания отчетов используются два режима:

1. Режим конструктора.

2. Режим мастера.

Режим конструктора построения отчетов практически совпадает с режимом конструктора форм. Точно также имеется панель элементов управления, позволяющая задавать, такие же элементы как и в формах. Основным отличием при построении отчетов является возможность задания группировок внутри самого отчета, поэтому в общем виде структура отчета может быть представлена в виде рис.17.

Заголовок отчета

Верхний колонтитул

Заголовок группировки 1

Заголовок группировки … 10

Область данных

Примечание группировки 1

Примечание группировки … 10

Нижний колонтитул

Примечание

Рис.17. Структура отчета в общем виде.

С помощью режима мастера можно создавать отчеты на основе возможностей, имеющихся в Microsoft Access. Существуют следующие режимы мастеров:

1. Мастер отчетов.

Позволяет разрабатывать отчеты, задавать форматы представления данных в отчетах, задавать уровни группировки в отчетах и вводить итоговые функции.

2. Автоотчет в столбец.

Создает отчет, в котором записи базового запроса или таблицы представлены в виде простого списка.

3. Автоотчет ленточный.

В отчете этого типа данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке.

4. Мастер диаграмм.

Помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.

5. Почтовая наклейка.

Позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек.

2.4. Создание приложений.

2.4.1 Общие сведения о макросах.

Функции макросов.

Основным преимуществом макросов в Microsoft Access является то, что они могут выполняться в ответ на многие события. Макросы используются для выполнения следующих функций:

1. Открытие и закрытие таблиц запросов, форм или отчетов в любом доступном режиме.

2. Для выполнения запроса на выборку или запроса на изменение.

3. Для выполнения действий в зависимости от значений в форме или отчете или самой базе данных.

4. Для установки значения любого элемента управления формы или отчета.

5. Для использования фильтра и поиска данных в таблице или запросе.

6. Для определения специальной строки меню, заменяющей стандартную.

7. Для выполнения команд как стандартного, так и специального меню.

8. Для перемещения, изменения размеров, сворачивания или восстановления любого окна внутри рабочей области Microsoft Access.

9. Для вывода на экран информационных сообщений.

10. Для переименования любого объекта базы данных, а также для копирования объектов.

11. Для запуска приложения, а также для обмена данными с использованием буфера или механизма DDE.

Создание макроса.

Microsoft Access позволяет создавать макросы, состоящие как из одной макрокоманды, так и из нескольких.

Задав такую макрокоманду, присваивается имя макроса, в котором будет выполняться такая макрокоманда. Кроме этого можно задать условие, по которому будет выполняться указанная макрокоманда.

Макрос, состоящий только из одной макрокоманды, называется простым макросом.

Макрос, в котором указаны несколько команд и задан порядок их выполнения, называется сложным макросом.

При выполнении макроса Microsoft Access не всегда ждет завершения работы макрокоманды. Например, макрокоманда “ открыть форму ” может начаться открытием формы и если форма содержит большое количество информации, то не дожидаясь вывода всей информации, Microsoft Access может запустить следующую макрокоманду, т.е. макросы могут выполняться параллельно. Это позволяет сделать операционная система Windows, которая является многозадачной.

В сложных приложениях используются, как правило, сотни макросов.

Для того чтобы их сгруппировать существует две возможности:

1. Группировка макросов, относящихся только к одному объекту.

2. Группировка макросов по функциональному признаку, т.е. группируются макросы, выполняющие одни и те же действия.

Обзор макрокоманд.

Макросы подразделяются на несколько классов, сформированных по функциональному признаку:

1. Открытие и закрытие таблиц, форм, отчетов и запросов.

2. Печать данных.

3. Выполнение запросов.

4. Проверка истинности условий и управление выполнением макрокоманд.

5. Установка значений в элементах управления форм и отчетов.

6. Поиск данных.

7. Команда для построения специального меню.

8. Управление выводом на экран и активизация окон.

9. Выдача сообщений пользователю.

10. Импорт и экспорт объектов, а также их копирование, переименование и сохранение.

11. Запуск других приложений операционных систем MS DOS и Windows.

Обзор событий форм и отчетов.

Microsoft Access предоставляет более 40 свойств событий форм и отчетов, позволяющих запускать макросы или модули:

1. Открытие и закрытие форм и отчетов.

2. Изменение данных в элементах управления форм и отчетов.

3. Смена фокуса элемента управления формы или отчета (переход с одного элемента управления на другой).

4. Использование фильтров.

5. При работе с мышью и клавиатурой.

6. Печать данных.

7. Активизация специального меню для формы, отчета или приложения.

8. При отслеживании ошибок.

9. По истечении промежутка времени.

2.4.2 Основные понятия процедур VBA для приложений.

Применение макросов.

Несмотря на широкие возможности макрокоманд, у них есть свои ограничения, связанные в частности с невозможностью анализировать ошибки внутри макросов или восстанавливать работу приложения после обнаружения ошибки. В связи с этим макросы могут использоваться в следующих случаях:

1. Когда не требуется отслеживать и обрабатывать ошибки.

2. Приложение содержит небольшое количество форм и отчетов.

3. Приложение будет использоваться непрофессионалами, которые сами могли бы расширить его функции за счет использования макросов.

4. При разработке прототипа приложения и для демонстрации проекта, когда необходимо быстро автоматизировать решение некоторых задач.

