В случае, если результат суммы не нужно помещать в отдель­ную ячейку, а требуется его только просмотреть, то следует выде­лить диапазон ячеек, данные которого подлежат суммированию. В строке состояния отобразится искомый результат.

Рис. 1.4. Автосуммирование

1.4 . Использование логических функций. Программа Excel позволяет работать и со сложными логическими функциями. Такими функциями являются функции «Если», «И», «Или». Они начинаются так же со знака =. Далее пишется «ЕСЛИ», затем в скобках указывается логическое выражение, затем пишется выражение если истина, далее выражение если ложь. В результате эта функция выглядит таким образом: = ЕСЛИ(лог. выражение; выражение 1; выражение 2)

В некоторых случаях нам необходимо, чтобы учитывалось несколько условий. Для этого существуют функции «И» и «ИЛИ».

Функция И используется тогда, когда нам необходимо одновременное выполнение условий. Она записывается следующим образом:

=ЕСЛИ (И(лог.выражение_1; лог.выражение_2)выражение 1;выражение 2)

Функция ИЛИ используется тогда, когда для получения истины достаточно выполнения одного условия.

=ЕСЛИ (ИЛИ(лог.выражение_1; лог.выражение_2)выражение 1;выражение 2)

2. Построение диаграмм

Таблицы с числовыми данными недостаточно наглядны и дают мало представления о динамике процесса. Для графического представления данных в Microsoft Excel существуют специальные объекты - диаграммы, которые помогают сравнивать и анализировать данные, а также украшают документ. Кроме того, выбрав подходящий тип диаграммы, можно построить график функции одной или двух переменных.

Создание источника данных для построения графика - достаточно трудоемкий и длительный процесс. Оперируя еще одним объектом Excel - таблицей подстановки, Вы значительно упростите эту задачу. Более того, построив график на основе таблицы подстановки и разместив его рядом с данными, Вы сможете наблюдать как изменение формулы подстановки влияет на результат.

2.1. Создание диаграмм. Диаграмма — это графически представленная зависимость одной величины от другой. С помощью диаграмм взаимосвязь между данными становится более наглядной. Диаграммы облегчают сравнение различных данных. Большинство диаграмм упорядочивают данные по горизонтальной (ось категорий) и вертикальной осям (ось значений). Отдельные элементы данных называются точками. Несколько точек образуют последовательность данных.

В Excel диаграммы можно строить с помощью Мастера диаграмм.

Д

Рис. 2.1. Таблица «Валовая прибыль»

иаграмма всегда основана на данных какой-либо таблицы. Я создавала диаграмму на основе таблицы «Валовая прибыль».

Для создания диаграмм необходимо выбрать диапазон значений в таблице, на основе которых будет построена диаграмма и нажать кнопку «Диаграмма» на панели инструментов, или выполнить команду Вставка – Диаграмма. Затем появится окно первого шага мастера диаграмм. На первом шаге необходимо выбрать тип диаграммы. Выберите вариант диаграммы и щелкните на кнопке «Далее» для того, чтобы перейти ко второму шагу.

---

На втором шаге уточняется диапазон данных. В строке «Диапазон» появится соответствующая ссылка. Кликните на кнопке «Далее» для того, чтобы перейти к третьему шагу. На третьем шаге определяются отображаемые элементы диаграммы. Щелкните на кнопке «Далее» для того, чтобы перейти к последнему шагу. На четвертом шаге необходимо указать размещение диаграммы. По умолчанию мастер предлагает разместить диаграмму на том же рабочем листе, на котором находятся данные. Этот параметр тоже можно изменить. Щелкните на кнопке «Готово» для завершения работы мастера диаграмм.

Рис. 2.2. Диаграмма «Валовая прибыль»

2.2. Типы диаграмм. По умолчанию Excel устанавливает диаграммы в виде столбцов — Гистограммы. Гистограммы удобно использовать для представления элементов, которые сравниваются в пределах одного временного периода, или для иллюстрации изменений, происходящих с разными элементами в пределах нескольких периодов. Их можно также использовать для сравнения годовых показателей реализации продукции за последние несколько лет. Таким же образом можно представить расходы, а затем сравнить между собой реализацию и расходы на протяжении определенного периода времени.

Рис. 2.3. Гистограммы

Линейчатые диаграммы — это те же гистограммы, но с иной ориентацией осей. В отличие от гистограмм здесь ось х (или ось категорий) расположена вертикально, а ось у (или ось значений) — горизонтально. Линейчатые диаграммы применяются в тех же случаях, что и гистограммы. Горизонтальное расположение оси зависимых переменных делает их особенно удобными для сравнительного представления разных величин в пределах одного временного периода. Скажем, реализацию товара за месяц различными продавцами лучше всего продемонстрирует линейчатая диаграмма.

