Файл: Разработка регламента выполнения процесса "Складской учет".pdf

Введение

Среди многообразия поисков путей развития рынка, средств производства, новых направлений деятельности коммерческо–посреднических организаций и предприятий вызывают значительный интерес научные исследования и практические инновации, объединяемые понятием логистики.

В течение последних лет бурно развиваются основанные на информатике новые логистические технологии. Информационные системы (ИС) занимают в этих технологиях центральное положение.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Данный проект предусматривает реинжиниринг бизнес–процессов в аудиторской компании, а именно учета товара на складе предприятия. В связи с вышесказанным, тема данного проекта является актуальной и практически значимой.

Целью курсового проекта является моделирование бизнес–процессов учета товаров на складе, которое рассмотрим на примере предприятия ООО «КООСТА».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

• Построить модель деятельности «как есть»
• Построить модель деятельности «как должно быть»

Одним из важнейших этапов проектирования ИС является моделирование бизнес–процессов деятельности предприятия, в данном проекте для этого будет использован программный продукт «BPWin».

«BPWin» – инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных процессов, в том числе, бизнес-процессов. Модель, созданная средствами «BPWin», позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др.

Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия. «BPWin» совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3).

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ процессов и систем, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении, показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).

Глава 1. Построение бизнес-процессов «как есть»

---

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так же показать необходимость автоматизации склада.

Процедура принятия продукции на склад:

---

· Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

· Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

· Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

· Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

· Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

· Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

· Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

· Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

· Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

· Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

· Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

· Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;

· Поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).

· Формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

---

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

· надежность функционирования системы;

· функциональная полнота системы; быстродействие;

· минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Постановка задачи:

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Структура конкретной автоматизированной системы для своей реализации предполагает наличие трех компонентов: комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники; системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной автоматизированной системы обеспечения управленческой деятельности.

Потребности проектировщиков баз данных в более удобных и мощных средствах моделирования предметной области вызвали к жизни направление семантических моделей данных. Притом, что любая развитая семантическая модель данных, как и реляционная модель, включает структурную, манипуляционную и целостную части, главным назначением семантических моделей является обеспечение возможности выражения семантики данных. Наиболее простым является составление ER- диаграммы. ER- диаграмма просто реализуется в реляционную модель: сущность становится таблицей, атрибуты- идентификаторами преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты- в столбцы.

---

Бизнес-процессы - это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации, такие как: IDEF0, IDEF3, DFD.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес–процессов на предприятии (так называемая модель AS–IS «как есть») и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель ТО–ВЕ «как должно быть»). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия в целом в виде контекстной диаграммы. «Деятельность организации «КООСТА»» (см. прил. 2 рис.7).

Для функционирования системы предприятия с окружающей средой необходимо учитывать влияние рынка. Предприятии в своей деятельности руководствуется действующим законодательством и инструкциями – регламентирующие правила.

Фирма предоставляет оказание услуг клиентам. Клиент – тот объект, для которого, собственно, функционирует предприятие. Одним из главных звеньев является товар от поставщиков с сопроводительными документами.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (см. прил. 2 рис. 8).

Весь процесс деятельности предприятия можно условно разделить на три блока:

1. закупка,
2. хранение,
3. продажа.

Закуп товара производится у поставщиков с учетом условий рынка конкуренции строго с сопроводительными документами. Оплата за товар производится после прохода товара второго блока.

---