Существует две проблемы, которые чаще всего решаются с помощью макросов:

1. Определение альтернативных действий для определенных нажатий клавиш.

2) Управление запуском приложения при открытии базы данных с помощью макроса Autoexec.

Применение модулей.

Модули используются в следующих случаях:

1. Нужно отслеживать и обрабатывать ошибки в приложении.

2. Необходимо создать нестандартную функцию.

3. Во время работы приложения необходимо создавать новые объекты.

4. Созданное приложение должно взаимодействовать с другими приложениями Windows.

5. Необходимо обрабатывать отдельные записи, а не наборы записей.

6. Необходимо создать приложение с высокой производительностью.

Это связано с тем, что модули в отличии от макросов компилируются вместе со всей программой и выполняются быстрее.

2.4.3 Язык VBA.

VBA для приложений заменил язык программирования Access Basic, использовавшийся в первых версиях Microsoft Access.

На данный момент язык VBA является общим языком программирования для приложений Microsoft Office, включая Word, Microsoft Access и Excel.

Наличие общего языка программирования для нескольких приложений обеспечивает ряд преимуществ: зная один язык программирования можно интегрировать объекты в другие приложения с помощью Visual Basic и механизма OLE.

Достоинством языка Visual Basic является более развитая среда программирования по сравнению с предыдущим языком. Также он имеет улучшенные средства отладки, которые помогают убедиться, что разработанная программа функционирует должным образом.

Язык VBA относится к языкам объектно–ориентированного программирования и обладает всеми возможностями языков высокого уровня.

Язык VBA позволяет поддерживать 12 типов данных, как простых – целое число, так и сложных – объект. Типы данных представлены в таблице 13.

Язык VBA содержит инструкции описания переменных:

CONST – для описания констант

DIM – для описания локальных переменных

PUBLIC – для описания глобальных переменных.

инструкции переходов в программах:

GOTO – безусловный переход

IF…THEN…ELSE – условный переход

инструкции, задающие функции:

FUN – задание функции для своей процедуры

SUB – задание функции для всех процедур

инструкции вызова подпрограмм:

CALL - вызов подпрограммы.

Кроме приведенных выше инструкций существует еще целый ряд инструкций, позволяющий писать программы любой степени сложности.

2.4.4. Модули

Все написанные на языке VBA программы хранятся в модулях.

База данных может содержать два вида модулей:

1. Стандартные, являющиеся объектами самой базы данных.

2. Модули форм или отчетов, являющиеся частью этих объектов, иначе их называют модули класса.

Стандартные модули используются для создания и хранения процедур, выполняемых из запросов или из нескольких форм или отчетов приложения.

Процедуры, определенные в стандартном модуле, могут вызываться из любого места приложения.

Чтобы облегчить создание процедур обработки событий, возникших в форме или отчете,

Microsoft Access позволяет создать модули, относящиеся к этим формам или отчетам. В модуле класса или отчета содержаться специальным образом именованные процедуры обработки событий.

Таблица. 13 Типы данных языка VBA.

Тип данных	Размер	Информация
BYTE	1 байт	Положительные целые числа в диапазоне от 0 до 255
INTEGER	2 байта	Целые числа в диапазоне от 32768 до 32767
LONG	4 байта	Целые числа в диапазоне от 2147483648 до 2147483647
	4 байта	Числа с плавающей точкой, принимающие значения от 3,4*1038 до 3,4* 1038
DOUBLE	8 байт	Числа с плавающей точкой, принимающие значения 1,79*10308 до 1,79*10308
CURRENCY	8 байт	Числа с фиксированной десятичной запятой и четырьмя цифрами в дробной части в диапазоне 922337203685477,5808 до 922337203685477,5807
STRING	10 байт плюс 1 байт на символ	Любая текстовая или двоичная строка длиной примерно до 2 миллиардов байт, включая данные полей МЕМО и фрагменты OLE. Строка фиксированной длины может содержать до 65400 символов.
BOOLEAN	2 байта	0 или 1
DATE	8 байт	Значения даты/времени в диапазоне от 1 января 100г. до 31 декабря 9999.
OBJECT	4 байта	Любая ссылка на объект
VARIANT	От 16 байт до примерно 2 миллиардов байт	Любые данные, включая NULL , EMPTY и даты/времени
Тип данных определяемый пользователем	Зависит от определяемых элементов	Любое число переменных с любыми из перечисленных выше типами данных

Данные процедуры могут быть двух видов:

1. Личные – работают только для данной формы или отчета.

2. Общие процедуры (методы класса) – могут использоваться для других объектов помимо данной формы или отчета.

Модули класса имеют 3 преимущества перед стандартными модулями:

1. Процедуры, необходимые для автоматизации работы формы или отчета хранятся вместе с формой или отчетом и поэтому нет необходимости запоминать имя модуля, в котором находятся эти процедуры.

2. Microsoft Access загружает стандартный модуль базы данных при первом обращении к нему и оставляет его в памяти до закрытия базы данных. Модуль класса загружается только при открытии соответствующего объекта и убирается из памяти вместе с его закрытием. Соответственно уменьшается размер занимаемой памяти.

3. При экспорте вместе с формой или отчетом экспортируются все программы, содержащиеся в модуле класса.

Наряду с преимуществами модуль класса имеет один существенный недостаток: при открытии формы или отчета, обладающего соответствующим модулем, процесс открытия будет заметно дольше, чем открытие формы или отчета, не имеющего данного модуля.