Рис. 2.4. Линейчатые диаграммы

Графики используются для того, чтобы показать развитие процесса во времени или по категориям. Причем, по оси категорий всегда откладываются равные интервалы, поэтому графики используются для отображения изменений, происходящих через регулярные отрезки времени (например, дни, недели или месяцы).

Рис. 2.5. Графики

К руговые диаграммы демонстрируют соотношение между целым и его частями. На них лучше всего видно, какую часть целого составляет тот или иной его компонент (например, весь бюджет и отдельные его статьи, весь инвестиционный портфель и входящие в него инвестиции). Принцип построения круговой диаграммы следующий: сначала суммируются все данные из выделенного диапазона, а затем определяется, какую часть этого целого составляет содержимое каждой ячейки. Некоторые типы круговых диаграмм позволяют выделить одну или несколько частей целого.

Рис. 2.6. Круговые диаграммы

К ольцевые диаграммы - это одна из разновидностей круговых диаграмм. Они также демонстрируют соотношение частей в целом. Но у них есть одно существенное отличие: на кольцевых диаграммах, в отличие от круговых, можно представлять разные данные.

---

Рис. 2.7. Круговые диаграммы

Лепестковые диаграммы едва ли могут быть удобны в использовании, за исключением каких-то очень специальных случаев. Они демонстрируют соотношения между разными последовательностями данных, а также между каждой последовательностью и всеми последовательностями одновременно. В результате все оказывается свалено в одну кучу, и получить четкое представление о сути представляемого предмета обычно весьма проблематично. Лепестковые диаграммы иногда используют в задачах административного управления сложными проектами.

Рис. 2.8. Лепестковые диаграммы

Точечные диаграммы широко используются в статистике. Их достоинство в том, что они могут иллюстрировать степень связности элементов данных (представленных точками), а также степень близости элементов данных со средним значением. На точечных диаграммах отображают изменения данных, происходящие за некоторый промежуток времени. Это роднит их с графиками.

Рис. 2.9. Точечные диаграммы

Объемные диаграммы выглядят несколько сложнее, но используются они практически в тех же случаях, что и плоские. В семействе объемных диаграмм обособленно стоят Поверхностные диаграммы. Их используют для демонстрации взаимосвязи нескольких переменных или для наглядного представления больших объемов данных, которые иначе трудно интерпретировать. Такая диаграмма выглядит как рельефная географическая карта, показывая «возвышенности» и «впадины» для большой совокупности данных.

Рис. 2.10. Поверхностные диаграммы

2.3. Редактирование диаграммы. Область диаграммы может содержать заголовок диаграммы, заголовки осей, легенду с опи­санием маркеров данных и др.

Ч тобы выделить отдельную составляющую компоненты, надо выполнить второй щелчок по этой составляющей. В этом случае можно изменять только эту составляющую.

Рис. 2.10. Элементы диаграммы

Для форматирования объектов диаграммы необходимо активизировать диаграмму, двойным щелчком левой кнопкой мыши выделить элемент диаграммы, в появившемся окне произвести необходимые изменения. Например, изменение цвета, узора и рамок для отдельного эле­мента диаграммы, а также способы заливки области диаграммы и области построений.

Рис. 2.11. Форматирование легенды

Создавать и редактировать элементы диаграммы также можно с помощью панели Диаграммы, используя: поле Элементы диа­граммы, кнопки: Формат выделенного объекта, Легенда, Таблица данных, По строкам, По столбцам, Формат рядов данных.

Для изменения типа диаграммы необходимо активизировать диаграмму, нажать кнопку «Тип диаграммы» на панели диаграмм или щелкнуть правой кнопкой мыши в области диа­граммы. В появившемся контекстном меню выбрать пункт «Тип диаграммы» или в появившемся меню Диаграмма выбрать коман­ду Тип диаграммы. Выбрать нужный тип диаграммы и нажать кнопку ОК.

---

Существуют две возможности размещения диаграммы. Можно создать встроенную диаграмму. Она вставляется в рабочий лист с данными. Встроенные диаграммы хороши в тех случаях, когда требуется, чтобы данные были представлены рядом с диаграммами.

Вторая возможность — это использование листа диаграмм. В этом случае для размещения диаграммы выделяется отдельный рабочий лист. Данные для представляемой на отдельном листе диаграммы берутся с другого рабочего листа. Такое расположение удобно в случаях, когда необходимо получить отдельную диаграмму (для статьи или слайда).

Выбор варианта размещения диаграмм осуществляется в окне на четвертом шаге мастера диаграмм. При размещении диаграммы на отдельном листе можно задать имя этого листа, введя его в поле текста, расположенном рядом с опцией «Отдельный». При создании встроенной диаграммы лист для ее размещения выбирается из раскрывающегося списка имеющихся в рабочей книге листов.

Рис. 2.12. Размещение диаграммы

3. Консолидация

3.1. Назначение консолидации. Виды консолидации. Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов в основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или по требованию. В Microsoft Excel существуют следующие методы консолида­ции данных:

• по расположению, если данные во всех сводимых областях располагаются на разных листах, но в таблицах с одинако­вой структурой; если требуется упорядочить данные во всех листах, задав им одинаковый порядок и расположение

• по категориям (именам), если сводимые области отличаются по структуре и расположению, но имеют одинаковые кате­гории, если требуется организовать данные на разных листах по разным принципам, но с использованием одинаковых названий строк и столбцов, чтобы их можно было сравнить в основном листе.

При использовании консолидации по расположению данные во всех консолиди­руемых областях должны располагаться идентично. Для консоли­дации следует выполнить действия в такой последовательности: на новом листе создать итоговую таблицу, структура кото­рой соответствует сводимым таблицам. Установить курсор в верх­нюю левую ячейку области, где будут располагаться значения консолидируемых данных. Задать команду Данные - Консолидация. В окне «Консолидация» в поле «Функция» указать нужную функцию (например, СУММА). Установив курсор в поле «Ссылка», в каждой из сводимых таб­лиц поочередно с помощью мыши выделять диапазон подлежащих консолидации данных (без имен-категорий) и в окне «Консолидация» нажимать кнопку «Добавить». Если результат консолидации должен изменяться при изме­нении исходных данных, в окне «Консолидация» следует включить параметр «Создавать связи с исходными данными». При включении этого параметра в ячейках при их активизации в строке формул будет отображаться формула, при отключении этого параметра в ячейке будет только число. После добавления всех консолидируемых областей нажать ОК.

---

Рис. 3.1. Консолидация данных

Рис. 3.2. Консолидация данных

Консолидация по категориям - в данном случае не обязательным является одинаковое распо­ложение данных в сводимых областях (они могут располагаться даже на одном рабочем листе, но обязательно должны иметь оди­наковые имена-категории сводимых диапазонов). Для выполне­ния консолидации по категориям необходимо: установить курсор в верхнюю левую ячейку области, где будут располагаться значения объединенных данных, включая категории, задать команду Данные - Консолидация. В окне «Консолидация» в поле «Функция» указать нужную функ­цию (например, СУММА). Если консолидация производится не по всем категориям, нужно ввести эти категории и выделить область консолидации, включая категории. В наборе флажков «Использовать в качестве имен» следует ус­тановить флажки, соответствующие расположению в исход­ной области заголовков: подписи верхней строки, значения левого столбца или подписи верхней строки и значения лево­го столбца одновременно. Установив курсор в поле Ссылка, поочередно на каждом листе с помощью мыши определять подлежащие консоли­дации данные (вместе с именами-категориями) и в окне «Консолидация» нажимать кнопку «Добавить». После добавления всех консолидируемых областей нажать ОК. Связи нельзя использовать, если исходная об­ласть и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию. Если метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы.

Если при консолидации был включен параметр «Создавать свя­зи с исходными данными», с полученной таблицей можно работать как со структурой: кнопка «2» (второй уровень) раскрывает все внутренние дан­ные, входящие в сумму; кнопка «1» (первый уровень) восстанавливает вариант таб­лицы только с итоговыми данными, кнопка «+» (плюс) приводит к раскрытию промежуточных данных для соответствующей метки (категории); кнопка «—» (минус) убирает промежуточные данные для данной категории.

Рис. 3.3. Работа со структурой таблицы

Для удаления результатов ошибочной консолидации в итоговой таблице, полученной при консолидации без пара­метра «Создавать связи с исходными данными», следует удалить только неправильные данные. В окне «Консолидация» необходимо кнопкой «Удалить» очистить все ссылки в поле «Список диапазонов». Если использовалась консолидация с параметром «Создавать связи с исходными данными», в итоговой таблице придется удалить все строки с неправильными данными, раскрыв кнопкой «2» (второй уровень) все строки таблицы. В окне «Консолидация» кноп­кой «Удалить» очистить все ссылки в поле «Список диапазонов».

---

Смотрите также файлы

• Бендер Мусин.doc

• Лаврова.doc

• 199556_1CAB7_kontrolnaya_rabota_istoriya_gpzs.doc

• возникновение риторики.docx

• мелехин.docx